Fjerne duplikater av poster i HubSpot

HubSpot fjerner automatisk duplikater av kontakter ved hjelp av e-postadresser og av selskaper ved hjelp av domenenavn. Record-ID-er kan også brukes til å fjerne duplikater manuelt for kontakter, selskaper, avtaler, saker, produkter, administratoraktiverte objekter (f.eks. avtaler) og tilpassede objekter. For å fjerne duplikater ved import kan du inkludere egenskapen «Record-ID» eller tilpassede egenskaper som krever unike verdier i importfilen din.

Automatisk fjerning av duplikater i HubSpot

HubSpot fjerner automatisk duplikater av kontakter og bedrifter som opprettes i CRM-systemet (f.eks. importerte data, innsendte skjemaer) på følgende måter:

• Fjern duplikater av kontakter automatisk etter e-postadresse
• Automatisk fjerning av duplikater av selskaper etter selskapets domenenavn

Les mer om hvordan informasjonskapsler brukes til sporing i HubSpot eller hvordan du håndterer duplikater av skjemainnsendinger.

Automatisk fjerning av duplikater av kontakter etter e-postadresse

Når en ny kontakt legges til, vil HubSpot søke etter en samsvarende verdi i e-post-egenskapen. 

• Manuelt: Hvis du prøver å opprette en kontakt manuelt med samme e-postadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot varsle deg om at en kontakt allerede finnes, og du vil ikke kunne legge til den nye kontakten.
• Skjemainnsending: Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, vil den nye kontaktinformasjonen legges til den eksisterende kontakten. Hvis kontakten sender inn et skjema med sin sekundære e-postadresse, vil denne e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten. Les mer om innstillingene for fjerning av duplikater ved skjemainnsending i HubSpot eller om skjemaer som ikke er fra HubSpot.
• Import:
  • Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, vil den importerte informasjonen oppdatere den eksisterende kontakten i stedet for å opprette en ny. Kun tilordnede egenskaper oppdateres, og importen vil ikke slette eksisterende poster.

• • Hvis importfilen din inneholder kolonner for sekundær e-postadresse og post-ID, og du bruker den sekundære e-postadressen som unik identifikator, erstatter den sekundære e-postadressen den primære e-postadressen for den eksisterende kontakten. For å forhindre at den primære e-postadressen overskrives, må du ikkeinkludere kolonnen forpost-ID i scenariet ovenfor.
  • Hvis du ikke inkluderer e-post-egenskapen eller en annen unik identifikator i importen, vil hver rad i importfilen bli importert som en ny kontaktpost.
  • Hvis det allerede finnes flere poster med samme e-postadresse som en kontakt du importerer, vil du få en importfeil, og den kontakten vil ikke bli importert. 

Fjern duplikater av selskaper automatisk etter selskapsdomene

• Manuelt: Hvis du prøver å opprette en bedrift manuelt med samme domenenavn som det primære domenet til en eksisterende bedrift, vil HubSpot varsle deg om at en bedrift allerede finnes.
• Skjemainnsending: Hvis en skjemainnsending inneholder bedriftsegenskaper, og «Bedriftsdomenenavn» er oppgitt, vil en eksisterende bedrift som samsvarer med domenet bli oppdatert, eller en ny vil bli opprettet hvis domenet ikke samsvarer med en eksisterende verdi. Når det ikke er oppgitt noe domene i innsendingen, vil kontaktens primære tilknyttede bedrift bli oppdatert, hvis aktuelt.
• Import: Når selskaper legges til via import, brukes verdiene for det primære og sekundære selskapsdomenenavnet til å fjerne duplikater, med mindre du i stedet har valgt en egendefinert unik verdi som unik identifikator. Hvis du bruker en egendefinert unik verdi, kan filen din inneholde dupliserte selskapsdomenenavn.
  • Hvis det allerede finnes et selskap i kontoen din med samme domenenavn eller verdi for egenskapen for tilpasset unik ID, vil den nye selskapsinformasjonen legges til det eksisterende selskapet.
  • Hvis det allerede finnes flere selskaper med samme domenenavn eller verdi for egenskapen for tilpasset unik ID, vil du motta en importfeil, og det aktuelle selskapet vil ikke bli importert. 

• • Hvis du ikke inkluderer det primære eller sekundære bedriftsdomenenavnet eller en annen egendefinert unik ID-egenskap i importen, vil hver rad i filen bli importert som et nytt selskap. Les mer om det påkrevde formatet for verdier for domenenavn-egenskapen.

Merk: Selskaper opprettet via API vil ikke bli deduplisert etter egenskapen «Selskapets domenenavn ». Dette gjelder også installerte synkroniseringsapper fra tredjeparter.

Manuell deduplisering i HubSpot

Du kan manuelt deduplisere objekter (f.eks. kontakter, oppføringer, tilpassede objekter) som er opprettet i CRM-systemet på følgende måter:

• Dedupliser poster manuelt ved hjelp avegenskapen «Record ID»
• Manuell deduplisering av poster ved hjelp av egenskaper for tilpassede unike verdier

Manuell deduplisering

av

poster ved hjelp av egenskapen «Record ID»

Når du ønsker å importere poster for kontakter, selskaper, avtaler, saker, produkter, administratoraktiverte objekter (f.eks. tjenester) eller tilpassede objekter, kan du bruke egenskapen «Record ID» til å sammenstille disse postene med eksisterende poster i HubSpot. Dette er en standardegenskap som lagrer den unike verdien til posten og kan brukes til å fjerne duplikater under importprosessen, eller til å søke etter en bestemt post i HubSpot.

1. For å hente Record ID-ene kan du eksportere postene dine eller se verdien for Record ID i en enkelt post.
2. Inkluder en kolonne for «Record ID» i filen din når du importerer postene til HubSpot. Hvis du inkluderer kolonnen «Record ID» i importfilen, vil alle rader uten en verdi for «Record ID»opprette nye poster.
3. Under importen blir du bedt om å koble kolonnen til «Record ID »i HubSpot-egenskapskolonnen .

Les mer om import av post-ID-er oghvordan du konfigurerer importfilene dine.

Fjern duplikater manuelt ved hjelp av egendefinerte egenskaper med unike verdier

For hvert objekt kan du opprette opptil ti egendefinerte egenskaper som krever unike verdier. Når en egenskap krever unike verdier, vil brukerne ikke kunne legge inn den samme verdien for flere poster.

For eksempel oppretter bedriften din et ordrenummer for hvert nettkjøp. Du kan opprette en egenskap for «Ordrenummer» som krever et unikt nummer for hver avtale. Hvis en bruker prøver å opprette eller redigere en avtale ved å bruke en eksisterende verdi for «Ordrenummer», vil vedkommende få beskjed om at nummeret allerede er i bruk og vil ikke kunne lagre avtalen.

Følgende oppførsel forventes for egenskaper med unike verdier:

• Støttes når du oppretter eller redigerer en post manuelt i HubSpot, og når du oppretter, oppdaterer eller knytter poster via import.
• Støttes ikke i skjemaer. Hvis målet ditt er å oppdatere eller knytte eksisterende poster via skjemainnsendelser, anbefales det å bruke standardegenskapene for deduplisering i stedet (dvs. e-post, bedriftsdomenenavn, post-ID).
• Støttes når du konverterer besøkende til kontakter; egenskapsverdier for besøkende som bryter med kravene til unike verdier, vil bli slettet. Les mer om å identifisere besøkende.

Neste trinn

Lær hvordan du gjennomgår og administrerer potensielle duplikatposter.