Gerenciar pagamentos e recebimentos

Depois de começar a coletar pagamentos no HubSpot, os detalhes serão armazenados em um registro de pagamento no HubSpot. Os pagamentos podem ser recebidos usando os pagamentos da HubSpot, o Stripe como opção de processamento de pagamentos, registrando manualmente os pagamentos nas faturas ou por meio de integrações como o QuickBooks Online. Use faturas, links de pagamento, orçamentos, orçamentos antigos e assinaturas para solicitar pagamentos aos seus compradores.

A partir de cada registro de pagamento, você pode emitir reembolsos, reenviar recibos, baixar relatórios de pagamentos, exportar dados de pagamentos e muito mais. Se um comprador contestar um pagamento, você também poderá responder e gerenciar contestações no HubSpot. Saiba mais sobre como gerenciar disputas de pagamento.

O que acontece depois que um pagamento é processado

Depois que um pagamento é processado, ocorre o seguinte no HubSpot.

Notificações de pagamento

• Você receberá um e-mail de notificação de pagamento. Se não quiser receber notificações para pagamentos concluídos, você pode desativar as notificações por e-mail para pagamentos nas configurações de notificação.
  
  

  

• O comprador receberá:
  • Um recibo por e-mail no idioma definido no idioma preferido propriedade do contato. 
  • Um anexo em PDF para fatura se o pagamento foi feito contra uma fatura ou se a configuração para criar faturas estiver ativada. Saiba mais sobre a experiência de checkout do comprador.

Criação de Objetos e registros

• Novos objetos de pagamento são criados e associados aos seguintes registros:
  • Registros de Contato e empresa. Se não houver contato correspondentes, um novo registro do contato será criado usando o endereço de e-mail do comprador fornecido na finalização da compra. Se sua conta da HubSpot incluir contatos de marketing, os novos contatos serão automaticamente definidos como contatos de marketing. Você pode criar um fluxo de trabalho para definir contatos existentes como contatos de marketing, ou definir contatos como não autorizados para marketing para automatizar esse processo.
  • Um registro de assinatura é criado para pagamentos recorrentes.
  • Um registro de fatura é criado se a configuração para criar faturas estiver ativada.
  • Um registro de negócio é criado se o objeto de pagamento estiver associado a um negócio qualificado ou se a configuração para criar negócios para links de pagamento estiver ativada.
• Para vários itens de linha recorrentes comprados na mesma transação:
  • Itens com a mesma frequência e prazo de pagamento são agrupados em um único registro de assinatura. Se forem diferentes, registros de assinatura separados são criados. As propriedades de assinatura associadas são atualizadas no HubSpot a cada ciclo de cobrança. Saiba mais sobre como gerenciar assinaturas.
  • O comprador será cobrado e notificado em cada ciclo de cobrança, de acordo com os termos do orçamento ou do link de pagamento.
  • Você pode ativar e-mails de lembrete para notificar os compradores 14 dias antes do pagamento da próxima assinatura.
  • Uma fatura é criada para cada pagamento recorrente se a configuração para criar faturas estiver ativada.
• As atividades de pagamento, incluindo pagamentos enviados ou reembolsados, aparecem nos registros de contatos, negócios e empresas associados. Saiba mais sobre como associar pagamentos a outros registros.

Ver registros de pagamento

Quando um pagamento é coletado no HubSpot, os detalhes são armazenados em um registro de pagamento. Todos os pagamentos podem ser visualizados na página de índice de pagamentos. Se não houver registros de pagamento na página de índice (por exemplo, nenhuma transação concluída), você será redirecionado para as configurações de pagamento para concluir a configuração dos pagamentos. 

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Os registros de pagamento são exibidos na tabela na página de índice. Na coluna Status, exiba o status do pagamento:
   • Processando: o pagamento está sendo processado. O tempo de processamento do pagamento dependerá do método de pagamento usado. Assim que o pagamento for processado, o status mudará para Sucesso ou Falhou. Saiba mais sobre tempos de processamento.
   • Sucesso: o pagamento foi cobrado.
   • Falhou: o pagamento não foi processado e o método de pagamento não foi cobrado. Este status aplica-se somente a pagamentos feitos por débito bancário, como ACH, ou pagamentos de assinaturas.
   • Parcialmente reembolsado: o comprador foi reembolsado por um valor inferior ao pago originalmente.
   • Reembolsado: o valor total do pagamento original foi reembolsado.
   • Processando reembolso: uma solicitação de reembolso foi enviada. Os reembolsos de pagamentos feitos por débito bancário, como ACH, podem levar de cinco a dez dias úteis para serem processados.
3. Use os filtros na parte superior para segmentar seus registros de pagamento por status ou data de pagamento. Clique em + Mais para ver mais filtros.
4. Para filtrar a página de índice por propriedades de pagamento específicas:
   
