So verwenden Sie Kontaktprofile mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot

Kontaktprofile werden in der rechten Seitenleiste in Ihrem Gmail-E-Mail-Konto angezeigt. Über Kontaktprofile können Sie Informationen zu Ihren Kontakten von deren Datensatz-CRM aufrufen, ohne den Posteingang verlassen zu müssen.

Sie können auch bestimmte Aktionen vom Abschnitt mit den Kontaktprofilen der Erweiterung abschließen, z. B. das Erstellen von Aufgaben oder Deals.

Durchsuchen der HubSpot-Kontaktdatenbank

Über die Kontaktprofile können Sie von Ihrem E-Mail-Konto aus Ihre Kontaktdatenbank in HubSpot durchsuchen:

• Melden Sie sich bei Gmail an.
• Klicken Sie im rechten Bereich Ihres Gmail-Posteingangs auf das HubSpot-Symbol sprocket.

Bitte beachten: Möglicherweise müssen Sie die rechte Seitenleiste in Ihrem Gmail-Posteingang wieder einblenden, um auf die Kontaktprofile zugreifen zu können. Wenn die Seitenleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie unten rechts auf Seitenleiste anzeigen.

• Um nach einem bestimmten Kontakt nach Name oder E-Mail-Adresse zu suchen, geben Sie dessen Namen oder E-Mail in die Suchleiste ein.

• Klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Der HubSpot-Kontaktdatensatz wird dann in der Seitenleiste angezeigt.
• Ihnen stehen außerdem in der Seitenleiste Ihre in HubSpot gespeicherten Filterkonfigurationen für das Durchsuchen der Kontaktdatenbank zur Verfügung. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Alle Kontakte“ und wählen Sie dann einen gespeicherten Filter aus.

Bitte beachten Sie: Wenn die Funktion DSGVO ist aktiviert in Ihrem Konto eingeschaltet ist, sind die Kontaktprofile in Ihrem Gmail-Posteingang immer aktiviert.

Kontakteigenschaften bearbeiten und zugehörige Aufgaben oder Deals erstellen

Informationen über den Kontakt, die im CRM gespeichert sind, werden auf der rechten Seite angezeigt, einschließlich des Bereichs Über , der Geschäfte, Aufgaben und Zeitleistenaktivitäten des Kontakts. Sie können die Eigenschaften des Kontakts bearbeiten, eine Aufgabe oder einen Deal erstellen oder einen Anruf direkt vom Kontaktprofil aus tätigen.

Bitte beachten Sie: NurAnrufe, E-Mails, E-Mail-Verfolgungsaktivitäten, Seitenaufrufe und Änderungen der Lebenszyklusphase werden imAbschnitt Zeitleiste des Kontaktprofilsangezeigt 

Um direkt zum Datensatz des Kontakts im CRM zu gelangen, klicken Sie unter dem Namen des Kontakts auf „Im CRM öffnen“ öffnen. Wenn sich ein Kontakt von Ihren E-Mails abgemeldet hat, sehen Sie eine Nachricht unter seiner E-Mail-Adresse.

Kontakteigenschaften bearbeiten

Sie können die Eigenschaften des Kontakts vom Kontaktprofil aus bearbeiten. Diese Änderungen werden dann auch für den Datensatz des Kontakts im CRM übernommen.

• Klicken Sie auf den Abschnitt „Über“, um ihn zu erweitern. Die hier aufgeführten Eigenschaften sind diejenigen, die in Ihrem HubSpot-Account als Standard angegeben sind.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Kontakteigenschaft und klicken Sie dann auf dasedit Bleistift-Symbol.

• Geben Sie einen neuen Wert für die Eigenschaft ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.

Aufgaben für einen Kontakt erstellen

Sie können eine Aufgabe erstellen, die dem Kontakt direkt aus dem Kontaktprofil zugeordnet wird.

• Klicken Sie im Kontaktprofil auf den Abschnitt „Aufgaben“, um ihn zu erweitern.
• Hier sehen Sie alle vorhandenen Aufgaben, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen wurden. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Aufgabe für den Kontakt zu erstellen.

• Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe aus.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Deals für einen Kontakt erstellen

• Klicken Sie im Kontaktprofil auf den Abschnitt „Deals“, um ihn zu erweitern.
• Die ersten 10 zugehörigen Angebote werden hier angezeigt. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um einen neuen Deal für den Datensatz zu erstellen.
• Geben Sie einen Wert für jedes Ihrer Pflichtfelder ein oder wählen Sie diesen aus. Sie können aktualisieren, welche Felder beim Erstellen eines neuen Deals angezeigt werden.
• Klicken Sie im Abschnitt „Deal verknüpfen mit“ auf das Dropdown-Menü „Kontakt“und wählen Sie die Kontrollkästchen für alle zusätzlichen Kontakte aus, die dem Deal zugeordnet werden sollen. Klicken Sie ggf. auf das Dropdown-Menü „Unternehmen“, um ein anderes Unternehmen auszuwählen, dem der Deal zugeordnet werden soll.
• Klicken Sie auf „Deal erstellen“.

Anruf tätigen

Sie können auch einen Anruf vom Kontaktprofil aus tätigen. Klicken Sie im Kontaktprofil auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Anruf“ aus. Sie werden zum Datensatz des Kontakts in HubSpot weitergeleitet, und das Fenster „Anruf“ wird geöffnet, damit Sie sofort mit dem Anruf beginnen können.

E-Mail-Empfänger als Kontakte hinzufügen

Wenn Sie jemandem, der sich nicht in Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank befindet, eine E-Mail senden möchten, klicken Sie im Kontaktprofil auf „Zu HubSpot hinzufügen“, um den Kontakt zu Ihrem HubSpot-Account hinzuzufügen. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, können Sie ihre Kontakteigenschaften in der Seitenleiste bearbeiten, ohne Ihr Gmail-Konto zu verlassen.

Wenn Sie die Einstellung „Automatisch mithilfe von HubSpot-AI Kontaktdaten aus E-Mails erfassen“ in Ihrem Account aktiviert haben, scannt die AI von HubSpot die E-Mail auf die Informationen des Kontakts. Wenn es Daten gibt, die nicht im Kontaktdatensatz gespeichert sind, füllt HubSpot die fehlenden Kontakteigenschaften mit Informationen aus der E-Mail aus. Vor dem Speichern in HubSpot können bei Bedarf jeden der Eigenschaftswerte überschreiben.

Fehlerbehebung bei Problemen mit Ihren Kontaktprofilen

Wenn Sie beim Versuch, Kontaktprofile anzuzeigen, immer eine Anmeldenachricht in der rechten Seitenleiste von Google Mail sehen, müssen Sie möglicherweise Änderungen an den Einstellungen Ihres Browsers und Posteingangs vornehmen.

Prüfen Sie zunächst Ihre Einstellungen für Cookies in Chrome:

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Chrome-Browsers auf das Menü „Einstellungen“ (drei Punkte oder drei horizontale Linien) und wählen Sie dann „Einstellungen“ aus.

• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Erweitert“.
• Klicken Sie im Abschnitt „Datenschutz und Sicherheit“ auf „Website-Einstellungen“. In älteren Versionen von Chrome heißen diese Inhaltseinstellungen.
• Klicken Sie auf „Cookies“.

• Vergewissern Sie sich, dass die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ deaktiviert ist. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

• Wenn Sie den Schalter „Drittanbieter-Cookies blockieren“ nicht deaktivieren können, klicken Sie auf „Hinzufügen“ im Abschnitt „Zulassen“ und fügen Sie [*.]getsidekick.com, [*.].hubspot.com und [*.]hsappstatic.net hinzu, um dieser ausdrücklich zu erlauben.
• Laden Sie Gmail daraufhin erneut.

• Öffnen Sie „Gmail“.
• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie dann „Einstellungen“ aus.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Labs“. 
• Suchen Sie nach „Vorschaufenster“ und deaktivieren Sie diese Funktion.

Wenn Sie weiterhin Schwierigkeiten beim Laden Ihrer Kontaktprofile haben, deaktivieren Sie alle anderen Labs-Funktionen. Erfahren Sie mehr über die Fehlerbehebung bei der Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales.