Du kan opsætte automatisering af ticket-pipeline for at tilpasse indstillinger for lukkedato eller udløse handlinger baseret på e-mails og opdateringer af ticket-status.
De automatiseringsindstillinger, du kan tilpasse, afhænger af dit HubSpot-abonnement:
Administrer kanaler, der automatisk opretter billetter
Du kan sætte automatisering op til automatisk at oprette tickets fra indgående beskeder fra samtalekanaler.
For at se eller fjerne kanaler, der opretter billetter:
- Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Pipelines.
- Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil justere.
- Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, skal du klikke på den for at udvide sektionen Templated Automation.
- I afsnittet Connected channels kan du se de kanaler, hvor der automatisk oprettes en ticket for alle nye indgående beskeder.
- Hvis du ikke vil have oprettet en billet for beskeder, der sendes til en kanal, skal du klikke på kanalnavnet for at slå billetautomatisering fra i kanalens indstillinger.
Læs mere om opsætning af kanaler.
Tilpas automatisering af lukkedato (BETA)
Som standard forventes følgende adfærd:
- Når du flytter en ticket til en lukket status, opdateres ticket'ens Close date-værdi til dags dato.
- Når du flytter en sag fra en lukket status til en åben status, bevares den tidligere indstillede lukningsdato.
Du kan justere disse automatiseringsindstillinger pr. pipeline for at stoppe med at sætte lukkedatoen eller for at slette lukkedatoen, når en sag skifter til en åben status. Hvis du er superadministrator, kan du se, hvordan du tilmelder din konto til betaversionen.
For at justere automatiseringsindstillingerne:
- Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Pipelines.
- Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den billetpipeline, du vil justere.
- Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, skal du klikke på den for at udvide sektionen Templated Automation.
- For at justere automatiseringen af, hvornår en ticket flyttes til en lukket status, skal du i rækken Sæt lukkedatoen til i dag, når ticket flyttes til lukket status:
- For at slå automatiseringen fra skal du slå kontakten fra. Når indstillingen er slået fra, vil en billets lukkedato ikke blive opdateret, når du flytter en billet til en lukket status.
-
- For at slå automatiseringen til igen skal du slå kontakten til. Når indstillingen er slået til, vil en billets lukkedato blive sat til dags dato, når du flytter en billet til en lukket status.
- For at justere automatiseringen af, hvornår en ticket flyttes fra en lukket status til en åben status, skal du i rækken Ryd lukkedatoen, når ticket flyttes fra lukket til åben status :
-
- Slåkontakten til for at slå automatiseringen til . Når indstillingen er slået til,vil en billets lukkedato bliveslettet, når du flytter en billet fra lukket tilåben status .
- For at slå automatiseringen fra igen skal du slå kontakten fra. Når indstillingen er slået fra, vil en billets lukkedato forblive den tidligere indstillede værdi, når du flytter en billet fra lukket til åben status.
Få mere at vide om egenskabenClose date ticket.
Opdatering af billetstatus baseret på e-mails (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )
Du kan automatisk opdatere status for billetter, når tilknyttede e-mails sendes eller modtages.
- Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Pipelines.
- Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil automatisere.
- Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, skal du klikke på den for at udvide sektionen Templated Automation.
- For at slå automatisering af billetstatus til skal du i afsnittet Opdater billetstatus markere et afkrydsningsfelt for at slå en udløser til:
- En e-mail sendes til en kunde: Billettens status ændres, når en bruger sender en e-mail til en kontaktperson fra billetten. E-mails, der sendes fra kontaktpersonen, udløser ikke en ændring af billettens status.
- En kunde svarer på en e-mail: Sagsstatus ændres, når en kunde svarer på den samme tråd, som sagen blev oprettet på. Hvis sagen blev lukket og derefter genåbnet, vil eventuelle nye tråde på sagen også opdatere sagens status.
- Hvis du vil redigere, hvilken status billetten skal indstilles til baseret på udløseren, skal du holde musen over rækken og klikke på Rediger handling. Klik på rullemenuen Vælg status i højre panel, vælg en status, og klik derefter på Gem.
Bemærk: En billets status ændres ikke automatisk i følgende scenarier: videresendte e-mails, svar på videresendte e-mails, andre e-mails sendt af kontakten eller svar sendt fra en brugers tilknyttede personlige e-mail.
