Opsæt automatisering af ticket-pipeline

Du kan konfigurere specifikke automatiseringer i dine ticket pipelines. De kan hjælpe med at strømline dine processer, så du får en ensartet supportoplevelse. Skabelon-automatiseringer er: oprettelse af tickets fra forbundne samtaleindbakker eller helpdesk-kanaler, tilpasning af, hvornår en tickets lukkedato indstilles, og opdatering af ticket-status-egenskaben, når der sendes eller svares på en e-mail på en ticket. Brugerdefinerede automatiseringer er: forskellige handlinger baseret på værdien for billetstatusegenskaben (f.eks. sende en e-mail til kontakten, når en billet er nyåbnet).

Læs mere om at forhindre en sag i at bevæge sig baglæns i pipelinen.

Gennemgå kanaler, der automatisk opretter sager

Du kan se, hvilke forbundne samtaleindbakke- eller helpdesk-kanaler der automatisk opretter tickets ud fra indgående beskeder. Du kan også slå den automatiske oprettelse af tickets fra.

For at se eller fjerne kanaler, der opretter tickets:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre side.
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil justere.
5. Klik på fanen Automatiser . Hvis den er foldet sammen, skal du klikke for at udvide afsnittet Templated automations.
6. I afsnittet Forbundne kanaler kan du se de kanaler, hvor der automatisk oprettes en billet for alle nye indgående meddelelser.
7. Hvis du ikke ønsker, at der skal oprettes en billet for beskeder, der sendes til en kanal, skal du klikke på kanalens navn for at slå billetautomatisering fra i kanalens indstillinger.

Læs mere om opsætning af kanaler eller helpdesk.

Tilpas automatisering af lukkedato for billetter

Som standard forventes følgende adfærd:

• Når du flytter en billet til en lukket status, opdateres billettens egenskabsværdi Lukningsdato til dags dato.
• Når du flytter en sag fra en lukket status til en åben status, slettes egenskabsværdien Luk-dato.
• Når du ændrer en sags status i pipelineindstillingerne fra åben til lukket eller omvendt, bevares den tidligere indstillede værdi for lukkedato.

Bemærk: Fletning af en post udløser ikke automatisering af lukkedato.

Du kan justere dine automatiseringsindstillinger pr. pipeline for at stoppe med at indstille egenskaben for lukkedato.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil justere.
5. Klik på fanen Automatiser . Hvis den er foldet sammen, skal du klikke for at udvide afsnittet Templated Automation.
6. For at justere automatiseringen, når en billet flyttes til en lukket status, skal du i rækken Sæt lukkedatoen til i dag, når du flytter en billet til en lukket status:
   • Hvis du vil slå automatiseringen fra, skal du slå kontakten fra. Når indstillingen er slået fra, vil en billets lukkedato ikke blive opdateret, når du flytter en billet til en lukket status.

• • For at slå automatiseringen til igen skal du slå kontakten til. Når indstillingen er slået til, vil en billets lukkedato blive sat til dags dato, når du flytter en billet til en lukket status.

Få mere at vide om egenskabenLukningsdato.

Automatiser billetstatus fra tilknyttede e-mails (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )

Du kan automatisk opdatere status på billetter, når tilknyttede e-mails sendes eller modtages. Det vil sige e-mails, der sendes fra billetten, og svar fra dine kunder på billetten. Billetstatus er den HubSpot-standardegenskab, der sporer billetter i din pipeline (f.eks.Venter på kontaktstatus ).

For at slå automatisering af billetstatus til eller redigere den:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil automatisere.
5. Klik på fanen Automatiser . Hvis den er foldet sammen, skal du klikke for at udvide afsnittet Templated Automation.
6. For at aktivere automatisering af billetstatus skal du i afsnittet Opdater billetstatus markere et afkrydsningsfelt for at aktivere en udløser:
   • En e-mail sendes til en kunde: Sagsstatus ændres, når en bruger sender en e-mail til en kontaktperson fra sagsposten. E-mails sendt fra kontaktoptegnelsen udløser ikke en ændring af billetstatus.
   • En kunde svarer på en e-mail: Sagsstatus ændres, når en kontaktperson svarer på den samme tråd, som sagen blev oprettet på. Hvis sagen blev lukket og derefter genåbnet, vil eventuelle nye tråde på sagen også opdatere sagens status.

7. Hvis du vil redigere, hvilken status billetten skal have baseret på udløseren, skal du holde musen over rækken og klikke på Rediger handling. Klik på rullemenuen Vælg status i højre panel, vælg en status, og klik derefter på Gem.

