审查和管理重复记录

使用重复记录管理工具，识别、审查并解决 CRM 中的重复联系人及公司记录。HubSpot 会每天自动比较记录属性值，以筛选出潜在的重复记录，确保您的团队基于准确、最新的数据开展工作。您可以逐条或批量合并或拒绝重复记录对，并创建自定义规则来定义自己的匹配标准。本文将介绍如何审查重复记录、对重复记录对采取行动、管理自定义规则以及导出合并历史记录。

如果您已经知道要合并的记录，请了解如何合并单个记录。进一步了解合并联系人或公司时会发生什么。

开始之前

例如，如果某用户的“编辑”权限设置为“所有联系人”，但 对公司的权限设置为“无 ”，则该用户只能管理联系人重复项。

手动审核潜在的重复联系人及公司

默认情况下，HubSpot 会通过比较以下字段的记录属性值来识别潜在重复项：

• 联系人：名字、姓氏、电子邮件地址、IP 国家/地区、电话号码、邮政编码和公司名称。
• 公司：公司域名、公司名称、国家/地区、电话号码和行业。

当创建新的联系人或公司时，HubSpot 会自动计算结果。如果当天未创建任何记录，系统也会每天检查一次。

审核重复项并自定义表格

要审核重复的联系人或公司：

1. 导航至“联系人”或“公司”：
   
   • 联系人：在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 联系人。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 联系人。
   • 企业：在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 公司。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 公司。
2. 在右上角，点击“操作”，然后选择“管理重复项”。
3. 在“管理重复项”部分，选择您要检查潜在重复项的规则名称。
4. 查看待审核的重复联系人或公司配对表格。您还可以查看最近一次识别出重复项的时间。

请注意：表格上方的“最后检查重复项日期：[日期]”指的是上次通过扫描识别出重复项的时间。

1. 进入“管理重复项”工具。
2. 如有需要，请点击自定义规则的名称。
3. 在列标题上，点击verticalMenuIcon（三个垂直点图标），然后选择“添加列”或“删除列”。
4. 在弹出框中，选择要添加的属性。添加的属性将作为列显示，以便在审查重复记录时查看更多详细信息。 
5. 点击表格上方的属性下拉菜单，然后选择条件来筛选记录：
   • 所有者：拥有这些记录的 HubSpot 用户。
   • 创建日期：记录的创建日期范围。 
   • 相似度：由重复数据模型为记录分配的相似度评分。与公司属性相比，联系人属性的数据点存在更大的差异性。这导致相似度选项更多（例如30% 及以上），以便运营经理能够审查那些无法立即识别的潜在重复联系人。
   • 最后活动日期：记录中最近一次活动被记录的日期范围。了解有关更新此属性的活动的更多信息。
   • 发现日期：发现潜在重复记录的日期。
   • 生命周期阶段：该记录在您的买家旅程中所处的阶段。了解有关生命周期阶段属性的更多信息。

使用默认规则对潜在

重复记录

采取行动

您可以拒绝、合并或批量合并由 HubSpot 默认规则识别出的潜在重复记录。在批量合并之前，请确认这些记录确实是重复的，并审查相关记录以确保保留正确的记录。

1. 转到“管理重复项”工具。
2. 在“管理重复记录”表格中，点击某对联系人或公司旁边的“审核 ”，以聚焦于一对可能的重复记录。
3. 在对话框中，比较两条记录的属性。
4. 若要更改比较记录时显示的属性：
   • 点击“设置待审核属性”，然后勾选所需属性旁边的复选框。 
   • 完成后，点击“保存”。
5. 要合并单个记录对：
   • 选择要 保留的联系人/公司 。您也可以点击“按以下方式合并”下拉菜单并选择一个标准（测试版）。 
   • 从每条记录中选择要 保留的 联系人/公司属性 。了解有关合并记录时默认保留属性的更多信息。
   • 操作完成后，请点击“合并并审核”。合并后的记录无法撤销。
     
     
6. 要拒绝单个记录对：
   • 审核这些记录。
   • 点击“拒绝并查看下一条”。被拒绝的建议今后将不会再出现在重复项工具中。

7. 批量合并重复记录：
   • 勾选所需记录旁边的复选框。
   • 在表格顶部，点击“审核”。
   • 在对话框中，单击“合并条件”下拉菜单，然后选择一个选项来决定如何合并记录：
     • 最近一次互动：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值最新的一条记录中。影响该属性的互动包括与网站页面、表单、文档、会议链接或已跟踪的一对一电子邮件的交互。
     • 最旧的互动：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值最旧的记录中。
     • 创建时间最早：所有选中的记录将合并到根据“创建日期”属性确定的最旧记录中。
     • 创建时间最晚：所有选中的记录将合并到“创建日期”属性值最新的记录中。
     • 最近更新：所有选中的记录将合并到“最后互动日期”属性值最近更新的记录中。所有属性（包括隐藏的 HubSpot 内部属性）都会被纳入评估范围。
   • 点击“合并全部”。合并后的记录无法撤销。
     
     

