Przeglądanie rekordów i transkrypcji połączeń

Rekordy można przeglądać za pośrednictwem narzędzia do połączeń HubSpot, korzystając z integracji HubSpot z Zoom lub korzystając z zewnętrznego dostawcy połączeń, który jest zintegrowany z HubSpot.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możeszużyć analizy rozmów (CI) do transkrypcji i analizy nagrań. Umożliwia to skuteczniejsze szkolenie zespołu i uzyskiwanie cennych informacji o klientach z rekordów i transkrypcji.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak przeglądać rekordy w podróży.

Przed rozpoczęciem

• Skonfiguruj narzędzie do połączeń. Możesz uzyskać numer telefonu dostarczony przez HubSpot, zarejestrować swój wychodzący numer telefonu w HubSpot, skonfigurować integrację HubSpot z Zoom lub zintegrować się z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Uwaga: HubSpot obsługuje tylko wybraną grupę zewnętrznych dostawców połączeń. Dowiedz się więcej o tym, którzy dostawcy połączeń są obsługiwani w HubSpot App Marketplace.

• Nagrywanie połączeń w HubSpot jest domyślnie włączone. Upewnij się, że rekord połączenia jest włączony w ustawieniach.
• Jeśli jesteśużytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , upewnij się, żeanaliza rozmów jest również włączona w ustawieniach, aby nagrania były transkrybowane.
• Jeśli korzystasz z Zoom do połączeń, upewnij się, że rekord w chmurze jest włączony.
• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi nagrywania połączeń w Twoim regionie.

Rekord recenzji

Aby uzyskać dostęp do rekordu i dodać notatki.

• Kliknij tytuł połączenia.
• Aby rozpocząć rekord, po lewej stronie ekranu przeglądu kliknij playerPlay Odtwórz. Możesz także użyć elementów sterujących, aby playerFastForward pominąć lub playerRewind przewinąć do tyłu. Jeśli przeglądasz rekord w chmurze Zoom, możesz także odtwarzać, wstrzymywać lub przeskakiwać do przodu.
• Na dole kliknij Notatki, a następnie Dodaj notatki, aby dodać notatki dotyczące połączenia. Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu, wpisz @, obserwując nazwę użytkownika. Wprowadź notatkę, a następnie kliknij Zapisz. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również dodawać komentarze w wątkach.
• Aby wygenerować podsumowanie połączenia wygenerowane przez AI, kliknij przycisk Podsumuj to połączenie (Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise). Tego pola nie można edytować. Użyj pola tekstowego Uwagi poniżej, aby dodać dodatkowe informacje.
  • Jeśli chcesz poprosić Copilota o więcej informacji na temat połączenia, kliknij Zadaj pytanie.

• • Aby wyrazić opinię na temat podsumowania, kliknij ikonę kciuka w góręthumbsUp lub kciuka w dół thumbsDown .
  • Aby skopiować podsumowanie, kliknij ikonę kopiowania wiadomości.
  • Aby ukryć podsumowanie, kliknij przycisk Zamknij.

Uwaga: aby korzystać z podsumowań połączeń Breeze, musisz włączyć Copilot i nagrywanie połączeń na swoim koncie.

• Jeśli masz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, po prawej stronie kliknij między kartami Insights, Stats i Transcript, aby wyświetlić śledzone terminy, statystyki połączeń i transkrypcję połączeń. Możesz wyświetlać śledzone terminy tylko wtedy, gdy masz konto Sales Hub lub Service Hub Enterprise i administrator o rozszerzonych uprawnieniach dodał śledzone terminy.

Udostępnianie rekordów lub dodawanie ich do list odtwarzania

• Aby udostępnić rekord:
  • Kliknij przycisk share Share w prawym górnym rogu.
  • Kliknij menu rozwijane Wyślij e-mail do, aby dodać członków zespołu, którym chcesz udostępnić rekord.
  • Wpisz wiadomość w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować fragment rekordu, który chcesz udostępnić.
  • Kliknij łącze Udostępnij lub Kopiuj. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również udostępniać określone fragmenty transkrypcji.

