Pipeline Automatisierungen für Objekte einrichten

Lösen Sie automatisch Aktionen aus, z. B. das Erstellen von Aufgaben oder das Senden von Benachrichtigungen, wenn Datensätze Pipeline-Phasen oder Ticket-Status durchlaufen. So kann beispielsweise ein Ticket-Status automatisch auf Warten auf Kundin bzw. Kunde gesetzt werden, wenn ein Support-Mitarbeiter eine E-Mail vom Ticket aus sendet. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Automatisierungen auf der Grundlage von Pipeline-Phasen und Ticket-Status konfigurieren. 

Erfahren Sie stattdessen mehr über die Verwendung des vollständigen Workflow-Editors .

Bevor Sie loslegen

Automatisieren Sie Aktionen basierend auf den Pipeline-Phasen

Bitte beachten: Ihr Account kann personalisierte Namen für jedes Objekt verwenden (z. B. Opportunity anstelle von Deal). In diesem Artikel werden Objekte mit ihren HubSpot-Standardnamen bezeichnet. 

Erstellen Sie Automatisierungen für Deal-, Projekt-, Ticket-, Termin-, Kurs-, Listing-, Bestellungs-, Service-, Benutzer- und benutzerdefiniertes Objekt Pipeline Phasen. Erstellen Sie beispielsweise eine Aufgabe oder senden Sie eine interne Benachrichtigung, wenn sich die Phase eines Deals ändert.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann das Objekt aus, das die Pipeline enthält, die Sie verwenden möchten.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen der Pipeline, die automatisiert werden soll.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren.
7. Wenn reduziert, klicken Sie auf Workflows komplett neu erstellen , um den Abschnitt zu erweitern.
8. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein [Objektname] in eine neue Phase wechselt in der Phase, in der die Aktion ausgeführt werden soll, auf Workflow erstellen . Wenn die Phase bereits einen Workflow hat, klicken Sie stattdessen auf das + Workflow-Aktionssymbol .
9. Richten Sie im linken Bereich eine Aktion ein, z. B.:
   • Interne E-Mail-Benachrichtigung senden: Senden Sie eine interne Benachrichtigung an Benutzer oder Teams, wenn ein Datensatz in die Phase eintritt. Wählen Sie Interne E-Mail-Benachrichtigung senden aus. Richten Sie die Benachrichtigungsdetails ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Aufgabe erstellen: Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn ein Datensatz (z. B. ein Projekt) in eine bestimmte Phase eintritt. Wählen Sie Aufgabe erstellen aus. Geben Sie die Aufgabendetails ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   • Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen: Weisen Sie den Datensatz einem Benutzer oder Team mit Reihum-Verfahren, Lastausgleich oder zufälliger Auswahl zu. Konfigurieren Sie die Benutzer und die Rotationsmethode und klicken Sie dann auf Speichern.

Bestehende Pipeline-Automatisierungen verwalten

Bearbeiten, kommentieren oder löschen Sie vorhandene Aktionen in Ihrer Pipeline und aktivieren oder deaktivieren Sie den Workflow. Sie können den Workflow auch im vollständigen Workflow-Editor öffnen, um weitere Aktionen hinzuzufügen oder die Workflow-Einstellungen zu bearbeiten. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann das Objekt aus, das die gewünschte Pipeline enthält.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen der Pipeline, die Sie automatisieren möchten. 
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren.
7. Wenn reduziert, klicken Sie auf Workflows komplett neu erstellen , um den Abschnitt zu erweitern. 
8. Um eine bestehende Aktion zu bearbeiten, klicken Sie auf das Aktionsfeld. Nehmen Sie Ihre Änderungen im linken Bereich vor und klicken Sie dann auf Speichern. 
9. Um einen Kommentar für andere Benutzer zu einer Aktion zu hinterlassen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine vorhandene Aktion und klicken Sie dann auf das Kommentar-Symbol. Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie dann auf Kommentieren. 
10. Um eine Aktion zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Wählen Sie Diese Aktion löschen aus, um nur die ausgewählte Aktion zu löschen, oder wählen Sie Diese Aktion und alle folgenden Aktionen löschen aus, um die ausgewählte Aktion und alle folgenden Aktionen darunter zu löschen. 
11. Um im vollständigen Workflow-Editor zu öffnen, klicken Sie unterhalb der Aktionen der Phase auf In Workflows öffnen . Im Workflow-Editor können Sie weitere Aktionen hinzufügen und die Einstellungen des Workflows bearbeiten.
12.  Um den Workflow zu aktivieren oder zu deaktivieren, schalten Sie den Schalter Workflow ist [Status] ein .

Aktionen basierend auf dem Ticket-Status automatisieren

Ticket-Status von zugeordneten E-Mails konfigurieren

Sie können den Ticket-Status automatisch aktualisieren, wenn mit einem Ticket verknüpfte E-Mails gesendet oder empfangen werden. Dazu gehören vom Ticket aus gesendete E-Mails und Antworten von Kunden auf das Ticket. Der Ticket-Status ist die Standard-Eigenschaft von HubSpot für die Nachverfolgung von Tickets in Ihrer Pipeline (z. B. Unterstützungdes Kontaktstatus).

