Poista päällekkäiset tietueet HubSpotista

HubSpot poistaa kaksoiskappaleet kontakteista automaattisesti sähköpostiosoitteiden perusteella ja yrityksistä verkkotunnusten perusteella. Tietue-ID:tä voidaan käyttää myös kontaktien, yritysten, kauppojen, tukipyyntöjen, tuotteiden, järjestelmänvalvojan aktivoimien objektien (esim. tapaamisten) ja mukautettujen objektien kaksoiskappaleiden manuaaliseen poistamiseen. Jos haluat poistaa kaksoiskappaleet tuonnin yhteydessä, voit lisätä tuontitiedostoon Tietue-ID-ominaisuuden tai mukautettuja ominaisuuksia, jotka edellyttävät yksilöllisiä arvoja.

Automaattinen päällekkäisyyksien poisto HubSpotissa

HubSpot poistaa automaattisesti päällekkäisyydet CRM:ään luoduista yhteyshenkilöistä ja yrityksistä (esim. tuonnit, lomakkeiden lähetykset) seuraavilla tavoilla:

• Yhteystietojen automaattinen päällekkäisyyksien poisto sähköpostiosoitteen perusteella
• Yritysten automaattinen päällekkäisyyksien poisto yrityksen verkkotunnuksen perusteella

Lue lisää siitä, miten evästeitä käytetään seurantaan HubSpotissa tai lomakkeiden lähetysten kaksoiskappaleiden hallintaan.

Yhteystietojen automaattinen kaksoiskappaleiden poisto sähköpostiosoitteen perusteella

Kun uusi yhteystieto lisätään, HubSpot etsii vastaavaa arvoa Email -ominaisuudesta. 

• Manuaalisesti: jos yrität luoda manuaalisesti kontaktin, jolla on sama sähköpostiosoite kuin jo olemassa olevalla kontaktilla, HubSpot ilmoittaa, että vastaava kontakti on jo olemassa, etkä voi lisätä uutta kontaktia.
• Lomakkeen lähetys: jos tililläsi on jo olemassa yhteystieto, jolla on sama sähköpostiosoite, uudet yhteystiedot lisätään olemassa olevaan yhteystietoon. Jos yhteystieto lähettää lomakkeen toisella sähköpostiosoitteellaan, uusi sähköpostiosoite korvaa yhteystiedon olemassa olevan sähköpostiosoitteen. Lue lisää HubSpotin lomakkeiden lähetysten päällekkäisyyksien poistoasetuksista tai muista kuin HubSpot-lomakkeista.
• Tuonti:
  • Jos tililläsi on jo olemassa yhteystieto, jolla on sama sähköpostiosoite, tuodut tiedot päivittävät olemassa olevan yhteystiedon sen sijaan, että luotaisiin uusi. Vain kartoitetut ominaisuudet päivitetään, eikä tuonti poista olemassa olevia tietueita.

• • Jos tuontitiedostossasi on sarakkeet toissijaiselle sähköpostiosoitteelle ja tietueen tunnisteelle (Record ID) ja käytät toissijaista sähköpostiosoitetta yksilöllisenä tunnisteena, toissijainen sähköpostiosoite korvaa olemassa olevan kontaktin ensisijaisen sähköpostiosoitteen. Estääksesi ensisijaisen sähköpostiosoitteen korvaamisen, äläsisällytä tietueentunnisteen saraketta edellä mainitussa tilanteessa.
  • Jos et sisällytä tuontiin Sähköposti-ominaisuutta tai muuta yksilöllistä tunnistetta, tuontitiedoston jokainen rivi tuodaan uutena yhteystietotietueena.
  • Jos järjestelmässä on jo useita tietueita, joiden sähköpostiosoite on sama kuin tuomasi yhteyshenkilön, saat tuontivirheen eikä kyseistä yhteyshenkilöä tuoda. 

Poista yritysten kaksoiskappaleet automaattisesti yrityksen verkkotunnuksen perusteella

• Manuaalinen: jos yrität luoda manuaalisesti yrityksen, jonka verkkotunnus on sama kuin olemassa olevan yrityksen ensisijainen verkkotunnus, HubSpot ilmoittaa, että yritys on jo olemassa.
• Lomakkeen lähetys: jos lomakkeen lähetys sisältää yritystietoja ja yrityksen verkkotunnus on mukana, verkkotunnusta vastaava olemassa oleva yritys päivitetään tai uusi yritys luodaan, jos verkkotunnus ei vastaa olemassa olevaa arvoa. Jos lähetyksessä ei ole verkkotunnusta, tarvittaessa päivitetään kontaktin ensisijainen liitetty yritys.
• Tuonti: kun yrityksiä lisätään tuonnin kautta, yrityksen ensisijaista ja toissijaista verkkotunnusarvoa käytetään yritysten päällekkäisyyksien poistamiseen , ellet ole valinnut sen sijaan mukautettua yksilöllistä arvo-ominaisuutta yksilölliseksi tunnisteeksi. Jos käytät mukautettua yksilöllistä arvo-ominaisuutta, tiedostossasi voi olla päällekkäisiä yritysten verkkotunnuksia.
  • Jos tililläsi on jo yritys, jolla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen tunnisteen arvo, uudet yritystiedot lisätään olemassa olevaan yritykseen.
  • Jos tililläsi on jo useita yrityksiä, joilla on sama verkkotunnus tai mukautetun yksilöllisen tunnisteen arvo, saat tuontivirheen eikä kyseistä yritystä tuoda. 

