Usuwanie zduplikowanych rekordów w HubSpot

HubSpot automatycznie usuwa duplikaty kontaktów na podstawie adresów e-mail, a firm – na podstawie nazw domen. Identyfikatory rekordów (Record ID ) można również wykorzystać do ręcznego usuwania duplikatów kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, produktów, obiektów aktywowanych przez administratora (np. spotkań) oraz obiektów niestandardowych. Aby usunąć duplikaty podczas importu, w pliku importowym można uwzględnić właściwość „Record ID” lub właściwości niestandardowe wymagające unikalnych wartości.

Automatyczne usuwanie duplikatów w HubSpot

HubSpot automatycznie usuwa duplikaty kontaktów i firm utworzonych w CRM (np. w wyniku importu lub przesłania formularzy) w następujący sposób:

• Automatyczne usuwanie duplikatów kontaktów na podstawie adresu e-mail
• Automatyczne usuwanie duplikatów firm na podstawie nazwy domeny firmy

Dowiedz się więcej o tym, jak pliki cookie są wykorzystywane do śledzenia w HubSpot lub o zarządzaniu duplikatami przesłanych formularzy.

Automatyczne usuwanie duplikatów kontaktów na podstawie adresu e-mail

Gdy dodawany jest nowy kontakt, HubSpot szuka pasującej wartości we właściwości „E-mail ”. 

• Ręcznie: jeśli spróbujesz ręcznie utworzyć kontakt o tym samym adresie e-mail, co istniejący kontakt, HubSpot poinformuje Cię, że kontakt już istnieje, i nie będziesz w stanie dodać nowego kontaktu.
• Przesłanie formularza: jeśli w Twoim koncie istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego kontaktu. Jeśli kontakt prześle formularz, podając swój dodatkowy adres e-mail, adres ten zastąpi dotychczasowy adres e-mail tego kontaktu. Dowiedz się więcej o ustawieniach deduplikacji przesłanych formularzy w HubSpot lub o formularzach spoza HubSpot.
• Import:
  • Jeśli w Twoim koncie istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, zaimportowane informacje zaktualizują istniejący kontakt, a nie utworzą nowego. Aktualizowane są tylko zmapowane właściwości, a import nie spowoduje usunięcia istniejących rekordów.

• • Jeśli plik importu zawiera kolumny z dodatkowym adresem e-mail i identyfikatorem rekordu (Record ID), a jako unikalny identyfikator używasz dodatkowego adresu e-mail, zastąpi on główny adres e-mail w istniejącym kontakcie. Aby zapobiec nadpisaniu głównego adresu e-mail, w powyższym scenariuszu niedołączaj kolumnyz identyfikatorem rekordu (RecordID).
  • Jeśli w pliku importowym nie uwzględnisz właściwości „Adres e-mail” ani innego unikalnego identyfikatora, każdy wiersz pliku importowego zostanie zaimportowany jako nowy rekord kontaktu.
  • Jeśli istnieje już wiele rekordów o tym samym adresie e-mail, co importowany kontakt, pojawi się błąd importu, a kontakt ten nie zostanie zaimportowany. 

Automatyczne usuwanie duplikatów firm na podstawie domeny firmy

• Tryb ręczny: jeśli spróbujesz ręcznie utworzyć firmę o tej samej nazwie domeny, co domena główna istniejącej firmy, HubSpot wyświetli ostrzeżenie, że firma już istnieje.
• Przesłanie formularza: jeśli przesłany formularz zawiera właściwości firmy, a podano nazwę domeny firmy, istniejąca firma pasująca do tej domeny zostanie zaktualizowana lub zostanie utworzona nowa, jeśli domena nie pasuje do żadnej istniejącej wartości. Gdy w przesłanym formularzu nie ma domeny, w stosownych przypadkach zaktualizowana zostanie główna firma powiązana z danym kontaktem.
• Import: w przypadku dodawania poprzez import wartości głównej i dodatkowej nazwy domeny firmy są wykorzystywane do deduplikacji firm, chyba że jako unikalny identyfikator wybrano zamiast tego niestandardową właściwość o unikalnej wartości. Jeśli korzystasz z niestandardowej właściwości o unikalnej wartości, plik może zawierać zduplikowane nazwy domen firm.
  • Jeśli na koncie istnieje już firma o tej samej nazwie domeny lub tej samej wartości niestandardowej właściwości identyfikacyjnej, nowe informacje o firmie zostaną dodane do istniejącej firmy.
  • Jeśli istnieje już wiele firm o tej samej nazwie domeny lub tej samej wartości niestandardowej właściwości identyfikacyjnej, pojawi się błąd importu, a dana firma nie zostanie zaimportowana. 

