ベータiOS用のIn-Person ミーティングの議事録ツールで対面ミーティングの要約を作成

HubSpotのiOSアプリでのミーティング内容を要約するには、対面式のミーティングメモ取りツールを使用します。この機能を有効にすると、ユーザーはHubSpot iOSアプリから(適切な法的根拠に基づいて)音声キャプチャーを開始できます。AIによってミーティングの内容が処理され、議事録が作成されます。

注: スーパー管理者は、アカウントを 対面ミーティングのメモ取りツール[iOSのみ] ベータにオプトインすることができます。

始める前に

• 対面ミーティング中に音声を録音するには、AIとコールの設定 を行う必要があります。
• レコーディングは保存されず、文字起こしの要約のみが残るため、プライバシーの懸念を軽減するのに役立ちます。

必須の開示事項: コールのレコーディング、ミーティングの議事録、書き起こしに関連する法律や規制は複雑です。コールやミーティングのレコーディングのコンテキストで個人データを処理する際の適切な法的根拠を判断し、その根拠を確立する責任は、お客さまが負うものとします。

設定を構成する

対面ミーティングをレコーディングする前に、デスクトップで次の設定を行う必要があります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. コールの設定を行います。
   • 左サイドバーメニューで［コール］＞［コールの設定］の順に進みます。
   • 上部にある[コールの設定 ]タブをクリックします。
   • [通話のレコーディング ]スイッチをオンに切り替えます。
   • [文字起こしと分析] スイッチをオンに切り替えます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。
3. AI設定の構成:
   • 左のサイドバーメニューで[ AI]に移動します。
   • [生成AIのツールおよび機能へのアクセス権をユーザーに付与] スイッチをオンに切り替えます。
     • [CRMデータ]スイッチをオンに切り替えます。
     • [顧客とのコミュニケーションデータ ]スイッチをオンに切り替えます。

対面ミーティングのメモ取りツールを使用する

対面ミーティングの書き起こしツールを使用するには、次の手順に従います。

1. iOSデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. コンタクトとのミーティングをスケジュール するか、 ミーティングを記録し ます。
3. ミーティング参加者が音声のキャプチャーに同意したら、 ホーム画面 からミーティングのレコーディングを開始するか、レコードから直接実行できます。
   • ホーム画面から移動するには:
     • [ホーム ]タブの [今後のスケジュール]で、ミーティングをタップします。

• • • [対面ミーティングのメモ取り]の横にある[ 開始 ]をタップします。

• • レコード(コンタクトや取引レコードなど)から直接レコーディングを開始するには:
    • レコードに移動します。まだ選択されていない場合は、上部の [アクティビティー ー]タブをタップします。次に、ミーティングの横にある[ 開始 ]をタップします。

• • • [ 開始 ]をタップしてミーティングのレコーディングを開始します。

4. [ 一時停止 ]をタップすると、いつでもミーティングを一時停止できます。[再開] をタップすると、中断したところから続行できます。
5. ミーティングの終了時に[完了]をタップします。
   • 音声を削除してもう一度始める必要がある場合は、[ 音声を削除]をタップします。[削除 ]をタップして確定します。
   • [ ノートテイカーに戻る]をタップして戻ります。レコーディングを再開するには[再開] をタップします。
   • レコーディングを保存して終了するには[保存 ]をタップします。
6. 保存が完了すると、音声と文字起こしの処理が開始されます。
7. 音声と文字起こしの処理が完了したら、次の操作を行います。
   • プッシュ通知が届きます。ミーティングへの 通知 をタップし、[ 対面ミーティングのメモ取り方 ]の横にある[ 表示 ]をタップして要約を表示します。必要に応じて 、これらの通知はオフ にできます。
   • また、いつでもアプリでミーティングに移動し、[ 表示 ]をタップして概要を表示することもできます。

• • サマリーの表示中に、Eメールで共有したり、コピーしたりできます。
    • [ Eメール ]をタップしてEメールアプリを開き、サマリーをEメールで送信します。サマリーがEメールの本文に追加されます。
    • [ コピー ]をタップすると、ほかのアプリケーションで使用するサマリーがコピーされます。

8. 営業ワークスペースの「ミーティングの準備、確認、フォローアップ 」ベータにオプトインしている場合は、営業ワークスペースから対面式のAI要約を確認することもできます。
   • HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。
   • ミーティングに移動します。
   • [レコーディング & 文字起こし]をクリックします。

サマリーステータス通知をオフにする

サマリーステータス通知をオフにする場合は、アプリの設定でオフにすることができます。

1. HubSpot iOSモバイルアプリの左上にある[ listView メニュー]をタップします。
2. メニューの一番下までスクロールして、[ 設定]をタップします。

3. ［通知］をタップします。
4. [ ミーティング]をタップします。
5. 通知をオフにするには、[ 対面ミーティングのサマリーステータス ]をタップします。