   • Clique em Filtros avançados acima da tabela.
   • No painel direito, clique em + Adicionar filtro. Procure e selecione a propriedade que você deseja filtrar e defina os critérios de filtro. Para adicionar outro filtro ao grupo de filtros, em e, clique em + Adicionar filtro.
   • Para adicionar mais um grupo de filtros, em ou clique em + Adicionar grupo de filtros.
   • Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.
5. Para ver mais detalhes sobre o pagamento, na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento para abrir os detalhes na barra lateral direita. A barra lateral inclui um resumo do valor do pagamento, da data de pagamento, do comprador e do método de pagamento. A barra lateral direita também exibirá cartões para histórico de pagamentos, itens de linha, assinaturas e associações de registros. Clique em um cartão para recolhê-lo ou expandi-lo.
6. Se você vender em várias moedas, as taxas relacionadas serão exibidas junto com o valor líquido recebido em sua moeda de liquidação quando ela for diferente da moeda de pagamento. Por exemplo, se sua conta bancária conectada em Stripe estiver em dólares americanos, mas você coletar um pagamento em Euros, verá o valor bruto, as taxas e o valor líquido em Euros, mas as taxas e o valor líquido também serão exibidos em dólares americanos. A taxa de câmbio é aplicada pelo Stripe.
   
   

Gerenciar pagamentos

Depois de começar a coletar pagamentos com o HubSpot, você poderá gerenciar as tarefas relacionadas a pagamentos no painel de pagamentos. Revise taxas de transação, receba pagamentos diários, emita reembolsos, envie recibos, atualize recibos e reembolse a branding por e-mail, recupere documentos de autorização de débito bancário, tente novamente pagamentos com falha e solicite informações de pagamento atualizadas dos clientes. 

Exibir taxas de transação

Visualize as taxas de transação associadas ao pagamento na página de índice de pagamentos.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento de um registro de pagamento.
3. Na barra lateral direita, na parte superior direita, clique em Ações e selecione Ver tarifas aplicadas.
   
   
4. As taxas aplicadas (incluindo taxas internacionais, se aplicável) serão exibidas na caixa de diálogo. Os valores das tarifas são exibidos na moeda de liquidação.
   
   

Receber pagamentos

Pagamentos são os fundos depositados em sua conta bancária a partir do pagamentos coletado todos os dias, menos quaisquer taxas, reembolsos ou substituições de débitos. Se você não recebeu um pagamento para uma transação recente, saiba mais sobre os motivos comuns para não receber pagamentos.

Observação: se você estiver no Reino Unido, seu saldo precisa ser de £ 1 ou mais antes que um pagamento seja iniciado.

• Se você estiver usando o pagamentos HubSpot, você pode ver os pagamentos no HubSpot.
• Se você tiver conectado Stripe como uma opção de processamento de pagamento, as informações de pagamento não serão exibidas em sua conta HubSpot. Em vez disso, baixe e gerencie relatórios de pagamento no Stripe.

A HubSpot enviará um e-mail diário de notificação de pagamento que inclui o total do pagamento. Os tempos de processamento diferem por método:

• Para pagamentos de cartão, o tempo de processamento é de dois dias úteis. Durante esse período, o status será Processando.
• Para métodos de débito bancário, os tempos de processamento variam. Durante esse período, o status será Processando:
  • ACH: até quatro dias úteis para debitar a conta bancária de um comprador.
  • BACS: até cinco dias úteis para debitar a conta bancária de um comprador.
  • PADs: até cinco dias úteis para debitar a conta bancária de um comprador.
  • SEPA: até 14 dias úteis para débito de uma conta bancária de um comprador.

Se o total de pagamentos diários for menor do que os reembolsos ou estornos processados naquele dia, a HubSpot debitará sua conta bancária para cobrir a diferença. Nesses dias, você receberá um e-mail de pagamento da HubSpot, incluindo o valor debitado da sua conta.

Saiba mais sobre débito automático e pagamentos pausados na documentação do Stripe. O Stripe é parceiro da HubSpot para processar pagamentos ao usar os pagamentos da HubSpot.

Emitir reembolsos

Emita um reembolso na página de índice de pagamentos. O pagamento precisa ter sido processado para que você possa emitir o reembolso.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento a ser reembolsado. 
3. No painel direito, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Reembolso. A emissão de um reembolso não afeta a assinatura ativa e a cobrança continuará conforme programado.
   
   
4. Na caixa de diálogo:
   • Insira o valor de reembolso. Clique no menu suspenso Motivo e selecione um motivo para o reembolso.
   • Clique Reembolso. A HubSpot deduzirá o valor da transação original de seus pagamentos futuros ou debitará sua conta bancária. Pode levar de 5 a 10 dias úteis para que o reembolso apareça no extrato do comprador.
   • Um e-mail confirmando o reembolso será enviado ao comprador.

