Zarządzanie ustawieniami użytkowników dotyczącymi nieobecności w godzinach pracy w skrzynce odbiorczej i dziale pomocy technicznej

Ustaw dostępność „poza biurem” na podstawie strefy czasowej użytkownika. Gdy użytkownik jest poza biurem, jego dostępność zostanie zmieniona na „Nieobecny” i nie będzie on brany pod uwagę przy automatycznym przypisywaniu spraw w skrzynkach odbiorczych ani w dziale pomocy technicznej.

Użytkownicy mogą ręcznie zmienić swój status dostępności na stronie profilu użytkownika, w skrzynce odbiorczej lub w dziale pomocy technicznej. Gdy użytkownik ręcznie zmieni swój status, zmiana ta zostanie odzwierciedlona we wszystkich środowiskach.

Ustaw godziny nieobecności użytkownika

Aby ustawić godziny nieobecności użytkownika:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
4. Kliknij kartę „Preferencje ”. Następnie w menu po lewej stronie kliknij „Godziny pracy”.
5. Kliknij menu rozwijane „Strefa czasowa ”, aby wybrać właściwą strefę czasową użytkownika. Następnie kliknij „Zapisz”.
6. W sekcji „Nieobecność w biurze” kliknij przycisk „+ Dodaj daty”. Aby ustawić okres, w którym będziesz nieobecny w biurze, kliknij pola wyboru daty i wybierz daty. Użyj menu rozwijanych, aby wybrać daty rozpoczęcia i zakończenia. Aby usunąć daty, kliknij ikonę usunięcia „ delete ”.
7. Kliknij „Zapisz”.
8. W górnej części rekordu użytkownika status dostępności i godziny pracy na dany dzień będą odzwierciedlać datę rozpoczęcia i zakończenia okresu nieobecności użytkownika.

• • Aby ręcznie zmienić status dostępności, kliknij menu rozwijane „Status użytkownika ”, a następnie kliknij opcję „Dostępny ” lub „Nieobecny”.

  • Aby edytować godziny pracy, kliknij opcję „Edytuj godziny pracy”.

Zarządzaj statusem dostępności z poziomu skrzynek odbiorczych lub centrum pomocy

Na początku nieobecności w biurze status dostępności użytkownika jest automatycznie ustawiany na „Nieobecny”. Pod koniec nieobecności w biurze status dostępności użytkownika jest automatycznie ustawiany na „Dostępny”, jeśli okres nieobecności kończy się w ustalonych godzinach pracy. Jeśli okres nieobecności w biurze kończy się poza godzinami pracy lub jeśli godziny pracy nie zostały ustawione, użytkownicy mogą ręcznie zmienić swój status dostępności przed końcem okresu nieobecności, aby odzwierciedlić, kiedy są „Dostępni”. Spowoduje to wyświetlenie monitu z prośbą o potwierdzenie, czy użytkownik chce przedwcześnie zakończyć okres nieobecności, czy też nadal pozostawać w statusie „Nieobecny”.

Aby ręcznie zmienić swój status dostępności, przejdź do jednej z następujących opcji:

• Rekord użytkownika:

• • Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.

• • W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
  • W górnej części rekordu użytkownika kliknij menu rozwijane Status użytkownika, a następnie kliknij opcję Dostępny lub Nieobecny.
  • W oknie dialogowym kliknij opcję Tak, ustaw mnie jako dostępnego.
    
    

• Skrzynka odbiorcza:

  • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
  • W lewym górnym rogu włącz lub wyłącz przełącznik , aby zmienić swój status dostępności.
  • W oknie dialogowym kliknij opcję „Tak, ustaw mnie jako dostępnego”.
    
    

• Centrum pomocy:
  
  • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Obsługa > Centrum pomocy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Obsługa > Centrum pomocy.
  • W lewym dolnym rogu włącz lub wyłącz przełącznik, aby zmienić swój status dostępności.
  • W oknie dialogowym kliknij opcję Tak, ustaw mnie jako dostępnego.
    
    
    

Synchronizuj wydarzenia z kalendarza „Poza biurem” z HubSpot

Jeśli korzystasz z funkcji synchronizacji kalendarza HubSpot z kalendarzem Google lub Outlook, możesz automatycznie synchronizować wydarzenia dotyczące nieobecności w biurze między swoim kalendarzem a HubSpot.

Aby zsynchronizować wydarzenia „poza biurem” między HubSpot a kalendarzem Google lub Outlook:

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
• W tabeli użytkowników kliknij rekord użytkownika.
• Kliknij kartę „Preferencje ”. Następnie w menu po lewej stronie kliknij „Godziny pracy”.
• W sekcji „Nieobecność w biurze” zaznacz pole wyboru „Synchronizuj nieobecność w biurze z kalendarzem ”.

Po włączeniu tego ustawienia wszelkie nowo utworzone lub edytowane bloki nieobecności w kalendarzu użytkownika będą automatycznie synchronizowane z HubSpot i odwrotnie. To ustawienie będzie również wykorzystywane do określania dostępności użytkownika na potrzeby automatycznego przydzielania zadań.