Weiterleiten von E-Mails an eine gehostete E-Mail-Adresse im Konversationen-Postfach

Wenn Ihr Posteingang nicht von Office 365 oder Google gehostet wird oder Sie ein Google Groups-Konto, einen E-Mail-Alias oder ein freigegebenes Postfach (z. B. ein Microsoft 365-Postfach) verwenden, um mit Kontakten zu kommunizieren, richten Sie eine gehostete E-Mail im Posteingang für Konversationen ein, damit Sie E-Mails von Ihrem E-Mail-Client an den Posteingang weiterleiten können.

Wenn Sie beispielsweise eine Google Groups-Mailingliste haben, können Sie die von HubSpot gehostete E-Mail in Ihren Google Groups-Einstellungen hinzufügen, damit E-Mails, die an den Google Groups Account gesendet werden, im Posteingang der Conversations erscheinen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die gehostete E-Mail-Adresse in HubSpot einrichten und als Weiterleitungsadresse bei Ihrem E-Mail-Anbieter hinzufügen.

Bitte beachten Sie: HubSpot führt Sicherheitsprüfungen für eingehende E-Mails durch, um zu verhindern, dass Spam in Ihrem Posteingang für von HubSpot gehostete Conversations angezeigt wird. Einige E-Mails werden möglicherweise abgelehnt. Wenn Sie glauben, dass seriöse E-Mails abgelehnt werden, kontaktieren Sie Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass Ihr E-Mail-Server ordnungsgemäß konfiguriert ist.

Eine gehostete E-Mail-Adresse in HubSpot einrichten

Sie können eine gehostete E-Mail-Adresse in den Einstellungen Ihres Posteingangs anpassen. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
2. Klicken Sie unten links auf Posteingangseinstellungen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Kanäle auf Einen Kanal verbinden.
4. Klicken Sie auf Team E-Mail. 
5. Wählen Sie Andere mail account.
   
6. Passen Sie auf dem nächsten Bildschirm an, wie Absendername und -adresse angezeigt werden, wenn ein Kontakt eine E-Mail von Ihnen erhält:

Bitte beachten: Sie können nicht einen Absendernamen für mehr als eine gehostete E-Mail-Adresse verwenden. Die gehostete E-Mail-Adresse, die Sie verknüpfen, muss einen eindeutigen Wert für den Absendernamen aufweisen. 

• • Um den angezeigten Absendernamen anzupassen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Absendername“ und wählen Sie eine der Optionen aus.
    • Agent- und Unternehmensname: Wählen Sie diese Option aus, um den Namen und den Unternehmensnamen des Benutzers anzuzeigen. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.
    • Unternehmensname: Wählen Sie diese Option aus, um nur den Unternehmensnamen anzuzeigen. Geben Sie den Namen des Unternehmens in das Textfeld ein.
  • Um die Absenderadresse anzupassen, wählen Sie das Optionsfeld neben einer der Optionen aus.
    • Standard verwenden: Die Standardabsenderadresse für Nutzer in einem kostenpflichtigen Account erscheint als [Benutzername]@[subdomain]@.hs-inbox.com. Die Standardadresse für Benutzer der kostenlosen Funktionen wird angezeigt als [Benutzername]@[Subdomain].hubspot.inbox.com.
    • Absenderadresse anpassen: Geben Sie im Textfeld die E-Mail-Adresse ein, die angezeigt werden soll. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die nicht erkannt wird, müssen Sie überprüfen, ob Sie Zugriff auf diese Domain haben. Klicken Sie auf , um Ihre Domain zu verknüpfen und , um Ihre E-Mail-Versanddomain zu authentifizieren.

Bitte beachten: Mit einem Marketing Hub-, Sales Hub- oder Service Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account können Sie eine verknüpfte E-Mail-Versanddomäne als benutzerdefinierte Absenderadresse eingeben. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Versand-Domain verknüpfen. 

