Dédupliquer des fiches d'informations dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts utilisant les adresses e-mail et les entreprises utilisant des noms de domaine. Les ID de fiche d’informations peuvent également être utilisés pour dédupliquer manuellement les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les produits, les objets activés par l’administrateur (par exemple, les rendez-vous) et les objets personnalisés. Pour dédupliquer via un import, vous pouvez inclure la propriété ID de fiche d’informations ou des propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques dans votre fichier d’import.

Déduplication automatique dans HubSpot

HubSpot déduplique automatiquement les contacts et les entreprises créés dans le CRM (par exemple, imports, soumissions de formulaire) selon les modalités suivantes :

• Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail
• Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

Découvrez-en davantage sur la façon dont les cookies sont utilisés pour le suivi dans HubSpot ou la gestion des soumissions de formulaires en double.

Dédupliquer automatiquement les contacts par adresse e-mail

Lorsqu'un nouveau contact est ajouté, HubSpot recherche une valeur correspondante dans la propriété E-mail. 

• Manuellement : si vous essayez de créer manuellement un contact avec la même adresse e-mail qu’un contact existant, HubSpot vous indiquera qu’un contact existe déjà et vous ne pourrez pas ajouter le contact supplémentaire.
• Soumission de formulaire : si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse email, les nouvelles informations de contact seront ajoutées au contact existant. Si le contact soumet un formulaire avec son adresse e-mail secondaire, l'adresse e-mail remplacera l'adresse e-mail existante pour le contact. Découvrez-en davantage sur les paramètres de déduplication des soumissions de formulaires HubSpot ou les formulaires externes à HubSpot.
• Importation :
  • Si un contact existe déjà dans votre compte avec la même adresse e-mail, les informations importées mettront à jour le contact existant plutôt que d’en créer un nouveau. Seules les propriétés mappées sont mises à jour et l’import ne supprimera pas les fiches d’informations existantes.

• • Si votre fichier d’import contient des colonnes d’adresse e-mail et d’ID de fiche d’informations secondaires et que vous utilisez l’adresse e-mail secondaire comme identifiant unique, l’adresse e-mail secondaire remplace l’adresse e-mail principale du contact existant. Pour éviter le remplacement de l’adresse e-mail principale, n’incluez pas la colonne ID de fiche d’informations pour le scénario ci-dessus.
  • Si vous n’incluez pas la propriété Adresse e-mail ou un autre identifiant unique dans votre import, chaque ligne de votre fichier d’import sera importée en tant que nouvelle fiche d’informations d’un contact.
  • Si plusieurs fiches d’informations existent déjà avec la même adresse e-mail qu’un contact que vous importez, vous recevrez une erreur d’import et ce contact ne sera pas importé. 

Dédupliquer automatiquement les entreprises par nom de domaine

• Manuellement : si vous essayez de créer manuellement une entreprise avec le même nom de domaine que le domaine principal d’une entreprise existante, HubSpot vous indiquera qu’une entreprise existe déjà.
• Soumission de formulaire : si une soumission de formulaire comprend des propriétés d’entreprise, lorsque le nom de domaine de l’entreprise est inclus, une entreprise existante correspondant au domaine sera mise à jour ou une nouvelle sera créée si le domaine ne correspond pas à une valeur existante. Si la soumission ne contient aucun domaine, le cas échéant, l'entreprise principale associée du contact sera mise à jour.
• Importer : lors de l’ajout via un import, les valeurs principale et secondaire Nom de domaine de l’entreprise sont utilisées pour dédupliquer les entreprises, sauf si vous avez sélectionné une propriété de valeur unique personnalisée comme identifiant unique à la place. Si vous utilisez une propriété de valeur unique personnalisée, votre fichier peut inclure des noms de domaine d’entreprise en double.
  • Si une entreprise existe déjà dans votre compte avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d’ID unique personnalisée, les nouvelles informations d’entreprise seront ajoutées à l’entreprise existante.
  • Si plusieurs entreprises existent déjà avec le même nom de domaine ou la même valeur de propriété d’ID unique personnalisée, vous recevrez une erreur d’import et cette entreprise ne sera pas importée. 

