Wersja betaPodsumowanie spotkań stacjonarnych z aplikacją do sporządzania notatek ze spotkań stacjonarnych na iOS

Skorzystaj z funkcji „Notatnik spotkań” na iOS, aby tworzyć podsumowania spotkań w aplikacji HubSpot na iOS. Po włączeniu tej funkcji użytkownicy mogą rozpocząć nagrywanie głosu (na odpowiedniej podstawie prawnej) bezpośrednio z poziomu aplikacji HubSpot na iOS. Sztuczna inteligencja przetwarza treść spotkania w celu stworzenia podsumowań.

Zanim zaczniesz

Uwaga: jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć dla swojego konta wersję beta funkcji Notetaker dla spotkań osobistych [tylko iOS].

• Aby nagrywać dźwięk podczas spotkań stacjonarnych, należy skonfigurowaćustawienia AI i połączeń.
• Nagrania nie są przechowywane – zachowywane jest jedynie streszczenie transkrypcji, co pozwala ograniczyć obawy dotyczące prywatności.

Konieczne oświadczenie: przepisy prawne dotyczące nagrywania rozmów, funkcji sporządzania notatek ze spotkań oraz transkrypcji są złożone. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za określenie i ustalenie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w kontekście nagrań rozmów i spotkań.

Skonfiguruj ustawienia

Zanim będzie można nagrywać spotkania osobiste, należy skonfigurować następujące ustawienia na komputerze stacjonarnym:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. Skonfiguruj ustawienia połączeń:
   • W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Połączenia > Konfiguracja połączeń.
   • W górnej części ekranu kliknij kartę „Konfiguracje połączeń ”.
   • Włącz przełącznik „Nagrywanie rozmów ”.
   • Włącz przełącznik „Transkrypcja i analiza ”.
   • Kliknij „Zapisz”.
3. Skonfiguruj ustawienia AI:
   • W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „AI”.
   • Włącz przełącznik „Zapewnij użytkownikom dostęp do generatywnych narzędzi i funkcji AI ”.
     • Włącz przełącznik „Dane CRM ”.
     • Włącz przełącznik „Dane rozmów z klientami ”.

Skorzystaj z funkcji sporządzania notatek z osobistych spotkań

Aby skorzystać z funkcji sporządzania notatek podczas spotkań stacjonarnych:

1. Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu z systemem iOS.
2. Zaplanuj spotkanie lub zarejestruj spotkanie z kontaktem.
3. Gdy uczestnicy spotkania wyrażą zgodę na nagrywanie ich głosów, możesz rozpocząć nagrywanie spotkania, przechodząc z ekranu głównego lub bezpośrednio z poziomu nagrania:
   • Aby przejść z ekranu głównego:
     • W zakładce „Strona główna”, w sekcji „Nadchodzące spotkania”, dotknij danego spotkania.

• • • Naciśnij przycisk „Rozpocznij ” obok pozycji „Osoba sporządzająca notatki podczas spotkania stacjonarnego”.

• • Aby rozpocząć nagrywanie bezpośrednio z poziomu rekordu (np. rekordu kontaktu lub transakcji):
    • Przejdź do danego rekordu. Jeśli nie jest on jeszcze zaznaczony, w górnej części ekranu dotknij karty „Czynności ”. Następnie dotknij przycisku „Rozpocznij” obok spotkania.

• • • Naciśnij przycisk „Rozpocznij”, aby rozpocząć nagrywanie spotkania.

4. W dowolnym momencie dotknij przycisku „Wstrzymaj”, aby wstrzymać spotkanie. Dotknij przycisku „Wznów”, aby kontynuować od miejsca, w którym zostało przerwane.
5. Po zakończeniu spotkania dotknij op cji „Gotowe”:
   • Jeśli chcesz usunąć nagranie audio i zacząć od nowa, dotknij opcji „Usuń nagranie audio”. Dotknij opcji „Usuń”, aby potwierdzić.
   • Naciśnij „Wróć do Notetaker”, aby powrócić. Naciśnij „Wznów”, aby wznowić nagrywanie.
   • Naciśnij „Zapisz”, aby zapisać i zakończyć nagrywanie.
6. Po zapisaniu rozpocznie się przetwarzanie nagrania i transkrypcji.
7. Po zakończeniu przetwarzania nagrania i transkrypcji:
   • Otrzymasz powiadomienie push. Stuknij w powiadomienie dotyczące spotkania, a następnie stuknij opcję „Wyświetl” obok pozycji „Notetaker dla spotkań stacjonarnych”, aby wyświetlić podsumowanie. Jeśli chcesz, możesz wyłączyć te powiadomienia.
   • Możesz również w dowolnym momencie przejść do spotkania w aplikacji i nacisnąć „Wyświetl”, aby wyświetlić podsumowanie.

• • Podczas przeglądania podsumowania możesz je udostępnić za pośrednictwem poczty e-mail lub skopiować:
    • Naciśnij „E-mail”, aby otworzyć aplikację pocztową i wysłać podsumowanie. Podsumowanie zostanie dodane do treści wiadomości e-mail.
    • Naciśnij „Kopiuj”, aby skopiować podsumowanie i wykorzystać je w innych aplikacjach.

8. Jeśli włączyłeś funkcję „Przygotuj, przejrzyj i podsumuj spotkania” w wersji betaSales Workspace, będziesz mógł również wyświetlać podsumowania spotkań osobistych generowane przez sztuczną inteligencję w Sales Workspace:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Przestrzeń robocza sprzedaży.
   • Przejdź do swojego spotkania.
   • Kliknij opcję „Nagranie i transkrypcja”.

Wyłącz powiadomienia o statusie podsumowania

Jeśli chcesz wyłączyć powiadomienia o podsumowaniu statusu, możesz to zrobić w ustawieniach aplikacji:

1. W aplikacji mobilnej HubSpot na iOS w lewym górnym rogu dotknij menu „ listView ”.
2. Przewiń do dołu menu i dotknij opcji „Ustawienia”.

3. Wybierz opcję „Powiadomienia”.
4. Wybierz opcję „Spotkania”.
5. Naciśnij opcję „Podsumowanie statusu spotkań stacjonarnych ”, aby wyłączyć powiadomienia.