Använd funktionerna Spåra och Logga i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och dokumentera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation för ditt team att referera till.
Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras associerade poster. Du kan läsa mer om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.
Den här artikeln handlar om att spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.
Vänligen observera:
Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-post för alla användare i ditt konto.
Konfigurera dessa standardvärden:
Skicka ett spårad e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:
Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.
När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.
Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har Chrome-tillägget HubSpot Sales. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.
Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget, klicka på HubSpot sprocket-ikonen
i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.
Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra e-postöppningar och klick att vara nedtonad för att ange att en kontakt inte är berättigad till spårning.
E-postöppningar spåras inte för kontakter utan rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare spåras e-postöppningar anonymt.
Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera deras rättsliga grund för behandling av kontaktens dataegenskap.
För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:
Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt tillägg.
Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bifogad fil.
Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget:
Observera: du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska logga till.
Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för ditt Office 365-tillägg. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.
Observera: Om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldel ats.
E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.
För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:
Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.