Desduplicar registros en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos usando direcciones de correo electrónico y las empresas usando nombres de dominio. Los ID de registro también se pueden utilizar para desduplicar manualmente contactos, empresas, negocios, tickets, productos, objetos activados por el administrador (por ejemplo, citas) y objetos personalizados. Para desduplicar a través de la importación, puede incluir la propiedad ID de registro o propiedades personalizadas que requieran valores únicos en su archivo de importación.

Desduplicación automática en HubSpot

HubSpot desduplica automáticamente los contactos y empresas que se crean en el CRM (por ejemplo, importaciones, envíos de formularios) de las siguientes maneras:

• Desduplicar automáticamente contactos por dirección de correo electrónico
• Desduplicar automáticamente las empresas por nombre de dominio de la empresa

Obtén más información sobre cómo se utilizan las cookies para el seguimiento en HubSpot o la gestión de duplicados de envío de formularios.

Desduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad Correo electrónico. 

• Manual: si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico que un contacto existente, HubSpot te avisará de que ya existe un contacto y no podrás añadir el contacto adicional.
• Envío de formularios: si ya existe un contacto en su cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la información del nuevo contacto se añadirá al contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto. Más información sobre la configuración de desduplicación de envío de formularios de HubSpot o formularios externos.
• Importación:
  • Si ya existe un contacto en su cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la información importada actualizará el contacto existente en lugar de crear uno nuevo. Sólo se actualizan las propiedades asignadas, y la importación no borrará los registros existentes.

• • Si su archivo de importación contiene columnas de correo electrónico secundario e ID de registro y está utilizando el correo electrónico secundario como identificador único, el correo electrónico secundario sustituye al correo electrónico principal en el contacto existente. Para evitar que se sobrescriba el correo electrónico principal, no incluya la columna ID de registro para el escenario anterior.
  • Si no incluye la propiedad Correo electrónico u otro identificador único en su importación, cada fila de su archivo de importación se importará como un nuevo registro de contacto.
  • Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará. 

Desduplicar automáticamente empresas por dominio de empresa

• Manual: si intentas crear manualmente una empresa con el mismo dominio que el dominio principal de una empresa existente, HubSpot te avisará de que ya existe una empresa.
• Envío de formularios: si un envío de formularios incluye propiedades de empresa, cuando se incluya el dominio Empresa , se actualizará una empresa existente que coincida con el dominio o se creará una nueva si el dominio no coincide con un valor existente. Cuando no haya dominio en el envío, si procede, se actualizará la empresa asociada principal del contacto.
• Importación: cuando se añade a través de la importación, los valores de nombre de dominio de empresa principal y secundario se utilizan para desduplicar empresas a menos que haya seleccionado una propiedad de valor único personalizada como identificador único en su lugar. Si utiliza una propiedad de valor único personalizada, su archivo puede incluir nombres de dominio de empresa duplicados.
  • Si ya existe una empresa en su cuenta con el mismo nombre de dominio o valor de propiedad de ID único personalizado, la información de la nueva empresa se añadirá a la empresa existente.
  • Si ya existen varias empresas con el mismo nombre de dominio o valor de propiedad de ID único personalizado, recibirá un error de importación y esa empresa no se importará. 

• • Si no incluye el nombre de dominio principal o secundario de la empresa u otra propiedad de ID única personalizada en su importación, cada fila de su archivo se importará como una nueva empresa. Más información sobre el formato requerido para los valores de propiedad del nombre de dominio.

Nota: las empresas creadas a través de la API no serán desduplicadas por la propiedad de empresa . Esto incluye las aplicaciones de sincronización de terceros instaladas. 

Desduplicación manual en HubSpot

Puedes desduplicar manualmente los objetos (por ejemplo, contactos, listados, objetos personalizados) que se crean en el CRM de las siguientes formas:

• Desduplicar registros manualmente por la propiedad ID de registro
• Desduplicar registros manualmente por propiedades de valor único personalizadas

Desduplicar registros manualmente por la propiedad ID de registro

Cuando desees importar registros de contactos, empresas, negocios, tickets, productos, objetos activados por el administrador (por ejemplo, servicios) u objetos personalizados, puede utilizar la propiedad de ID de registro para hacer coincidir estos registros con los registros existentes en HubSpot. Esta es una propiedad predeterminada que almacena el valor único del registro y se puede utilizar para desduplicar registros durante el proceso de importación, o para buscar un registro específico en HubSpot.

1. Para obtener los ID de registro, exporta tus registros o consulta el valor de un registro individual para su ID de registro.
2. Incluye una columna de ID de registro en tu archivo cuando importes tus registros a HubSpot. Si incluyes la columna ID de registro en tu archivo de importación, cualquier fila sin un valor para ID de registro creará nuevos registros.
3. Durante la importación, se te pedirá que hagas coincidir la columna con el ID de registro en la columna propiedad de HubSpot.

Más información sobre la importación de ID de registro y cómo ajustar los archivos de importación.

Desduplicar registros manualmente por propiedades de valor único personalizadas

Para cada objeto, puedes crear hasta diez propiedades personalizadas que requieren valores únicos. Cuando una propiedad requiere valores únicos, los usuarios no podrán introducir el mismo valor para varios registros.

Por ejemplo, su empresa crea un número de pedido para cada compra online. Puedes configurar una propiedad Número de pedido que requiera un número único para cada negocio. Si un usuario intenta crear o editar un negocio utilizando un número de pedido existente, se le notificará que el número ya está en uso y no podrá guardar el negocio.

Se espera el siguiente comportamiento para las propiedades de valor único:

• Se admite al crear o editar manualmente un registro en HubSpot, y al crear, actualizar o asociar registros mediante importación.
• No se admite en formularios. Si su meta es actualizar o asociar registros existentes a través de envíos de formularios, se recomienda utilizar en su lugar las propiedades de desduplicación predeterminadas (es decir, correo electrónico, nombre de dominio de empresa, ID de registro).
• Se admite al convertir visitantes en contactos; los valores de propiedad del visitante que infrinjan los requisitos de valor único se borrarán. Más información sobre la identificación de visitantes.

Pasos siguientes

Descubre cómo revisar y gestionar los posibles registros duplicados.