規劃您的 HubSpot 資料模型

如果您是負責設定帳戶的管理員，您需要決定在 HubSpot 中如何處理資料。您將儲存哪些資料、資料將以何種格式呈現，以及這些資料之間將如何相互關聯？您為 HubSpot 部署所選擇的資料架構，對於協助您達成業務目標至關重要。

若未制定資料架構計畫，您將面臨資料混亂、在 CRM 中產生重複記錄或屬性，以及不得不重建 CRM 部分功能以解決問題的風險——而這些問題若能透過妥善規劃，本可預先避免。 您可透過以下步驟避免這些問題：闡明您的業務目標以及希望使用者在 CRM 中執行的操作；釐清資料與這些目標及使用者行為之間的關聯；並制定實施該特定資料模型的計畫。在開始於 HubSpot 中建立流程之前建立此模型，可確保您的團隊從第一天起就對計畫達成共識。

為協助您完成這些工作，本指南包含以下內容：

• 協助您釐清資料需求的提問。
• 建立實體關係圖（ERD）的步驟。
• 特定營收模式的 ERD 範例。

釐清您的資料需求

在開始將資料匯入 HubSpot 或建立自訂物件之前，您需要了解哪些類型的資料最能滿足您的目標。

為協助您釐清資料需求，請參考以下各類別中的問題。

營收創造

釐清貴公司的營收模式，有助於您了解哪些指標對企業的成功至關重要。

• 您的企業如何獲利？
• 貴企業的主要營收模式有哪些（例如：業務代表推動的銷售、自助購買、合約、訂閱等）？
• 您目前是如何追蹤銷售額／營收的？

客戶生命週期

了解客戶在您企業中的流動路徑，有助於您釐清每個記錄中應包含哪些資料，以及哪些物件需要建立銷售管道。這同時也能揭示一個常見的錯誤：將生命週期階段與交易階段混為一談。

生命週期階段（例如：潛在客戶、客戶、流失客戶等）描述的是某人與貴公司整體關係所處的階段；而交易階段則是追蹤特定商業機會的進展。若將兩者混為一談，將導致報表結果不可靠，因此在開始於 HubSpot 建立記錄之前，理解這些要素至關重要。

• 貴公司的客戶生命週期主要包含哪些階段？
• 哪些事件會導致客戶記錄從一個階段轉移到另一個階段？特定階段是否有審批流程？
• 管理層在每個階段需要衡量哪些指標？

業務要素

一旦您理解了營收模式與理想的客戶旅程，便能釐清企業需要追蹤的具體項目：也就是您業務中的「名詞」。在 HubSpot 中，這些名詞由物件類型（例如聯絡人、公司、交易、服務單，或是您自訂的物件）所代表。您在 HubSpot 中建立的記錄將歸屬於其中一種物件類型，因此在開始匯入資料之前，明確定義這些物件類型至關重要。

目標是列出您所需的每種記錄類型，而非此刻就決定它是標準物件還是自訂物件。這項決定留待稍後再做。在概述您的營收模式後，您可以進一步闡述驅動該模式的具體要素。

• 貴公司的核心組成部分有哪些（例如：「聯絡人」、「商機」、「訂閱」、「預約」等）？
• 您是否需要追蹤更專門的實體，例如地點、部署、供應商或計畫？
• 這些實體之間有何關聯（例如：「預約」發生在特定的「地點」；單一「出貨」屬於較大的「訂單」的一部分；「合約」是作為「交易」的一部分簽署的）？

權限與使用

當您開始規劃企業的資料需求時，釐清哪些團隊將負責特定流程，以及他們需要存取哪些資料才能達成目標，將有所助益。

• 哪些團隊會將 HubSpot 作為其主要記錄系統？是否有任何團隊需要專屬的記錄類型來追蹤特定流程（例如：銷售團隊將「潛在客戶」作為與特定「聯絡人」互動的獨立記錄來追蹤）？
• 這些團隊在執行任務時，需要依據哪些關鍵數據點來採取行動？
• 團隊之間的職責交接點在哪裡？

這些問題的答案將有助於您開始了解對業務至關重要的資料類型，以及這些資料應如何格式化。在下一步中，您將利用這些資訊建立資料模型圖，為團隊提供在 HubSpot 中使用 CRM 的計畫。

建立實體關係圖 (ERD)

