Sporządzenie umów

Umowy stanowią w HubSpot scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z tytułu zawartych umów. Zarządzając umowami w HubSpot, możesz rejestrować istniejące umowy i zarządzać nimi, ręcznie rejestrować płatności lub automatycznie wystawiać faktury nabywcom, wprowadzać aktualizacje w trakcie trwania umowy, przedłużać umowy oraz dokładnie raportować przychody.

Skonfiguruj umowy na swoim koncie, ustawiając uprawnienia, automatyczne tworzenie umów, zarządzanie przedłużeniami, ustawienia proporcjonalnego rozliczania oraz preferencje dotyczące tworzenia transakcji. Dowiedz się więcej o tym, jak umowy są wykorzystywane w HubSpot.

Niektóre ustawienia mają zastosowanie wyłącznie do umów utworzonych na podstawie ofert. Możesz również tworzyć umowy bezpośrednio (wersja BETA), bez konieczności powiązania ich z ofertą.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

Skonfiguruj umowy

Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert

Ustal, czy umowy mają być automatycznie tworzone na podstawie zaakceptowanych ofert. Umowy dziedziczą pozycje, warunki i inne szczegóły z powiązanej oferty. Dowiedz się, jakie informacje można wyświetlić w umowie.

Uwaga: zaakceptowane oferty starszego typu nie powodują tworzenia umów.

Przed włączeniem tego ustawienia dowiedz się, jak wpływa ono na różne scenariusze i jak oddziałuje na istniejące oferty.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. Włącz przełącznik„Tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert ”, aby automatycznie tworzyć umowy na podstawie zaakceptowanych ofert. Wyłącz go, aby uniemożliwić tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert.

Skonfiguruj zarządzanie odnowieniami

Odnowienia możnatworzyć bezpośrednio z umowy(BETA) lub za pomocąofert odnowienia. Skonfiguruj powiadomienia o odnowieniu, aby otrzymywać informacje, gdy zbliża się termin odnowienia umowy. Powiadomienia będą wyświetlane w rekordzie umowy przed datą odnowienia. Możesz również skonfigurować przepływy pracy, aby zarządzać powiadomieniami i tworzeniem transakcji przed datą odnowienia. Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzać procesem odnowienia w HubSpot.

Aby dodać powiadomienia o odnowieniu do umów:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. U góry kliknij kartę „Odnowienia ”.
5. W sekcji „Konfiguracja zarządzania odnowieniami” kliknij menu rozwijane „Powiadomienie o zbliżającym się terminie odnowienia ” i wybierz opcję:
   • [x] dni: liczba dni przed datą zakończenia umowy, w której pojawi się powiadomienie.
   • Niestandardowe: ustaw własny przedział czasowy. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę dni.
   • Nie pokazuj powiadomienia: nie wyświetlaj powiadomienia o zbliżających się odnowieniach.

Aby skonfigurować przepływ pracy związany z odnowieniem:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy, a następnie wybierz opcję Zacznij od zera.
3. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję „Wartości danych ”, a następnie wybierz opcję „Rekord spełnia zestaw warunków filtrowania”.
4. Kliknij opcję „Umowa”.
5. Z listy właściwości wybierz opcję „Data odnowienia ”. Jeśli odnowienie nie zostało sfinalizowane lub do umowy nie dodano oferty odnowienia, datą odnowienia będzie data wygaśnięcia umowy. Jeśli odnowienie zostało sfinalizowane lub oferta odnowienia została zaakceptowana przez klienta, datą odnowienia będzie data wejścia w życie oferty odnowienia.
6. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij menu rozwijane „jest ” i wybierz opcję „jest mniejsze niż”.
   • W polu poniżej opcji „Data względna” wprowadź liczbę dni przed odnowieniem, w której chcesz, aby uruchomił się przepływ pracy.
   • Pod polem zawierającym liczbę dni kliknij menu rozwijane i wybierz opcję „dni od teraz”.
     
     
   • W prawym górnym rogu kliknij „Dalej”.
   • Włącz przełącznik „Ponowna rejestracja ”, jeśli chcesz, aby umowy były ponownie rejestrowane po zakończeniu przepływu pracy.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz i kontynuuj”.
7. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy. Następnie w prawym górnym rogu kliknij „Przejrzyj i włącz”, aby uruchomić przepływ pracy.

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji podczas tworzenia ofert zmian i odnowień. Jeśli opcja ta jest wyłączona, konieczne będzieosobne utworzenie transakcjii ręczne powiązanie jej z ofertą.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. W zakładce „Konfiguracja ”, w sekcji „Tworzenie transakcji”:
   • Wybierz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert zmian, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert zmian. Kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji” i wybierz pipeline. Kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji
   • Zaznacz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert odnowienia. Kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji ” i wybierz pipeline. Kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o tworzeniu umów bezpośrednio (wersja beta) lub na podstawie zaakceptowanych ofert.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak wypowiedzieć umowy, powiązać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów zmian i ofert odnowienia.