• • Si vous n’incluez pas le nom de domaine de l’entreprise principale ou secondaire ou une autre propriété d’ID unique personnalisée dans votre import, chaque ligne de votre fichier sera importée en tant que nouvelle entreprise. Découvrez-en davantage sur le format requis pour les valeurs de propriété de nom de domaine.

Remarque : Les entreprises créées par l’intermédiaire d’une API ne seront pas dédupliquées par la propriété Nom de domaine de l’entreprise . Cela inclut les applications de synchronisation tierces installées. 

Déduplication manuelle dans HubSpot

Vous pouvez dédupliquer manuellement les objets (contacts, listes, objets personnalisés, etc.) créés dans le CRM des manières suivantes :

• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations
• Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon la propriété ID de fiche d'informations

Si vous souhaitez importer des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket, de produit, d'objet activé par l'administrateur (par exemple, un service) ou d'objet personnalisé, vous pouvez utiliser la propriété ID de fiche d'informations pour faire correspondre ces fiches d'informations à des fiches d'informations existantes dans HubSpot. Il s'agit d'une propriété par défaut qui stocke la valeur unique de la fiche d'informations et qui peut être utilisée pour dédupliquer les fiches d'informations pendant le processus d'import ou pour rechercher une fiche d'informations spécifique dans HubSpot.

1. Pour obtenir les ID de fiche d'informations, exportez vos fiches d'informations ou affichez la valeur de la valeur ID de fiche d'informations d'une fiche d'informations.
2. Incluez la colonne ID de fiche d’informations dans votre fichier lorsque vous importez vos fiches d’informations dans HubSpot. Si vous incluez la colonne ID de fiche d'informations dans votre fichier d'import, toutes les lignes sans valeur pour ID de fiche d'informationscréeront de nouvelles fiches d'informations.
3. Lors de l'import, vous serez invité à associer la colonne avec l'ID de fiche d'informations dans la colonne Propriété HubSpot.

Découvrez-en davantage sur l’import d’ID de fiches d’informations et la configuration de vos fichiers d’import.

Dédupliquer manuellement des fiches d'informations selon des propriétés personnalisées à valeur unique

Pour chaque objet, vous pouvez créer jusqu’à dix propriétés personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques. Lorsqu’une propriété exige des valeurs uniques, les utilisateurs ne pourront pas saisir la même valeur pour plusieurs fiches d’informations.

Par exemple, votre entreprise crée un numéro de commande pour chaque achat en ligne. Vous pouvez configurer une propriété Numéro de commande qui nécessite un numéro unique pour chaque transaction. Si un utilisateur tente de créer ou de modifier une transaction en utilisant une valeur de numéro de commande existante, il sera informé que le numéro est déjà utilisé et ne pourra pas enregistrer la transaction.

Le comportement suivant est attendu pour les propriétés à valeur unique :

• Pris en charge lors de la création ou de la modification manuelle d’une fiche d’informations dans HubSpot, et lors de la création, de la mise à jour ou de l’association de fiches d’informations via un import.
• Non pris en charge dans les formulaires. Si votre objectif est de mettre à jour ou d’associer des fiches d’informations existantes via des soumissions de formulaires, il est recommandé d’utiliser plutôt les propriétés de déduplication par défaut (par exemple, E-mail, Nom de domaine de l’entreprise, ID de la fiche d’informations).
• Pris en charge lors de la conversion des visiteurs en contacts ; Les valeurs de propriété de visiteur qui enfreignent les exigences de valeur unique seront effacées. Découvrez-en davantage sur l’identification des visiteurs.

Étapes suivantes

Découvrez comment consulter et gérer les doublons de fiches d’informations potentiels.