既然您已了解欲儲存於 HubSpot 中的資料類型，現在可以概述這些資料點之間的關聯性。這份資料與關聯性的地圖，就是您企業的實體關係圖（ERD）。ERD 能協助您定義資料在 CRM 中的結構。

雖然 HubSpot 提供資料模型建構工具，讓您能建立自訂物件，但在開始建構這些自訂物件之前，事先規劃好方法至關重要。在 HubSpot 外部建立 ERD，不僅能確保團隊對資料策略達成共識，還能提供一個實驗場域，讓您無需立即承諾建立特定類型的物件。一旦您完善了 ERD，便能更有效率地在 HubSpot 中落實該策略。

1：列出業務實體（範例）

將所有業務元素列出。若能簡要說明該實體「代表」什麼，將有助於理解。

例如，若您的企業主要採用服務模式營運，業務內容包含安裝與維護工業設備，您可在圖表中納入以下實體（除其他實體外）：

• 公司記錄，代表您的終端客戶。
• 聯絡人記錄，代表這些公司中的聯絡窗口。
• 交易紀錄，代表將安裝並在合約期間內提供維修服務的設備銷售。
• 地點紀錄，代表設備將安裝的具體地點。
• 服務紀錄，代表針對特定機器所進行的維護工作。

以下是我們假設公司所列出的業務實體：

2：決定採用標準物件或自訂物件（範例）

檢視您的業務元素，並判斷哪些實體已涵蓋於 HubSpot 的標準物件中，哪些則需要建立自訂物件。

例如，我們的工業設備公司可以使用 HubSpot 的標準物件來管理公司、聯絡人、交易和服務。他們會選擇為「地點」建立一個自訂物件。

3：映射物件關係（範例）

列出實體清單後，您需要為它們建立適當的關聯關係。

例如，這家工業設備公司會標註以下關係（除其他關係外）：

• 一家公司可以擁有一位或多位聯絡人。每位聯絡人僅隸屬於一家公司。
• 一家公司可以擁有任意數量的交易（或可能沒有任何交易）。每筆交易僅與一家公司相關聯。
• 交易亦會與至少一位聯絡人相關聯。一位聯絡人可與任意數量的交易相關聯（或可能與零筆交易相關聯）。
• 每筆交易至少與一個位置相關聯。一個位置可以與一筆或多筆交易相關聯。
• 服務紀錄是針對特定設備而設，因此只能對應一個地點。每個服務紀錄也僅與單一交易相關聯。

在此步驟中，業務實體（即將在 HubSpot 中使用的物件）已透過線條相互連結，這些線條描述了它們之間的關聯方式。這些線條同時也顯示了關聯類型（例如：一對多、多對多等）。

4：新增關聯標籤（範例）

實體之間的某些關聯可能較為複雜。在您的 ERD 中，您可以為關聯設定標籤，以精確標示特定記錄與另一記錄的關聯方式。

舉例來說，我們的工業設備公司可能需要與多位聯絡人合作才能完成一筆交易，但只有一位聯絡人被授權簽署銷售合約。他們可以在「交易」與「聯絡人」之間的關係上添加標籤，註明該聯絡人的「角色」：

按營收模式劃分的 ERD 範例

以下提供四個 ERD 範例，分別代表採用不同營收模式的公司。每個範例 ERD 皆是針對該假設性公司所設計的一種可能解決方案。

此外，每個範例僅聚焦於該公司所使用物件的一小部分。在完整的 ERD 中，還會包含其他物件以追蹤業務的其他面向，例如行銷活動和客戶服務流程。

每個範例包含：

• 一家假想公司，附有其業務運作方式的簡要說明，以及針對物件使用所做出的部分決策解釋。
• 該公司計畫在 CRM 中使用的關鍵物件清單。實際上，每家企業使用的物件類型都會比清單中所列的更多。此處的目標是檢視這些不同類型的營收型企業如何組織標準與自訂物件，以滿足其特定需求。
• 其實體關係圖（ERD）的快照。同樣地，這些螢幕截圖僅代表這些企業 ERD 內容的一部分。

範例：SaaS／訂閱制／MRR

SPRKT是一家軟體公司，提供基於雲端的設計工作室，供發明家建模新的手持式裝置。該軟體以訂閱制銷售，並設有各種訂閱層級。

發明家可利用該軟體為其裝置創建多種獨特設計。這些設計是在軟體的特定實例中建立的：即客戶帳戶。SPRKT 決定將客戶帳戶建模為自訂物件，以便追蹤客戶正在使用的功能。