Enviar recibos

Envie um recibo da página de índice de pagamentos. O pagamento deve ser processado antes que você possa enviar o recibo.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento para o qual você deseja enviar o recibo.
3. No painel direito, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Enviar recibo.
4. Na caixa de diálogo:
   • Clique no menu suspenso Escolher recebimento e selecione um recebimento.
   • O endereço de e-mail do comprador será exibido por padrão. Para alterar ou adicionar outro destinatário, no campo Endereço de e-mail, insira os endereços de e-mail .
   • Clique em Enviar.

Personalizar e-mails de recebimento e reembolso

Personalize a aparência dos e-mails de recebimento e reembolso nas configurações.

• Atualize o nome da empresa exibido na parte superior do recibo.
• Atualize o logotipo exibido na parte superior do recibo.
• Atualize as cores da sua marca. Uma única barra colorida é exibida na parte superior do recibo.
• Se você estiver usando Marcas, faturas, links de pagamento e assinaturas associadas a uma marca específica (BETA), herdará o kit de marca dessa marca específica.

Observação: as alterações no nome, logotipo ou cores da empresa nas configurações da sua conta serão aplicadas a todos os links de pagamento, independentemente do usuário que criou o link. Essas alterações também se aplicarão a outras ferramentas que usam o branding padrão. Saiba mais sobre como atualizar o logotipo e as cores da marca.

Recuperar uma cópia da autorização de transação de débito bancário

Para recuperar uma cópia de uma autorização de transação de débito bancário, como um débito direto ACH:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento do registro de pagamento.
3. No painel direito, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Obter cópia da autorização.
   
   
4. Na caixa de diálogo, clique em Enviar. A autorização será enviada por e-mail a você.

Tentar novamente manualmente um pagamento de assinatura com falha

Se ocorrer uma falha no pagamento com cartão para uma assinatura, você poderá tentar processar manualmente o pagamento novamente, antes que o pagamento agendado seja repetido. Você pode tentar fazer um pagamento com falha manualmente até três vezes. Não é possível tentar repetir alguns pagamentos devido ao motivo da recusa.

Para tentar novamente de forma manual um pagamento de assinatura não efetuado:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique no filtro Status na parte superior da tabela e selecione Falhou. 
3. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento não efetuado.
4. No painel direito, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Tentar pagamento novamente manualmente.
   
   
5. Na caixa de diálogo, clique em Tentar pagamento novamente.
6. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento não efetuado.
7. Na barra lateral direita, o cartão Histórico será exibido se a última tentativa de pagamento foi bem-sucedida. Se o pagamento não for efetuado, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Solicitar novo método de pagamento. Saiba mais sobre como solicitar um novo método de pagamento.

Solicitar um novo método de pagamento

Solicite um novo método de pagamento se um pagamento tiver falhado. Um link será enviado ao cliente para atualizar sua forma de pagamento.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique no filtro Status na parte superior da tabela e selecione Falhou.
3. Na coluna Valor bruto , clique no valor do pagamento não efetuado.
4. No painel direito, no canto superior direito, clique em Ações e selecione Solicitar nova forma de pagamento.
   
   
5. Na caixa de diálogo, clique em Enviar link.

Associar pagamentos a outros registros

Associe pagamentos a registros, como contatos, empresas, negócios e tickets para rastrear a jornada do cliente, centralizar os dados de transações e simplificar os relatórios entre negócios, contatos e empresas.

Observe: se você fizer alterações nas associações existentes, as associações antigas serão substituídas pelas associações atualizadas. Você somente pode associar uma assinatura, contato, negócio e registro de empresa a um registro de pagamento, mas um registro de contato, empresa, negócio e assinatura pode ter vários registros de pagamento associados.

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Na barra lateral direita, no cartão Pagamentos , clique em + Adicionar. Se o cartão de Pagamentos não estiver aparecendo no seu registro por padrão, você pode adicionar manualmente o cartão.
3. Marque as caixas de seleção ao lado dos pagamentos que você deseja adicionar ao registro e clique em Salvar.
   
   
4. Se já existir um associação, para exibir os detalhes do registro associado, passe o mouse sobre o registro associado e clique no ícone de visualização. Ou clique no ícone de reticências de três pontos verticais e selecione Editar rótulos de associação ou Remover associação .
   
   

Exportar registros de pagamento

Exporte registros de pagamento da página de índice de pagamentos para CSV, XLS ou XLSX. Não é possível exportar para PDF. Você também pode baixar relatórios de pagamentos.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Pagamentos.
2. Clique em Exportar no canto superior direito. Na caixa de diálogo:
   • No campo Nome da exportação, digite um nome para a exportação.
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique para expandir a seção Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione as propriedades que devem ser incluídas na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da fatura).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar.
3. O relatório exportado será enviado por e-mail para você e será notificado na sua conta da HubSpot quando estiver pronto. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Baixar relatórios de pagamento

Observe que se você conectou o Stripe como uma opção de processamento de pagamento, a guia Pagamentos não será exibida em sua conta HubSpot. Em vez disso, baixe e gerencie relatórios de pagamento no Stripe.

