Hantera betalningar och utbetalningar

När du börjar samla in betalningar i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i ett betalningsregister i HubSpot. Betalningar kan samlas in med hjälp av HubSpot-betalningar, Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling, genom att registrera manuella betalningar på fakturor eller via integrationer som QuickBooks Online. Använd fakturor, betalningslänkar, offerter, äldre offerter och Prenumerationer för att begära betalningar från dina köpare.

Från varje betalningsregister kan du utfärda återbetalningar, skicka kvitton på nytt, ladda ner rapporter om dina betalningar och utbetalningar, exportera betalningsdata med mera. Om en köpare bestrider en betalning kan du också svara på och hantera tvister i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar tvister om betalningar.

Vad händer efter att en betalning har behandlats

Efter att en betalning har behandlats sker följande i HubSpot.

Meddelanden om betalning

• Du kommer att få ett e-postmeddelande om betalning. Om du inte vill få aviseringar om genomförda betalningar kan du stänga av e-postaviseringar om betalningar i dina aviseringsinställningar.
  
  

  

• Köparen kommer att få:
  • Ett e-postkvitto på det språk som angetts i kontaktgenskapen " Preferred language ". 
  • En PDF-bilaga med faktura om betalningen gjordes mot en faktura eller om inställningen för att skapa fakturor är aktiverad. Läs mer om köparens upplevelse av utcheckningen.

Skapande av objekt och register

• Nya betalningsobjekt skapas och associeras med följande register:
  • Kontaktregister och företagsregister. Om det inte finns någon matchande kontakt skapas ett nytt kontaktregister med hjälp av den e-postadress som köparen angav vid utcheckningen. Om ditt HubSpot konto innehåller kontakter för marknadsföring, ställs nya kontakter automatiskt in som kontakter för marknadsföring. Du kan skapa ett arbetsflöde för att ange befintliga kontakter som kontakter för marknadsföring eller ange kontakter som kontakter ej för marknadsföring för att automatisera denna process.
  • En Prenumerationspost skapas för återkommande betalningar.
  • En Fakturapost skapas om inställningen för att skapa fakturor är aktiverad.
  • Ett Affärsregister skapas om betalningsobjektet är associerat med en kvalificerad affär eller om inställningen att skapa affärer för betalningslänkar är aktiverad.
• För flera återkommande radobjekt som köps i samma transaktion:
  • Poster med samma betalningsfrekvens och löptid grupperas i en Prenumerationspost. Om de skiljer sig åt skapas separata Prenumerationsposter. De associerade egenskaperna för prenumerationen uppdateras i HubSpot varje faktureringscykel. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
  • Köparen debiteras och meddelas vid varje faktureringscykel, enligt villkoren för offerten eller Betalningslänken.
  • Du kan aktivera påminnelse-e-postmeddelanden för att meddela köpare 14 dagar före nästa betalning av prenumerationen.
  • En faktura skapas för varje återkommande betalning om inställningen för att skapa fakturor är aktiverad.
• Betalningsaktivitet, inklusive inskickade eller återbetalade betalningar, visas i tillhörande kontaktregister, affärs- och Företagsregister. Läs mer om att associera betalningar till andra register.