Uwaga: użytkownicy posiadający uprawnienia do wyświetlania rekordu mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

• Aby dodać rekord do listy odtwarzania:
  • Kliknij + Dodaj do listy odtwarzania.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz listę odtwarzania, aby dodać rekord do różnych list odtwarzania.
  • Wpisz opis w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować fragment rekordu, który chcesz udostępnić.
  • Kliknij przycisk Dodaj.

Przegląd śledzonych terminów(Sales Hub lub Service Hub Enterprise)

Możesz utworzyć śledzone terminy, aby przejść do części transkrypcji, w których wspomniany jest dany termin.

Uwaga: musisz być Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach, aby dodawać lub edytować śledzone warunki.

• W prawym panelu kliknij kartę Wnioski, aby wyświetlić śledzone terminy.
• Aby edytować śledzone terminy, kliknij Edytuj.
• W prawym panelu możesz kliknąć + Dodaj kategorię, aby dodać kategorie dla śledzonych terminów.
• Aby dodać śledzony termin do kategorii, kliknij + Dodaj śledzony termin, a następnie wpisz śledzony termin w polu tekstowym.
• W dolnej części prawego panelu kliknij przycisk Zapisz.

Dodawanie głośników połączeń i przeglądanie statystyk połączeń(Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise)

Możesz przeglądać statystyki połączeń poprzez połączenie rekordów kontaktu uczestników z połączeniem.

• Aby połączyć uczestników połączenia z rekordami, kliknij Uczestnicy u góry. W prawym panelu kliknij przycisk łącza link obok rozmówcy w sekcji Odbiorca połączenia. W pasku wyszukiwania wpisz nazwę kontaktu. Jeśli rekord nie istnieje, kliknij + Dodaj kontakt, aby utworzyć rekord kontaktu. Następnie kliknij przycisk Połącz. Aby odłączyć kontakt, kliknij ponownie przycisk łącza link w celu zerwania połączenia.

Uwaga: HubSpot automatycznie dopasuje nazwy mówców w transkrybowanych połączeniach dwupartnerskich wykonanych za pomocą Zoom Basic lub Pro. Ręczne dopasowywanie głośników nie jest dostępne dla połączeń wykonanych za pomocą Zoom Business, Business Plus lub Enterprise, ponieważ te transkrypcje są dostarczane przez Zoom, a nie przez HubSpot.

• Aby uzyskać dostęp do informacji kontaktowych odbiorcy połączenia, w prawym panelu kliknij nazwę kontaktu, aby przejść do jego rekordu kontaktu.

• Po dodaniu głośników, w prawym panelu kliknij zakładkę Statystyki, aby przejrzeć następujące statystyki połączeń.
  • Czas rozmowy właściciela połączenia: procent czasu rozmowy właściciela połączenia.
  • Szybkość rozmowy: liczba słów na minutę wypowiadanych przez właściciela połączenia.
  • Najdłuższy monolog: najdłuższy czas wypowiedzi właściciela połączenia.
  • Najdłuższahistoria klienta: najdłuższy czas wypowiedzi klienta.
  • Interaktywność : ilość interakcji w ramach połączenia.
  • Cierpliwość: ilość przerw pomiędzy uczestnikami.

Przeglądaj transkrypcje i dodawaj komentarze w wątkach(Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise)

Podczas przeglądania transkrypcji można dodawać komentarze w wątkach lub udostępniać łącze do określonej części transkrypcji. Przedstawiciele mogą z łatwością odpowiadać na komentarze, koncentrując się na rozmowach i zapewniając, że wszystkie istotne informacje znajdują się w jednym miejscu.