- Hvis du vil slå en automatisering fra, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
- Hvis du vil se automatiseringen i workflow-editoren (kunService HubProfessional og Enterprise ), skal du holde musen over rækken og derefter klikke på Vis workflow.
Automatiser handlinger baseret på billetstatus (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )
Du kan også opsætte brugerdefineret automatisering baseret på billetstatus. Hvis din konto har et Service Hub Starter-abonnement, kan du sende en e-mail eller en intern meddelelse, når en billets status ændres. Hvis din konto har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du konfigurere yderligere handlinger, der er tilgængelige via workflow-værktøjet.
For at automatisere handlinger på billetstatusser skal du have adgangsrettighederne Superadministrator eller Konto.
- Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre side.
- Klik på fanen Pipelines.
- Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil automatisere.
- Klik på fanen Automatiser , og klik derefter på for at udvide afsnittet Opret arbejdsgange fra bunden.
- I afsnittet Udløs handlinger, når en billet når en bestemt status , skal du klikke på +plus-ikonet for at tilføje en handling til en billetstatus.
- I det højre panel skal du konfigurere din handling:
- Hvis du vil sende en intern meddelelse til dit team, når en ticket når en bestemt status, skal du vælge Send intern e-mailmeddelelse. Indstil meddelelsesoplysningerne, og klik derefter på Gem.
-
- Hvis du vil sende en e-mail, når en billet åbnes eller lukkes, skal du vælge Send e-mail. Klik på Automatiseret e-mail, vælg en e-mail, og klik derefter påGem .Du kan vælge mellem følgende typer af e-mails:
- For at vælge en HubSpot-oprettet e-mail-skabelon skal du vælge Ticket received eller Ticket closed. For at redigere standardskabelonen skal du klikke på Edit ved siden af e-mailens navn, foretage dine ændringer og derefter klikke på Save email. Hvis din konto har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også klikke på e-mailens navn for at redigere den i marketing-e-mail-værktøjet.
- Hvis din konto har et Marketing Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du vælge en brugerdefineret automatiseret e-mail. For at redigere en brugerdefineret e-mail skal du klikke på e-mailens navn. Du kommer til værktøjet til markedsføringsmails.
Bemærk: Standard-e-mails med modtaget billet og lukket billet er transaktions-e-mails oprettet af HubSpot .Transaktionsmails bruges til relationsbaserede interaktioner, f.eks. en bekræftelsesmail efter et køb. Kontakter behøver ikke at være indstillet som marketing for at få tilsendt en transaktionsmail. Hvis du i stedet vælger at sende en automatiseret ikke-transaktionsmail , skal kontakterne være indstillet som marketing for at modtage mailen. Hvis din konto har tilføjelsen til transaktionsmails, kan du se, hvordan du opretter brugerdefinerede transaktionsmails.
-
- Hvis din konto har et Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement , kan du også vælge andre billetbaserede workflow-handlinger, herunder forsinkelser, afdelinger, kommunikation, CRM og datahandlinger. Konfigurer handlingen, og klik derefter på Gem.
- For at redigere en eksisterende handling skal du klikke på handlingsboblen. Foretag ændringer i det højre panel, og klik derefter på Gem.
- Hvis du vil skrive en kommentar til andre brugere om en handling, skal du holde musen over handlingen og klikke påkommentarikonet på comments. Skriv din besked, og klik på Kommentar.
- For at slette en handling skal du holde musen over handlingen og derefter klikke påsletteikonet på delete . Vælg Slet kun denne handling for kun at slette den valgte handling, eller vælg Slet denne handling og alle efterfølgende handlinger for at slette den valgte handling og alle handlinger under den.
- For at navigere til workflow-editoren (kunService Hub Professional eller Enterprise ) skal du klikke på Åbn i Workflows under statusens handlinger. I workflow-editoren kan du tilføje flere handlinger og redigere workflowets indstillinger.
Bemærk: Som standard gælder ovenstående automatiserede handlinger ikke for live chat- eller Facebook Messenger-samtaler. Hvis du vil have billetautomatisering til live chat eller Facebook messenger, kan du oprette og tilpasse en arbejdsgang og tilpasse arbejdsgangens tilmeldingsudløsere til at omfatte samtaler, hvor kilden er lig med Chat.