• • Jeśli w pliku do importu nie uwzględnisz głównej lub dodatkowej nazwy domeny firmy ani innej niestandardowej właściwości identyfikacyjnej, każdy wiersz pliku zostanie zaimportowany jako nowa firma. Dowiedz się więcej o wymaganym formacie wartości właściwości nazwy domeny.

Uwaga: firmy utworzone za pośrednictwem API nie będą deduplikowane na podstawie właściwości „Nazwa domeny firmy ”. Dotyczy to również zainstalowanych aplikacji synchronizacyjnych innych firm.

Ręczna deduplikacja w HubSpot

Możesz ręcznie deduplikować obiekty (np. kontakty, oferty, obiekty niestandardowe) utworzone w CRM w następujący sposób:

• Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawiewłaściwości „ID rekordu”
• Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawie niestandardowych właściwości o unikalnych wartościach

Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawie właściwości „Identyfikator rekordu”

Jeśli chcesz zaimportować rekordy kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, produktów, obiektów aktywowanych przez administratora (np. usług) lub obiektów niestandardowych, możesz użyć właściwości „Identyfikator rekordu”, aby dopasować te rekordy do istniejących rekordów w HubSpot. Jest to domyślna właściwość, która przechowuje unikalną wartość rekordu i może służyć do usuwania duplikatów podczas importu lub do wyszukiwania konkretnego rekordu w HubSpot.

1. Aby uzyskać identyfikatory rekordów, wyeksportuj swoje rekordy lub sprawdź wartośćidentyfikatora rekordu w poszczególnych rekordach.
2. Podczas importowania rekordów do HubSpot należy dołączyć do pliku kolumnę „Identyfikator rekordu ”. Jeśli w pliku importowym znajdzie się kolumna „Identyfikator rekordu ”, wszystkie wiersze bez wartości w tej kolumniespowodują utworzenie nowych rekordów.
3. Podczas importu pojawi się monit o dopasowanie tej kolumny dokolumny „Identyfikator rekordu ”w kolumnie właściwości HubSpot .

Dowiedz się więcej o importowaniu identyfikatorów rekordów orazo tym, jak skonfigurować pliki importowe.

Ręczne usuwanie duplikatów rekordów na podstawie niestandardowych właściwości

o

unikalnych wartościach

Dla każdego obiektu można utworzyć do dziesięciu niestandardowych właściwości wymagających unikalnych wartości. Gdy właściwość wymaga unikalnych wartości, użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów.

Na przykład Twoja firma generuje numer zamówienia dla każdego zakupu online. Możesz skonfigurować właściwość „Numer zamówienia”, która wymaga unikalnego numeru dla każdej transakcji. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć lub edytować transakcję, używając istniejącej wartości numeru zamówienia, otrzyma powiadomienie, że numer jest już używany, i nie będzie mógł zapisać transakcji.

W przypadku właściwości o unikalnych wartościach oczekuje się następującego zachowania:

• Obsługiwane podczas ręcznego tworzenia lub edytowania rekordu w HubSpot oraz podczas tworzenia, aktualizowania lub powiązania rekordów poprzez import.
• Nie są obsługiwane w formularzach. Jeśli Twoim celem jest aktualizacja lub powiązanie istniejących rekordów poprzez przesłanie formularza, zaleca się zamiast tego użycie domyślnych właściwości deduplikacyjnych (tj. adres e-mail, nazwa domeny firmy, identyfikator rekordu).
• Obsługiwane podczas konwersji odwiedzających na kontakty; wartości właściwości odwiedzających, które naruszają wymagania dotyczące unikalności, zostaną wyczyszczone. Dowiedz się więcej o identyfikowaniu odwiedzających.

Kolejne kroki

Dowiedz się, jak przeglądać potencjalne zduplikowane rekordy i zarządzać nimi.