For at slå automatisering af billetstatus fra eller gennemgå den:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil automatisere.
5. Klik på fanen Automatiser . Hvis den er lukket, skal du klikke for at udvide afsnittet Templated Automation.
6. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for opdatering af billetstatus.
7. Hvis du vil se automatiseringen i workflow-editoren ( kunService Hub Professional og Enterprise), skal du holde musen over rækken og derefter klikke på Vis workflow.

Brugerdefinerede automatiseringshandlinger baseret på billetstatus (kunService Hub Starter, Professional og Enterprise )

Brugere med adgangsrettighederne Superadministrator eller Konto kan også konfigurere brugerdefineret automatisering baseret på ændringer i egenskabsværdien for billetstatus. Du kan sende en e-mail eller en intern meddelelse(Service Hub Starter, Professional eller Enterprise). Du kan konfigurere andre handlinger (f.eks. forgreninger, forsinkelser) via workflow-værktøjet (kunService Hub Professional eller Enterprise ).

For at konfigurere handlinger baseret på billetstatus:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Tickets i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den ticket-pipeline, du vil automatisere.
5. Klik på fanen Automate , og klik derefter på Create workflows from scratch for at udvide afsnittet.
6. I afsnittet Trigger actions when a ticket reaches a certain status skal du klikke på +plus-ikonet for at tilføje en handling til en billetstatus.

7. I venstre panel skal du konfigurere din handling i henhold til dine mål:
   • Vælg Send intern e-mailnotifikation for at sende en intern notifikation til dit team, når en sag når en bestemt status. Indstil meddelelsesoplysningerne, og klik derefter på Gem.

• • Vælg Send e-mail for at sende en e-mail, når en sag åbnes (f.eks. status Ny) eller lukkes (f.eks. status Lukket). Klik på Automatiseret e-mail, vælg en e-mail, og klik derefter på Gem. Du kan vælge mellem følgende typer af e-mails:
    • Vælg Ticket received eller Ticket closed for at bruge en HubSpot-standardmail. Hvis du vil redigere standardskabelonen, skal du klikke på Rediger ved siden af e-mailens navn, foretage dine ændringer og derefter klikke på Gem e-mail.
    • Vælg en brugerdefineret automatiseret e-mail (kunMarketing Hub Professional eller Enterprise ). For at redigere en brugerdefineret e-mail skal du klikke på e-mailens navn. Du kommer til marketing-e-mail-værktøjet.

Bemærk: Standard-e-mailene Ticket received og Ticket closed er transaktions-e-mails, der oprettes af HubSpot. Transaktionsmails bruges til relationsbaserede interaktioner, f.eks. en bekræftelsesmail efter et køb. Kontakter behøver ikke at være indstillet som marketing for at få tilsendt en transaktionsmail. Hvis du i stedet vælger at sende en automatiseret ikke-transaktionsmail , skal kontakterne være indstillet som marketing for at modtage mailen. Hvis din konto har tilføjelsen til transaktionsmails, kan du se, hvordan du opretter brugerdefinerede transaktionsmails.

• • Du kan også vælge andre ticket-baserede workflow-handlinger, herunder forsinkelser, afdelinger, kommunikation, CRM og data-handlinger (kunService Hub Professional eller Enterprise ). Opsæt handlingen, og klik derefter på Gem.

8. Når du er færdig, kan du slå workflow-status til eller fra.

For at redigere eller slette en eksisterende handling eller tilføje en kommentar:

1. Naviger til dit workflow for ticket-pipeline
2. Klik på handlingsboblen for at redigere en eksisterende handling . Foretag ændringer i venstre panel, og klik derefter på Gem.
3. Klik påkommentarikonet comments for at give andre brugere en kommentar til en handling.Indtast din besked i dialogboksen, og klik på Kommentar.

4. Klik påikonet delete delete for at slette en handling. Du har to muligheder:
   • Slet kun denne handling: Sletter kun den valgte handling.
   • Delete this action and all after following actions: Sletter den valgte handling og alle handlinger under den.
5. Klik på Open in Workflows under handlingsboksene for at navigere til workflow-editoren (kunService Hub Professional eller Enterprise ). I workflow-editoren kan du tilføje flere handlinger og redigere workflowets indstillinger.

Bemærk: Som standard gælder ovenstående automatiserede handlinger ikke for live chat- eller Facebook Messenger-samtaler. Hvis du vil have billetautomatisering til live chat eller Facebook messenger, kan du oprette og tilpasse en arbejdsgang og tilpasse arbejdsgangens tilmeldingsudløsere til at omfatte samtaler, hvor kilden er lig med Chat.