7. Um eine Team-E-Mail-Signatur in E-Mails zu berücksichtigen, die Sie über den Posteingang senden, klicken Sie auf „Teamsignatur hinzufügen“.
   • Passen Sie im Textfeld Ihre Team-E-Mail-Signatur im einfachen Editor an.
   • Verwenden Sie die Symbole am unteren Rand, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen oder ein Bild einzufügen. 
   • Um ein Personalisierungs-Token einzufügen, das mit dem vollständigen Namen oder dem Vornamen des Absenders gefüllt wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Token einfügen“ und wählen Sie „Vollständiger Name“ oder „Vorname“ aus. Wenn der Kontakt eine E-Mail von der Team-E-Mail-Adresse erhält, erscheint der Name des Benutzers, der die E-Mail gesendet hat, in der E-Mail-Signatur.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Standardmäßig erhalten eingehende Konversationen keine Zuweisung und müssen von Ihrem Team gesichtet werden. Wenn Sie die Konversation an bestimmte Benutzer und Teammitglieder weiterleiten möchten, aktivieren Sie den Schalter Automatisch Konversationen zuweisen.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuweisen zu“ und wählen Sie eine Routing-Option aus:
     • Agent für den Kundenservice: Weisen Sie einen KI-gestützten Agent für den Kundenservice zu, der Supportfragen beantwortet. Erfahren Sie mehr über den Agent für den Kundenservice.
     • Bestimmte Benutzer und Teams: Leiten Sie eingehende Konversationen an die ausgewählten Benutzer oder Teams weiter. Wählen Sie im Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer und Teams die Namen der Benutzer bzw. Teams aus.
     • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Leiten Sie eingehende Konversationen an den für einen Kontakt zuständigen Mitarbeiter weiter. Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden. Wenn der Eigentümer offline ist, wird die Conversation per E-Mail an den Eigentümer des Besuchers geschickt.
   • Standardmäßig werden eingehende Konversationen nur den Mitarbeitern zugewiesen, die verfügbar sind. Wenn keine Mitarbeiter verfügbar sind, wird die E-Mail-Konversation nicht zugewiesen. Sie können das Kontrollkästchen Nur verfügbaren Benutzern zuweisen deaktivieren, um die Zuweisung basierend auf der Mitarbeiterverfügbarkeit zu deaktivieren.
10. Um ein Ticket für eingehende Konversationen zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter Eingehende Konversationen als Support-Tickets behandeln . 
    • Um die Ticket-Eigenschaften anzupassen, klicken Sie auf Ticket bearbeiten .
    • Bearbeiten Sie die Eigenschaften im rechten Bereich und klicken Sie dann auf „Speichern“.
11. Bitte beachten: Alle Accounts, die nach dem 1. April 2024 erstellt wurden, können keine Tickets von Kanälen erstellen, die mit dem Postfach verknüpft sind. Erfahren Sie stattdessen, wie Sie Tickets im Helpdesk verwalten. Andernfalls können Sie das Postfach als gemeinsames Postfach verwenden. 
12. Klicken Sie auf „Weiter“.
13. Zeigen Sie im Feld Weiterleitungsadresse kopieren eine Vorschau Ihrer Weiterleitungsadresse an. Um die Weiterleitungsadresse zu bearbeiten, klicken Sie auf „Adresse anpassen“, bearbeiten Sie dann im Dialogfeld die Adresse und klicken Sie auf „Speichern“.
14. Bevor Sie E-Mails im Konversationen-Postfach empfangen können, müssen Sie die Weiterleitungsadresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters hinzufügen. 

Bitte beachten Sie: Sie können die Weiterleitungsadresse nach diesem Schritt nicht mehr bearbeiten. Nehmen Sie alle Änderungen vor, bevor Sie die Einrichtung Ihrer gehosteten E-Mail abschließen.

Weiterleitungsadresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters hinzufügen

Nachdem Sie Ihre gehostete E-Mail-Adresse in HubSpot eingerichtet haben, müssen Sie die gehostete E-Mail als Weiterleitungsadresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters hinzufügen. 

1. Klicken Sie in HubSpot neben der Weiterleitungsadresse auf Kopieren.
2. Um Anweisungen zum Hinzufügen Ihrer Weiterleitungsadresse anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „E-Mail-Anbieter auswählen“. Befolgen Sie die Schritte, um die Weiterleitungsadresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters hinzuzufügen. 

3. Wenn Ihr Anbieter nicht im Dropdown-Menü aufgeführt ist, sehen Sie die Liste der weiteren Anbieter unten an:
   • Gmail (Englisch)
   • Google Groups
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Blauer Gastgeber
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Registrieren.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Nachdem Sie die Weiterleitungsadresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters hinzugefügt haben, navigieren Sie zurück zu HubSpot und klicken Sie dann unten rechts auf „Verknüpfen & fertigstellen“.

Bitte beachten Sie: die maximale E-Mail-Größe für E-Mails, die an gehostete Posteingänge gesendet werden, beträgt 30 MB. Dies gilt auch für alle Anhänge in der E-Mail. 

Sie erhalten möglicherweise eine Benachrichtigung, dass eine Bestätigungs-E-Mail an Ihren gehosteten Posteingang gesendet wurde. Navigieren Sie zum Konversationen-Postfach in Ihrem Account, um den Bestätigungscode anzuzeigen und Ihre E-Mail zu verifizieren. Wenn Ihre gehostete E-Mail-Adresse erfolgreich verbunden ist, wird sie mit Ihren anderen verbundenen Team-E-Mail-Kanälen aufgelistet. Erfahren Sie, wie Sie auf E-Mails antworten , die an das Konversationen-Postfach weitergeleitet werden.

Bitte beachten: Wenn eine E-Mail an eine gehostete E-Mail-Adresse im Konversationen-Postfach weitergeleitet wird, ordnet HubSpot diese E-Mail standardmäßig dem Kontaktdatensatz mit der Absender-E-Mail-Adresse in der ursprünglichen E-Mail, nicht mit der E-Mail-Adresse der Weiterleitung zu. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mails korrekt Kontakten zugeordnet werden, wenn Sie eine automatisierte Weiterleitungsregel in Ihrem Postfach verwenden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Weiterleitungsregeln im Posteingangverwalten können.