Visa betalningsregister

När en betalning samlas in i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i ett betalningsregister. Alla betalningar kan ses på sidan Betalningsindex. Om det inte finns några betalningsregister på indexsidan (t.ex. inga genomförda transaktioner), kommer du att omdirigeras till betalningsinställningarna för att slutföra konfigurationen av betalningar. 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Betalningsregistren visas i tabellen på indexsidan. I kolumnen Status kan du se status för betalningen:
   • Processing: Betalningen är under behandling. Behandlingstiden för betalningen beror på vilken betalningsmetod som används. När betalningen har behandlats ändras statusen antingen till Lyckades eller Misslyckades. Läs mer om handläggningstider.
   • Lyckades: betalningen samlades in.
   • Misslyckades: betalningen gick inte igenom och betalningsmetoden debiterades inte. Denna status gäller endast för betalningar som görs via bankdebitering, t.ex. ACH, eller Prenumerationer.
   • Betalt återbetalat: köparen har fått tillbaka en summa som är mindre än vad de ursprungligen betalade.
   • Refunded: summan av den ursprungliga betalningen återbetalades.
   • Behandlar återbetalning: en begäran om återbetalning har lämnats in. Återbetalningar för betalningar som gjorts via bankdebitering, t.ex. ACH, kan ta fem till tio arbetsdagar att behandla.
3. Använd filtren längst upp för att segmentera dina betalningsregister efter status eller betalningsdatum. Klicka på + More för att visa fler filter.
4. För att filtrera indexsidan efter specifika egenskaper för betalningen:
   
   • Klicka på Avancerade filter ovanför tabellen.
   • Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen. Sök efter och välj den egenskap du vill filtrera efter och ställ sedan in filterkriterierna. Om du vill lägga till ett annat filter i filtergruppen klickar du på + Lägg till filter under och.
   • Om du vill lägga till ytterligare en filtergrupp klickar du på + Lägg till filtergrupp under eller .
   • Klicka på X längst upp till höger i panelen när du har ställt in ditt filter. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
5. Om du vill se mer information ombetalningen klickar du på summan i kolumnen Summa för att öppna detaljerna i höger sidofält. Sidofältet innehåller en sammanfattning av summan för betalningen, betalningsdatum, köpare och betalningsmetod. I det högra sidofältet visas även kort för betalningsregister, radobjekt, prenumerationer och association av poster. Klicka på ett -kort för att fälla in eller fälla ut det.
6. Om du säljer i flera valutor kommer de relaterade avgifterna att visas tillsammans med den erhållna nettosumman i din avvecklingsvaluta när den skiljer sig från valutan för betalningen. Om till exempel ditt anslutna bankkonto i Stripe är i amerikanska dollar, men du samlar in en betalning i euro, ser du både bruttobeloppet, avgifterna och nettobeloppet i euro, men avgifterna och nettobeloppet visas också i amerikanska dollar. Valutakursen tillämpas av Stripe.
   
   

Hantera betalningar

När du har börjat samla in betalningar med HubSpot kan du hantera betalningsrelaterade uppgifter från din instrumentpanel för betalningar. Granskning av transaktionsavgifter, ta emot dagliga utbetalningar, utfärda återbetalningar, skicka kvitton, uppdatera e-postmärkesprofilering för kvitton och återbetalningar, hämta dokument för auktoritet för bankdebitering, göra om misslyckade betalningar och begära uppdaterad betalningsinformation från kunder. 

Visa transaktionsavgifter

Visa de transaktionsavgifter som är associerade med betalningen från indexsidan för betalningar.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. I kolumnen Bruttobelopp klickar du på summan för ett betalningsregister.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i sidofältet och välj sedan Se tillämpade avgifter.
   
   
4. Tillämpade avgifter (inklusive internationella avgifter om tillämpligt) visas i dialogrutan. Summorna visas i din avvecklingsvaluta.
   
   

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de medel som sätts in på ditt konto från dina samlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller chargebacks. Om du inte har fått någon utbetalning för en nyligen genomförd transaktion kan du läsa mer om de vanligaste orsakerna till utebliven utbetalning.

Observera: Om du är baserad i Storbritannien måste ditt saldo vara 1 £ eller högre innan en utbetalning påbörjas.

• Om du använder HubSpot-betalningar kan du se utbetalningar i HubSpot.
• Om du har anslutit Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling visas inte information om utbetalning på ditt HubSpot-konto. Istället kan du ladda ner och hantera rapporter om betalningar i Stripe.