Baixe relatórios que incluam seus detalhes de pagamento ou pagamento, bem como um relatório de reconciliação de pagamento para CSV, XLS ou XLSX. Não é possível baixar relatórios para PDF. Também é possível exportar registros de pagamento.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Conta de Pagamentos .
3. Na parte superior, clique na guia Pagamentos . Você pode exibir o histórico do pagamento, incluindo o pagamentos individual e seus status.
4. Para exibir mais detalhes sobre um pagamento, clique na data do pagamento para exibir os detalhes no painel direito.
5. Para baixar um relatório dos pagamentos da sua conta, no canto superior direito, clique em download Baixar relatórios e selecione um dos seguintes tipos de relatório:
   • Reconciliação de pagamento: exiba uma lista de pagamentos com detalhes de pagamento discriminados. O relatório inclui as transações de cada pagamento, como pagamentos, reembolsos e taxas, em ordem decrescente. Cada pagamento no relatório terá um ID, categoria de relatório, nome e e-mail do cliente, ID de pagamento, número da fatura associada, ID de pagamento e status de pagamento.
   • Detalhes do pagamento: exiba todas as transações do comprador, como pagamentos ocasional e recorrente, restituições, taxas transacionais e contestações. O relatório inclui o ID da transação do saldo, a categoria de relatório, a descrição, o nome e o e-mail do cliente, o ID do pagamento e o número da fatura associada.
   • detalhes do Pagamento: exiba todo o pagamentos comprador incluído no total diário do pagamento, incluindo o ID do pagamento, o ID da transação de saldo e a data de chegada esperada do pagamento.
6. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato, em seguida, clique em Exportar. O relatório exportado será enviado por e-mail para você e será notificado na sua conta da HubSpot quando estiver pronto.

Usar dados de pagamento em outras ferramentas da HubSpot

Use propriedades de pagamento em outras ferramentas, como fluxos de trabalho e segmentos, para automatizar e organizar dados de pagamento no HubSpot.

Enviar um e-mail de boas-vindas após um pagamento bem-sucedido

1. Crie um novo fluxo de trabalho usando o objeto Pagamentos .
2. Use a propriedade Fonte como um gatilho para filtrar pagamentos feitos por qualquer link de pagamento.  Use a propriedade de ID da fonte se quiser criar um fluxo de trabalho para um link de pagamento específico.
3. Selecione a ação Enviar e-mail e selecione um e-mail para enviar a qualquer pessoa que concluir um pagamento.
   
   

Crie uma tarefa quando um pagamento de alto valor falhar

1. Crie um novo fluxo de trabalho usando o objeto Pagamentos .
2. Use a propriedade Status como o gatilho e defina o status como Falhou.
3. Adicione mais critérios ao gatilho para a propriedade Valor pago e defina um valor.
4. Escolha a ação Criar tarefa e configure a tarefa.
   
   

Criar um segmento de contatos que pagaram com cartão

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Contatos ao criar o segmento.
2. Clique em + Adicionar filtro.
   • Clique no menu suspenso Visualizando e selecione Pagamentos.
   • Adicionar método de pagamento é qualquer um dos Cartão como um filtro.
     
     
3. Use o segmento para criar relatórios sobre métodos de pagamento e muito mais.

Identifique clientes com pagamentos em atraso

Crie um segmento para pagamentos vencidos. Use o segmento para criar acompanhamentos, alertar um gerente de contas ou representante de vendas e destacar receitas ausentes nos relatórios.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Pagamentos ao criar o segmento.
2. Adicione os seguintes filtros:
   • O status é qualquer um de Falhou.
   • A data de pagamento é superior a um número especificado de dias atrás.
   • Opcionalmente, o valor bruto ou líquido é maior que X, se você quiser acompanhar apenas os pagamentos de um determinado valor.
     
     
3. Use o segmento em um fluxo de trabalho para enviar lembretes, criar tarefas para sua equipe e criar relatórios que destacam a receita em falta.

Próximas etapas

Crie links de pagamento para receber pagamentos por produtos e serviços. Crie e envie orçamentos de marca que incluem opções de personalização, termos, assinatura eletrônica ou clique para aceitar, opções de cobrança e pagamento, para que seus compradores possam revisar, aceitar e pagar facilmente. Configure assinaturas para automatizar pagamentos recorrentes ou enviar faturas recorrentes aos seus clientes. Para entender suas transações e o desempenho dos negócios, use o pacote de análises de comércio para analisar seus pagamentos e rastrear as principais métricas.