Uwaga: automatyczna transkrypcja jest dostępna dla domyślnych języków tworzenia treści HubSpot. HubSpot dokona transkrypcji rekordu w języku wybranym w ustawieniach konta. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

• W prawym panelu kliknij kartę Transkrypcja, aby wyświetlić transkrypcję połączenia. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określone słowa kluczowe. Wyniki zwrócą dowolną część transkrypcji, w której użyto danego słowa kluczowego.
• Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu lub dodać komentarz ze znacznikiem czasu, wykonaj jedną z poniższych czynności:
  • Kliknij kartę Komentarze pod rekordem odtwarzania. W polu tekstowym wpisz @, obserwując nazwę użytkownika. Wprowadź komentarz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby dodać znacznik czasu:
    • Poniżej pola tekstowego wpisz znacznik czasu , a następnie kliknij pole tekstowe, aby zastosować znacznik czasu. Na karcie Transkrypcja po prawej stronie nastąpi przejście do tej części transkrypcji.

• • • W transkrypcji najedź kursorem na fragment transkrypcji, do którego chcesz dodać komentarz. Kliknij przycisk comments Comment. W zakładce Komentarze poniżej odtwarzania rekordu otworzy się pole tekstowe z prawidłowym znacznikiem czasu.
  • Kliknij przycisk Komentarz.
  • Kliknij przycisk Odpowiedz poniżej jednego z komentarzy, aby rozpocząć wątek. Po napisaniu odpowiedzi kliknij przycisk Odpowiedz.

• Aby udostępnić określoną część transkrypcji, najedź kursorem na ten fragment transkrypcji, a następnie kliknij przycisk share Udostępnij. W oknie dialogowym użyj uchwytów wzdłuż ścieżki mówcy lub wpisz czas rozpoczęcia i zakończenia, aby zmienić długość rekordu. Jeśli chcesz udostępnić całe nagranie, upewnij się, że uchwyty wzdłuż ścieżki mówcy znajdują się na początku i na końcu rekordu.

Uwaga: użytkownicy posiadający uprawnienia do wyświetlania rekordu mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

Synchronizacja rekordów Zoom

Jeśli masz konto Zoom Business lub Enterprise, możesz zsynchronizować swoje rekordy w chmurze Zoom, aby przejrzeć je w HubSpot. Po włączeniu nagrywania w chmurze na koncie Zoom, rekordy pojawią się na osi czasu powiązanego rekordu. Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , Analiza rozmów dokona transkrypcji nagrań Zoom w chmurze, a transkrypcje te zostaną również zsynchronizowane z osią czasu rekordu.

Aby skonfigurować rekord Zoom przy użyciu analizy rozmów:

• Włącz rekord w chmurze w Zoom. Upewnij się, że pole wyboru transkrypcji audio jest zaznaczone, aby otrzymywać transkrypcje w HubSpot z rekordów Zoom.
• Zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z rekordów i transkrypcji w ustawieniach integracji Zoom. Po zaznaczeniu pola wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji wszystkie nowe rekordy i transkrypcje będą automatycznie synchronizowane z HubSpot zarówno w przypadku spotkań, jak i webinarów. Aby usunąć nagranie rozmowy, można to zrobić na stronie Indeks rozmów.

• Aby przypisać rekordy do użytkowników na koncie HubSpot, upewnij się, że połączyli oni swoje konta Zoom. Zaangażowane nagrania zostaną przypisane do użytkownika na koncie HubSpot, jeśli jego adres e-mail jest zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom podczas połączenia.

Powiązanie rekordów z innymi rekordami

Domyślnie HubSpot AI automatycznie przypisze rekordy do głównej firmy powiązanej z uczestnikami połączenia.

Nagranie można również powiązać z innymi rekordami kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń lub spotkań w CRM. Nagranie pojawi się na osi czasu powiązanego rekordu, dzięki czemu można uzyskać dostęp do szczegółów nagrania, aby uzyskać więcej kontekstu.

• Kliknij tytuł połączenia.
• U góry kliknij opcję Asocjacje.
• Aby dodać skojarzenie, w prawym panelu kliknij + Dodaj obok jednej z zakładek kontaktu, firmy, transakcji, zgłoszenia lub spotkania.

Powiązane rekordy pojawią się również na stronie Indeksu rozmów. Jeśli powiązane rekordy nie pojawiają się w tabeli, edytuj kolumny tabeli.