HubSpot kommer att skicka ett dagligt e-postmeddelande om utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Handläggningstiderna varierar beroende på metod:

• För kortbetalningar är behandlingstiden två arbetsdagar. Under denna tid kommer statusen att vara Processing.
• För bankdebitering varierar behandlingstiderna. Under denna tid kommer statusen att vara Processing:
  • ACH: upp till fyra arbetsdagar för att debitera en köpares bankkonto.
  • BACS: upp till fem arbetsdagar för att debitera en köpares konto.
  • PAD: upp till fem arbetsdagar för att debitera en köpares konto.
  • SEPA: upp till 14 arbetsdagar för att debitera en köpares konto.

Om den dagliga utbetalningen är mindre än de återbetalningar eller chargebacks som behandlats den dagen, debiterar HubSpot ditt konto för att täcka skillnaden. På dessa dagar kommer du att få ett e-postmeddelande om utbetalning från HubSpot som innehåller summan som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i Stripes dokumentation. Stripe är HubSpots partner för behandling av betalningar när du använder HubSpot-betalningar.

Utfärda återbetalningar

Utfärda en återbetalning från indexsidan för betalningar. Betalningen måste ha behandlats innan du kan utfärda återbetalningen.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. I kolumnen Summa brutto klickar du på summan för den betalning som ska återbetalas. 
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Återbetalning. En återbetalning påverkar inte den aktiva prenumerationen och faktureringen fortsätter som schemalagd.
   
   
4. I dialogrutan:
   • Ange summan för återbetalningen. Klicka på rullgardinsmenyn Motivering och välj en motivering till återbetalningen.
   • Klicka på Återbetalning. HubSpot kommer att dra av den ursprungliga transaktionens summa från dina framtida utbetalningar eller debitera det från ditt konto. Det kan ta 5-10 arbetsdagar innan återbetalningen syns på köparens kontoutdrag.
   • Ett e-postmeddelande med bekräftelse på återbetalningen skickas till köparen.

Skicka kvitton

Skicka ett kvitto från indexsidan för betalningar. Betalningen måste vara genomförd innan du kan skicka kvittot.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. I kolumnen Summa klickar du på summan för den betalning som du vill skicka kvittot för.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Skicka kvitto.
4. I dialogrutan:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Välj kvitto och välj ett kvitto.
   • Köparens e-postadress visas som standard. Om du vill ändra eller lägga till en annan mottagare anger du e-postadresserna i fältet Email address ( E-postadress).
   • Klicka på Skicka.

Anpassa e-postmeddelanden för kvitto och återbetalning

Anpassa utseendet på e-postmeddelanden om kvitto och återbetalning i dina inställningar.

• Uppdatera namnet på företaget som visas högst upp på kvittot.
• Uppdatera logotypen som visas högst upp på kvittot.
• Uppdatera färgerna i din varumärkesprofilering. En enfärgad stapel visas högst upp på kvittot.
• Om du använder Varumärken kommer fakturor, betalningslänkar och Prenumerationer som är associerade med ett specifikt varumärke (BETA) att ärva varumärkeskitet för det specifika varumärket.

Observera att ändringar av företagets namn, logotyp eller färger i inställningarna för ditt konto kommer att gälla för alla betalningslänkar, oavsett vilken användare som skapade länken. Dessa ändringar kommer även att gälla andra verktyg som använder standardvarumärkesprofileringen. Läs mer om hur du uppdaterar din logotyp och varumärkesprofilering.

Hämta en kopia av auktorisationen för bankdebiteringstransaktionen

För att hämta en kopia av en auktorisation för en bankdebiteringstransaktion, t.ex. en ACH-direktdebitering:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. I kolumnen Bruttobelopp klickar du på betalningsbeloppet i betalningsregistret.
3. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Hämta kopia av auktoritet.
   
   
4. Klicka på Skicka i dialogrutan. Auktoriteten kommer att skickas till dig via e-post.

Försök manuellt på nytt med en misslyckad betalning av en prenumeration

Om en kortbetalning misslyckas för en prenumeration kan du manuellt försöka behandla betalningen igen, innan den schemalagda betalningen försöker på nytt. Du kan manuellt försöka ta en misslyckad betalning upp till tre gånger. Vissa betalningar kan inte prövas på nytt på grund av avvisningsorsaken.