8. 要批量拒绝重复建议：

   • 勾选所需记录旁边的复选框。

   • 在表格顶部，点击“拒绝”。这些记录将从表格中移除，并不会再作为建议显示。

   请注意：如果之前被拒绝的建议中的某条记录与另一条记录合并，它可能会再次出现在重复项工具中。

使用自定义规则处理潜在重复项

批量拒绝、合并或合并由自定义规则识别出的潜在重复项。在批量合并之前，请确认这些记录确实为重复项，并审查相关记录以确保保留正确的记录。

1. 转到“管理重复项”工具。
2. 在“管理重复项”部分，点击自定义规则的名称。
3. 要手动合并记录：
   • 在目标记录上，点击“审核”。
   • 如有需要，设置要审核的属性。
   • 在每个列中，点击您希望在最终记录中保留的属性值。选中的属性将以绿色高亮显示。
   • 在右上角，点击“合并”。已合并的记录无法撤销。
     
     
4. 要批量合并记录：
   • 在目标记录上，点击“审核”。
   • 点击“按…合并”下拉菜单，并选择一个标准或自定义合并标准（BETA）。
   • 在右上角，点击“合并”。已合并的记录无法撤销。
5. 要逐条拒绝记录：
   • 在目标记录上，点击rightIcon “展开重复记录组”图标。
   • 在您想要剔除的任何记录上点击“拒绝”。 
     
     
6. 批量拒绝记录：
   • 勾选要拒绝的记录旁边的复选框。
   • 在表格顶部，点击“拒绝”。

撤销

已拒绝的重复记录对 在重复记录对被拒绝后的 14 天内，可撤销已拒绝的重复记录对。若在 14 天内对记录的属性值或其他内容进行了修改，则该记录将不会出现在撤销列表中。

1. 转到“管理重复项”工具。
2. 在“管理重复项”部分的右上角，点击“查看历史记录”。
3. 在目标记录对上，点击“撤销”。

管理自定义重复检测规则

设置 HubSpot 将用于查找重复记录的自定义条件。每个对象最多可创建两条规则，并最多使用九个属性进行比较。

要配置自定义规则：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 点击您要为其创建自定义规则的对象名称。
4. 在“管理重复项”部分，点击“添加新规则”，然后选择“创建自定义规则”。
5. 在右侧面板中： 
   • 在“规则名称”文本框中输入名称。
   • 点击“选择属性”下拉菜单并选择属性。

• • 完成后，点击“查看重复项”。系统将跳转至“自定义规则”选项卡，HubSpot 将开始根据该规则条件扫描重复项。

要编辑自定义规则：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 点击您要编辑其自定义规则的对象名称。
4. 在“管理重复项”部分，点击自定义规则的名称。
5. 在“重复项检测”部分，点击“编辑”。
6. 完成后，点击“查看重复项”。

要删除自定义规则：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 点击您要编辑其自定义规则的对象名称。
4. 在“管理重复项”部分，点击自定义规则的名称。
5. 在“重复项检测”部分，点击“编辑”。
6. 点击“删除规则”。

创建重复项合并条件（测试版）

如果您所属的账户已注册“合并规则 | 胜出记录规则”公开测试版，则可以创建自定义逻辑来确定合并结果。每条合并规则最多可添加五项条件，这些条件仅在先前条件未能确定胜出记录时才会被检查。例如，一条包含“商务邮箱属性”条件和“已记录活动”条件的规则，将首先检查属性条件；若未找到胜出记录，则随后检查活动条件。 

要创建自定义合并逻辑：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“规则”选项卡。
3. 点击“创建重复数据合并规则”。
4. 在对话框中：
   • 输入规则名称。
   • 单击“对象类型”下拉 菜单，然后选择此规则适用的对象。
   • 单击“选择条件”下拉菜单，然后选择一个选项：
     • 属性条件：满足以某个属性为核心的条件逻辑的记录。选择属性、运算符和值来配置条件（例如，“电子邮件”不包含 gmail.com）。
     • 关联对象最多：关联对象数量最多的记录。
     • 记录活动最多：记录的已记录活动数量最多的记录。
     • 填充率最高：具有最多属性已赋值的记录。
   • 如需添加另一个条件，请点击“添加条件”。
   • 单击“选择决胜记录”下拉菜单，然后选择一个选项。
   • 点击“保存”。

查看或删除重复的合并条件（测试版）

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“规则”选项卡。
3. 在您要操作的合并规则上点击“查看”或“删除”。

查看重复项管理的审计日志

查看审计日志，了解最近自动合并的记录和被拒绝的建议的相关信息。这有助于您更好地追踪系统执行的自动化操作，同时不会显示手动合并的记录。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到数据管理 > 数据质量。如果你的帐户中未显示 更多，请直接导航到数据管理 > 数据质量。
2. 点击“管理重复项”选项卡。
3. 点击“操作”，然后点击“导出合并历史记录”以访问审计日志。 
4. 在对话框中：
   • 点击“选择日期范围”下拉菜单，然后选择一个日期。
   • 点击“选择文件类型”下拉菜单，然后选择文件类型。
   • 单击“导出合并历史记录”。 

合并历史记录导出将显示在集中式审计日志中。该日志会显示详细信息，例如合并历史记录导出的发生时间以及执行该操作的用户。