• • Jos et sisällytä tuontiin ensisijaista tai toissijaista yrityksen verkkotunnusta tai muuta mukautettua yksilöllistä tunnisteominaisuutta, tiedostosi jokainen rivi tuodaan uutena yrityksenä. Lue lisää verkkotunnusominaisuusarvojen vaaditusta muodosta.

Huomaa: API:n kautta luotuja yrityksiä ei poisteta päällekkäisyyksistä yrityksen verkkotunnusominaisuuden perusteella. Tämä koskee myös asennettuja kolmannen osapuolen synkronointisovelluksia.

Manuaalinen päällekkäisyyksien poisto HubSpotissa

Voit poistaa manuaalisesti päällekkäisyydet CRM:ssä luoduista objekteista (esim. yhteystiedot, listaukset, mukautetut objektit) seuraavilla tavoilla:

• Tietueiden manuaalinen päällekkäisyyksien poistoRecord ID -ominaisuudenavulla
• Tietueiden manuaalinen päällekkäisyyksien poisto mukautettujen yksilöllisten arvojen ominaisuuksien perusteella

Tietueiden manuaalinen päällekkäisyyksien poisto Record ID -ominaisuuden avulla

Kun haluat tuoda yhteystieto-, yritys-, kauppa-, tiketti-, tuote-, järjestelmänvalvojan aktivoimia (esim. palvelu) tai mukautettujen objektien tietueita, voit käyttää Record ID -ominaisuutta näiden tietueiden täsmäyttämiseen HubSpotissa jo olevien tietueiden kanssa. Tämä on oletusominaisuus, joka tallentaa tietueen yksilöllisen arvon ja jota voidaan käyttää tietueiden päällekkäisyyksien poistamiseen tuontiprosessin aikana tai tietyn tietueen etsimiseen HubSpotissa.

1. Voit saada tietueiden tunnukset viemällä tietueesi tai tarkastelemalla yksittäisen tietueen Record ID -arvoa.
2. Lisää Record ID -sarake tiedostoon, kun tuot tietueita HubSpotiin. Jos lisäät Record ID -sarakkeen tuontitiedostoon, kaikki rivit, joissa ei ole Record ID-arvoa, luovat uusia tietueita.
3. Tuonnin aikana sinua pyydetään yhdistämään sarake HubSpotin ominaisuussarakkeen Record ID -kenttään.

Lue lisää tietueiden tunnisteiden tuonnistaja tuontitiedostojen määrittämisestä.

Poista päällekkäiset tietueet manuaalisesti käyttämällä mukautettuja yksilöllisiä arvo-ominaisuuksia

Voit luoda jokaiselle objektille enintään kymmenen mukautettua ominaisuutta, jotka vaativat yksilöllisiä arvoja. Kun ominaisuus vaatii yksilöllisiä arvoja, käyttäjät eivät voi syöttää samaa arvoa useaan tietueeseen.

Esimerkiksi yrityksesi luo tilausnumeron jokaiselle verkkokaupan ostokselle. Voit määrittää Tilausnumero-ominaisuuden, joka vaatii yksilöllisen numeron jokaiselle kaupalle. Jos käyttäjä yrittää luoda tai muokata kauppaa käyttämällä olemassa olevaa tilausnumeron arvoa, hänelle ilmoitetaan, että numero on jo käytössä, eikä kauppaa voi tallentaa.

Yksilöllisiä arvoja vaativilta ominaisuuksilta odotetaan seuraavaa käyttäytymistä:

• Tuettu, kun tietuetta luodaan tai muokataan manuaalisesti HubSpotissa sekä kun tietueita luodaan, päivitetään tai liitetään tuonnin kautta.
• Ei tueta lomakkeissa. Jos tavoitteenasi on päivittää tai liittää olemassa olevia tietueita lomakkeiden lähetysten kautta, on suositeltavaa käyttää sen sijaan oletusarvoisia päällekkäisyyksien poisto-ominaisuuksia (eli sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus, tietueen tunnus).
• Tuetaan, kun vierailijoita muunnetaan kontakteiksi; vierailijan ominaisuusarvot, jotka rikkovat ainutlaatuisen arvon vaatimuksia, tyhjennetään. Lue lisää vierailijoiden tunnistamisesta.

Seuraavat vaiheet

Opi tarkastelemaan ja hallinnoimaan mahdollisia päällekkäisiä tietueita.