För att manuellt försöka igen med en misslyckad betalning av en prenumeration:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på filtret Status högst upp i tabellen och välj Failed (Misslyckades). 
3. I kolumnen Bruttobelopp klickar du på summan för den misslyckade betalningen.
4. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Manuellt ompröva betalning.
   
   
5. Klicka på Försök på nytt med betalning i dialogrutan.
6. I kolumnen Bruttobelopp klickar du på summan för den misslyckade betalningen.
7. I den högra sidofältet visas historikkortet om den senaste betalningen lyckades. Om betalningen misslyckades klickar du på Åtgärder uppe till höger och väljer sedan Begär ny betalningsmetod. Läs mer om hur du begär en ny betalning.

Begär en ny metod för betalning

Begär en ny betalningsmetod om en betalning har misslyckats. En länk kommer att skickas till kunden för att uppdatera sin betalningsmetod.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på filtret Status högst upp i tabellen och välj Failed (Misslyckades).
3. I kolumnen Bruttobelopp klickar du på summan för den misslyckade betalningen.
4. Klicka på Åtgärder uppe till höger i den högra panelen och välj sedan Begär ny betalning.
   
   
5. Klicka på Skicka länk i dialogrutan.

Association av betalningar till andra register

Associera betalningar med register, till exempel kontakter, företag, affärer och ärenden för att spåra kundresan, centralisera transaktionsdata och effektivisera rapporteringen över affärer, kontakter och företag.

Observera: om du gör ändringar i befintliga Associations kommer den gamla Associationen att ersättas med den uppdaterade Associationen. Du kan bara associera ett abonnemangs-, kontakt-, affärs- och Företagsregister med ett Betalningsregister, men ett kontakt-, företags-, affärs- och Prenumerationspost kan ha flera associerade Betalningsregister.

1. Navigera till dina register:
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Supportärenden.
2. Klicka på + Tillägg på kortet Betalningar i den högra sidofältet. Om kortet Payments inte visas i ditt register som standard kan du lägga till kortet manuellt.
3. Markera kryssrutorna bredvid de betalningar som du vill lägga till i registret och klicka sedan på Spara.
   
   
4. Om det redan finns en association kan du visa detaljerna för det associerade registret genom att hålla muspekaren över det associerade registret och klicka på ikonen för förhandsgranskning. Du kan också klicka på ikonen med tre vertikala punkter och välja Redigera associationsetiketter eller Ta bort association .
   
   

Exportera betalningsregister

Exportera Betalningsregister från sidan Betalningsindex till CSV, XLS eller XLSX. Det går inte att exportera till PDF. Du kan också ladda ner rapporter om utbetalningar.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på Export längst upp till höger. I dialogrutan:
   • Ange ett namn på exporten i fältet Export name .
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka för att expandera avsnittet Customize (Anpassa) för att anpassa exporten ytterligare:
     • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • Under Associations included in export markerar du kryssrutan Include associated record name för att inkludera associerade postnamn (t.ex. fakturanamnet).
     • Under Associations included in export väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade register eller alla associerade register.
   • Klicka på Export.
3. Rapporten som exporteras kommer att skickas till dig via e-post och du kommer att få ett meddelande på ditt HubSpot konto när den är klar. Läs mer om export av register.

Ladda ner rapporter om betalningar

Observera: om du har anslutit Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling kommer fliken Utbetalningar inte att visas på ditt HubSpot-konto. Istället kan du ladda ner och hantera rapporter om betalningar i Stripe.