使用的物件：

• 聯絡人（Contacts）：代表個人。
• 公司：代表企業。
• 交易（Deals）：代表軟體訂閱的銷售。
• 訂閱：代表軟體的定期付款。
• 客戶帳戶：代表客戶軟體帳戶的具體實例。在客戶帳戶記錄中，他們可以追蹤軟體使用事件（例如建立新設計、使用特定功能等）。

範例：服務／顧問合約

Sprocket Group 是一家諮詢公司，專門為手持式裝置的發明家提供商業建議。他們販售一次性諮詢方案，內容涵蓋專利申請及公司設立等主題。此外，他們也提供持續性的諮詢服務，協助發明家推廣發明並規劃銷售流程。

在列出資料需求後，他們發現 HubSpot 中的標準物件正好能滿足其業務所需的追蹤功能。他們仍可根據需要自訂這些標準物件。例如，他們可以利用關聯標籤來區分公司購買的一次性服務與持續性諮詢服務。

使用的物件：

• 聯絡人：代表個人。
• 公司：代表企業。
• 交易：代表諮詢方案的銷售。
• 訂閱：代表持續性諮詢方案的費用。
• 服務：代表一次性服務或持續性諮詢所提供的諮詢工時。在服務記錄中，他們可以追蹤哪些顧問正在為該客戶服務，以及方案中剩餘的工時（針對一次性服務）。他們也可以利用服務物件來彙整所有與該客戶相關的內部備註。

範例：電子商務交易

Sprockets ‘R’ Us是一家銷售手持式電子裝置的電子商務公司。他們有兩類客戶：直接消費者（直接從網站下單）和零售店（批量採購商品以在實體店轉售）。

針對直接消費者的銷售相對容易追蹤，因為這些採購金額較小且僅送往單一地點。對於這類客戶，他們可將所有採購資訊包含在標準交易記錄中。然而，針對零售店的銷售則較為複雜，需要追蹤多筆出貨並涉及更複雜的供應鏈。他們決定透過自訂物件來建模這類較複雜的資料。

使用的物件：

• 聯絡人：代表個人。其中大部分聯絡人將是直接從其網站購買商品的消費者。
• 公司：代表批量採購庫存的零售店。
• 交易：代表銷售。他們透過使用兩條不同的銷售管道，區分直接面向消費者的銷售與零售銷售。
• 零售出貨：代表合併寄送的包裹。由於部分零售銷售需分多次出貨，因此將出貨資料獨立記錄於單獨的紀錄中相當實用。如此一來，他們便能有效率地追蹤配送與退貨狀況。
• 倉庫：代表貨件的具體來源，並用於追蹤該地點的可用庫存。

範例：平台／市集佣金

Sprocket-Mart是一個將科技小物發明者與顧客連結起來的平台。該平台允許發明者建立簡單的商店頁面，用以刊登其科技小物進行銷售。顧客可以搜尋並篩選市集上的商品列表、比較賣家，並購買科技小物。銷售金額中的一小部分將作為佣金支付給 Sprocket-Mart。

Sprocket-Mart 將使用標準的 HubSpot 物件來代表其市場中的使用者，以及他們從銷售中賺取的佣金。然而，他們決定使用自訂物件來代表發明家的公開個人檔案，以及顧客可以在這些賣家個人檔案上留下的評論。這樣一來，他們就能將對外公開的資料（賣家個人檔案和評論）與內部業務資料（使用者資訊和銷售佣金）區分開來。

使用的物件：

• 聯絡人：代表個別發明者與客戶。
• 交易：代表透過市場平台完成銷售所獲得的佣金。
• 個人檔案：代表賣家在特定市場的詳細資訊。在極少數情況下，個別發明者可能會經營多個店鋪，因此「聯絡人」物件與「個人檔案」物件之間必須建立一對多關係，這點至關重要。
• 市場交易：代表賣家與買家在市場平台上的特定交易。市場交易會與賣家的個人檔案記錄、進行購買的聯絡人，以及儲存市場佣金的交易記錄相關聯。

下一步

• 進一步了解如何在 HubSpot 中管理您的資料模型。
• 進一步了解如何建立和編輯自訂物件。