測試版在 iOS 版中，與現場會議記錄員共同彙整現場會議內容

使用 iOS 版的「現場會議筆記」功能，在HubSpot iOS 應用程式中彙整您的會議內容。啟用此功能後，使用者即可透過 HubSpot iOS 應用程式開始進行語音錄製（需具備適當的法律依據）。系統會運用人工智慧處理會議內容，並據此生成摘要。

開始之前

請注意：若您是超級管理員，可將您的帳戶加入「面對面會議 Notetaker [僅限 iOS]」測試版。

• 必須先設定AI 與通話相關選項，才能在面對面會議中錄製音訊。
• 系統不會儲存任何錄音檔案，僅保留文字轉錄摘要，有助於降低隱私疑慮。

必要聲明：關於通話錄音、會議筆記功能及文字轉錄的法律法規相當複雜。您有責任在通話及會議錄音的背景下，確定並建立處理個人資料的適當法律依據。

設定選項

在開始錄製面對面會議之前，請先在桌面裝置上進行以下設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 設定通話設定：
   • 在左側邊欄選單中，導航至「通話」>「通話設定」。
   • 在頂部，點選「通話設定」分頁。
   • 開啟「通話錄音」開關。
   • 開啟「轉錄與分析」開關。
   • 點擊「儲存」。
3. 設定 AI 選項：
   • 在左側邊欄選單中，導航至「AI」。
   • 開啟「授予使用者存取生成式 AI 工具與功能的權限」開關。
     • 開啟「CRM 資料」開關 。
     • 開啟「客戶對話資料」開關。

使用面對面會議筆記記錄功能

若要使用「面對面會議筆記記錄器」：

1. 在您的 iOS 裝置上開啟HubSpot 應用程式 。
2. 安排會議或與聯絡人記錄會議。
3. 一旦會議參與者同意錄製其聲音，您即可透過從主畫面進入，或直接在會議記錄頁面上開始錄製會議：
   • 若要從主畫面開始操作：
     • 在「主畫面」分頁的「即將舉行的會議」下方，點選該會議。

• • • 點選「現場會議筆記員」旁邊的「開始」。

• • 若要直接從記錄（例如：聯絡人或商機記錄）開始錄製：
    • 導航至該記錄。若尚未選取，請在頂部點選「活動」標籤頁。接著點選會議旁的「開始」。

• • • 點選「開始」以開始錄製會議。

4. 隨時點選「暫停」即可暫停會議。點選「繼續」即可從中斷處繼續。
5. 會議結束時，請點選「 完成」：
   • 若需刪除音訊並重新開始，請點選「刪除音訊」。點選「刪除」以確認。
   • 點選「返回 Notetaker」以返回。 點選「繼續」以恢復錄製。
   • 點選「儲存」以儲存並結束錄音。
6. 儲存完成後，音訊與文字稿將開始處理。
7. 當音訊和文字記錄處理完成後：
   • 您將收到一則推播通知。點選該通知進入會議頁面，並點選「現場會議筆記員」旁的「檢視」以查看摘要。若您不希望收到這些通知，亦可將其關閉。
   • 您亦可隨時在應用程式中前往該會議，並點選「檢視」以查看摘要。

• • 瀏覽摘要時，您可以透過電子郵件分享，或直接複製內容：
    • 點選「電子郵件」以開啟您的電子郵件應用程式，並將摘要寄出。摘要內容將自動加入電子郵件正文中。
    • 點選「 複製」以將摘要複製到其他應用程式中使用。

8. 若您已訂閱「Sales Workspace」測試版中的「會議準備、檢視與後續追蹤」功能，您還可從 Sales Workspace 查看面對面會議的 AI 摘要：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「銷售」 > 「銷售工作區」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「銷售」 > 「銷售工作區」。
   • 導航至您的會議。
   • 點擊「錄影與文字紀錄」。

關閉摘要狀態通知

若要關閉摘要狀態通知，您可以在應用程式設定中進行關閉：

1. 在 HubSpot iOS 行動應用程式中，點擊左上角的「listView 」選單。
2. 向下捲動至選單底部，然後點選「設定」。

3. 點選「通知」。
4. 點選「會議」。
5. 點選「實體會議摘要狀態」以關閉通知。