Ladda ner rapporter som innehåller information om din betalning eller utbetalning samt en rapport om betalningsavstämning till CSV, XLS eller XLSX. Det går inte att ladda ner rapporter till PDF. Du kan också exportera betalningsregister.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Konton för Betalningar i den vänstra sidomenyn.
3. Klicka på fliken Utbetalningar längst upp. Du kan se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status.
4. Om du vill visa mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet för att visa detaljerna i den högra panelen.
5. Om du vill ladda ner en rapport över ditt kontos betalningar eller utbetalningar klickar du uppe till höger på download Hämta rapporter och välj sedan en av följande typer av rapporter:
   • Avstämning av betalningar: visa en lista över utbetalningar med specificerad information om betalningen. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning. Varje betalning i rapporten har ett ID, rapporteringskategori, kundnamn och e-post, betalnings-ID, tillhörande faktura-nummer, utbetalnings-ID och utbetalningsstatus.
   • Detaljer om betalningar: se alla transaktioner som köparen har gjort, t.ex. engångs- och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister. Rapporten innehåller saldotransaktionens ID, rapporteringskategori, beskrivning, kundens namn och e-post, betalningens ID och tillhörande fakturanummer .
   • Utbetalningsinformation: visa alla betalningar från köpare som ingår i din dagliga utbetalningssumma, inklusive utbetalningens ID, saldotransaktionens ID och utbetalningens förväntade ankomstdatum.
6. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer ett format och klickar sedan på Export. Rapporten som exporteras kommer att skickas till dig via e-post och du kommer att få ett meddelande på ditt HubSpot konto när den är klar.

Använd betalningsdata i andra HubSpot-verktyg

Använd egenskaper för betalningar i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och segment, för att automatisera och organisera betalningsdata i HubSpot.

Skicka ett välkomstmeddelande efter en lyckad betalning

1. Skapa ett nytt arbetsflöde med objektet Betalningar .
2. Använd egenskapen Source som en utlösare för att filtrera betalningar som görs via en betalningslänk. Använd egenskapen Source ID om du vill skapa ett arbetsflöde för en specifik betalningslänk.
3. Välj åtgärden Skicka e-post och välj ett e-postmeddelande som ska skickas till alla som genomför en betalning.
   
   

Skapa en uppgift när en betalning av högt värde har misslyckats

1. Skapa ett nytt arbetsflöde med objektet Betalningar .
2. Använd egenskapen Status som utlösare och ställ in statusen till Misslyckades.
3. Lägg till ytterligare kriterier i utlösaren för egenskapen Summa betald och ange en summa.
4. Välj åtgärdsuppsättningen Skapa uppgift och ställ in uppgiften.
   
   

Skapa ett segment av kontakter som betalat med kort

1. Skapa ett segment genom att välja objektet Kontakter när du skapar segmentet.
2. Klicka på + Lägg till filter.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Visning och välj Betalningar.
   • Lägg till Betalning är något av Kort som ett filter.
     
     
3. Använd segmentet för att skapa rapporter om betalningsmetoder med mera.

Identifiera kunder med försenade betalningar

Skapa ett segment för betalningar som är försenade. Använd segmentet för att skapa följare, varna en kontoansvarig eller säljare och markera uteblivna intäkter i rapporter.

1. Skapa ett segment och välj objektet Betalningar när du skapar segmentet.
2. Lägg till följande följare:
   • Status är något av Failed.
   • Betalningen har skett för mer än ett visst antal dagar sedan.
   • Alternativt är brutto- eller nettosumman mer än X, om du bara vill spåra betalningar av ett visst värde.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att skicka påminnelser, skapa uppgifter för ditt team och skapa rapporter som belyser uteblivna intäkter.

Nästa steg

Skapa betalningslänkar för att ta emot betalningar för produkter och tjänster. Skapa och skicka offerter med varumärkesprofilering som innehåller personaliseringsalternativ, villkor, e-signatur eller klick för att acceptera, fakturerings- och betalningsalternativ, så att dina köpare enkelt kan granska, acceptera och betala. Skapa prenumerationer för att automatisera återkommande betalningar eller skicka återkommande fakturor till dina kunder. För att förstå dina transaktioner och affärsresultat kan du använda analyspaketet för handel för att analysera dina betalningar och följa upp viktiga mått.