Sporządzenie umów

Umowy stanowią w HubSpot główny źródło informacji o przypisanych przychodach. Skonfiguruj umowy na swoim koncie, ustawiając uprawnienia, automatyczne tworzenie umów, zarządzanie odnowieniami, ustawienia proporcjonalnego rozliczania oraz preferencje dotyczące tworzenia transakcji. Dowiedz się więcej o tym, jak działają umowy w HubSpot.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Zarejestruj się w wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments, aby automatycznie akceptować płatności za faktury zarządzane w ramach umów z wykorzystaniem HubSpot Payments lub Stripe jako opcji przetwarzania płatności. Dowiedz się więcej o procesie w wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.

• Zanim zaczniesz korzystać z umów, rozważ dostosowanie rekordu umowy. Można również dodać niestandardowe właściwości.

• Import umów nie jest obecnie dostępny. HubSpot aktywnie pracuje nad wdrożeniem funkcji importu umów. Dopóki ta funkcja nie będzie dostępna, umowy należy tworzyć zgodnie z instrukcjami opisanymi w tym artykule.

Skonfiguruj umowy

Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert

Ustal, czy umowy mają być automatycznie tworzone na podstawie zaakceptowanych ofert. Umowy dziedziczą pozycje, warunki i inne szczegóły z powiązanej oferty. Dowiedz się, jakie informacje można wyświetlić w umowie.

W poniższej tabeli wyjaśniono działanie każdego ustawienia oraz wpływ na istniejące oferty.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. Włącz przełącznik„Tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert ”, aby automatycznie tworzyć umowy na podstawie zaakceptowanych ofert. Wyłącz go, aby uniemożliwić tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert.

Skonfiguruj zarządzanie odnowieniami

Skonfiguruj powiadomienia o przedłużeniu, aby otrzymywać informacje, gdy zbliża się termin przedłużenia umów. Powiadomienia będą wyświetlane w rekordzie umowy przed datą przedłużenia. Możesz również skonfigurować przepływy pracy do zarządzania powiadomieniami i tworzeniem transakcji przed datą przedłużenia.

Aby dodać powiadomienia o odnowieniu do umów:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Umowy”.
4. U góry kliknij kartę „Odnowienia ”.
5. W obszarze „Konfiguracja zarządzania odnowieniami” kliknij menu rozwijane „Powiadomienie o zbliżającym się terminie odnowienia ” i wybierz jedną z opcji:
   • [x] dni: liczba dni przed datą zakończenia umowy, w której pojawi się powiadomienie.
   • Niestandardowe: ustaw własny przedział czasowy. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę dni.
   • Nie pokazuj powiadomienia: nie wyświetlaj powiadomienia o zbliżających się odnowieniach.

Aby skonfigurować przepływ pracy związany z odnowieniem:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy, a następnie wybierz opcję Zacznij od zera.
3. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję „Wartości danych ”, a następnie wybierz opcję „Rekord spełnia zestaw warunków filtrowania”.
4. Kliknij opcję „Umowa”.
5. W oknie dialogowym „Dodaj kryteria ”, w sekcji „Informacje o obiekcie”, kliknij „Właściwości umowy”.
6. Z listy właściwości wybierz opcję „Data odnowienia ”. Jeśli do umowy nie dodano oferty odnowienia, datą odnowienia będzie data wygaśnięcia umowy. Jeśli oferta odnowienia została zaakceptowana przez klienta, datą odnowienia będzie data wejścia w życie tej oferty.
7. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij menu rozwijane „jest ” i wybierz opcję „jest mniejsza niż”.
   • W polu poniżej opcji „Data względna” wprowadź liczbę dni przed odnowieniem, po upływie których ma zostać uruchomiony przepływ pracy.
   • Pod polem zawierającym liczbę dni kliknij menu rozwijane i wybierz opcję „dni od teraz”.
     
     
   • W prawym górnym rogu kliknij „Dalej”.
   • Włącz przełącznik „Ponowna rejestracja ”, jeśli chcesz, aby umowy zostały ponownie zarejestrowane po zakończeniu przepływu pracy.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz i kontynuuj”.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy. Następnie w prawym górnym rogu kliknij „Przejrzyj i włącz”, aby uruchomić przepływ pracy.

Skonfiguruj domyślny podział proporcjonalny

Ustaw domyślne proporcjonalne rozliczenie dla umów.

Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczania jest włączona, zmiany w umowie wprowadzane w trakcie jej trwania są rozliczane proporcjonalnie na podstawie liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego. Stawka dzienna pozycji jest obliczana i stosowana do liczby dni pozostałych do końca okresu, licząc od daty wejścia w życie zmiany. Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczania jest wyłączona, zmiany w umowie wprowadzane w trakcie jej trwania będą uwzględnione w następnym cyklu rozliczeniowym.

Po zaakceptowaniu zmiany w trakcie trwania umowy istniejące pozycje są aktualizowane na podstawie pozycji i daty akceptacji oferty zmiany. Istniejące pozycje są skracane, aby odzwierciedlić zmianę, a po nich dodawane są nowe pozycje. Pozycje w ofertach zmian i umowach mają oddzielne identyfikatory rekordów. Dowiedz się więcej o działaniu pozycji.

Uwaga: jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a klient zaakceptuje ofertę zmian z proporcjonalnym rozliczeniem w trakcie cyklu rozliczeniowego, moduł rozliczeniowy wygeneruje fakturę z opłatą proporcjonalną oraz notę kredytową z kwotą proporcjonalną za niewykorzystaną część bieżącego okresu świadczenia usługi.

Wybierz, czy zmiany mają być domyślnie rozliczane proporcjonalnie, czy też użytkownicy posiadający uprawnienia do edycji umów mają mieć możliwość wyboru opcji rozliczenia proporcjonalnego w ofertach zmian i odnowień.

Aby skonfigurować domyślne ustawienie proporcjonalnego rozliczania dla umów dla wszystkich użytkowników na koncie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. W zakładce „Konfiguracja ”, w sekcji „Ustawienia domyślne proporcjonalnego rozliczania”:
   • Zaznacz pole wyboru Domyślnie proporcjonalnie rozliczaj wszystkie zmiany w umowach, aby automatycznie proporcjonalnie rozliczać opłaty lub kredyty za pozostały czas okresu rozliczeniowego.
   • Zaznacz pole wyboru „Zezwól użytkownikom na zastąpienie domyślnych ustawień proporcjonalnego rozliczania ”, aby umożliwić użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami edycję ustawień proporcjonalnego rozliczania w ofertach dotyczących zmian i odnowień.

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji podczas tworzenia ofert zmian i odnowień. Gdy opcja jest wyłączona, konieczne będzieosobne utworzenie transakcjii ręczne powiązanie jej z ofertą.

Uwaga: a Revenue Hub.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. W zakładce „Konfiguracja ”, w sekcji „Tworzenie transakcji”:
   • Wybierz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert zmian, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert zmian. Kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji” i wybierz pipeline. Kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji
   • Wybierz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert odnowienia. Kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji ” i wybierz pipeline. Kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i odnowień.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu umów.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i przedłużeń, wypowiadać umowy, powiązywać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.