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen der Ticketpipeline, die Sie automatisieren möchten.
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren.
7. Wenn eingeklappt, klicken Sie auf Vorlage für Automatisierungen, um den Abschnitt zu erweitern.
8. Um die Ticketstatus-Automatisierung zu aktivieren, aktivieren Sie im Abschnitt Ticketstatus aktualisieren ein Kontrollkästchen, um einen Trigger zu aktivieren:
   • Eine E-Mail wird an einen Kunden gesendet: Der Ticketstatus ändert sich, wenn ein Benutzer eine E-Mail vom Ticketdatensatz aus an den Kontakt sendet.E-Mails, die vom Kontaktdatensatz aus gesendet werden, lösen keine Änderung des Ticket-Status aus.
   • Ein Kunde antwortet auf eine E-Mail: Der Ticketstatus ändert sich, wenn ein Kontakt auf denselben Thread antwortet, in dem das Ticket erstellt wurde. Wenn das Ticket geschlossen und dann wieder geöffnet wurde, werden alle neuen Threads auf dem Ticket auch im Ticketstatus aktualisiert. 

9. Um zu bearbeiten, in welchen Status das Ticket aufgrund des Triggers versetzt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf Aktion bearbeiten. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Status auswählen, wählen Sie einen Status aus und klicken Sie dann auf Speichern.
10. Um die Automatisierung des Ticket-Status zu deaktivieren, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Ticket-Status aktualisieren.

Standard-E-Mails für Tickets eingegangen und Ticket geschlossen bearbeiten

Passen Sie die von HubSpot bereitgestellten E-Mails für eingegangene Tickets oder angekreuzte geschlossene E-Mails an Ihre Marke und die Details Ihres Supportteams an. Die empfangenen Ticket und Ticket geschlossenen E-Mails sind transaktionsbezogen und werden an Nicht-Marketingkontakte gesendet.

So passen Sie die standardmäßigen automatisierten Ticket-E-Mails an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen einer Pipeline, die Sie automatisieren möchten.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Automatisieren und dann auf Workflows komplett neu erstellen , um den Abschnitt zu erweitern.
7. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion zu einem Ticketstatus hinzuzufügen.
8. Klicken Sie im linken Bereich auf E-Mail senden.
9. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Automatisierte E-Mail und wählen Sie dann Ticket eingegangen oder Ticket geschlossen aus.
   
   
10. Klicken Sie auf Bearbeiten , um den E-Mail-Inhalt, das Format, den Stil und die Sendeadresse im Marketing-E-Mail-Editor anzupassen.

Bitte beachten: Verwenden Sie eine mit dem Helpdesk verknüpfte Sendeadresse , damit die automatisierte E-Mail in der Helpdesk-Chronik angezeigt wird.

Benutzerdefinierte Ticket Automatisierung-E-Mails erstellen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Ticketpipeline-E-Mails ohne ein Marketing Hub Professional - oder Enterprise-Abonnement oder ein Add-on für Transaktions-E-Mails. Das bedeutet, dass benutzerdefinierte automatisierte Ticket-E-Mails an Nicht-Marketingkontakte gesendet werden.

So erstellen Sie eine benutzerdefinierte automatisierte Ticketpipeline-E-Mail:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie dann Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen einer Pipeline .
6. Klicken Sie auf den Tab Automatisieren.
7. Wenn reduziert, klicken Sie auf Workflows komplett neu erstellen, um den Abschnitt zu erweitern.
8. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion zu einem Ticketstatus hinzuzufügen.
9. Gehen Sie im linken Bereich folgendermaßen vor:
   •  Wählen Sie E-Mail senden aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Automatisierte E-Mail und wählen Sie dann Neue E-Mail erstellen aus. Es wird eine neue Registerkarte mit dem Marketing-E-Mail-Editor geöffnet.
10. Konfigurieren Sie den Inhalt der E-Mail.
11. Konfigurieren Sie den Betreff und die Absenderadresse der E-Mail. Verwenden Sie eine mit dem Helpdesk verknüpfte Sendeadresse , damit die automatisierte E-Mail in der Helpdesk-Chronik angezeigt wird.
    
    
12. Schließen Sie die Konfiguration der E-Mail ab.
13. Gehen Sie zurück zur Registerkarte "Ticket Automatisierung Pipeline".
14. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Automatisierte E-Mail und wählen Sie dann die soeben erstellte E-Mail aus.
15. Klicken Sie auf „Speichern“.

Benutzerdefinierte Aktionen in der Ticketpipeline konfigurieren

Richten Sie eine benutzerdefinierte Automatisierung basierend auf Änderungen am Wert der Ticket-Status-Eigenschaft ein, z. B. beim Senden einer E-Mail oder einer internen Benachrichtigung. Sie können auch erweiterte Aktionen wie Verzweigungen und Verzögerungen verwenden, um Datensätze durch verschiedene Aktionen weiterzuleiten.

So konfigurieren Sie Aktionen auf der Grundlage von Ticket-Status:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste im Abschnitt Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Tickets aus.
4. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
5. Klicken Sie auf den Namen einer Pipeline , die Sie automatisieren möchten.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Automatisieren und dann auf den Abschnitt Workflows komplett neu erstellen , um ihn zu erweitern.
7. Klicken Sie im Abschnitt Aktionen auslösen, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht auf das + plus-Symbol , um einem Ticket-Status eine Aktion hinzuzufügen.
8. Richten Sie im linken Bereich eine Workflow-Aktion ein (z. B. interne E-Mail-Benachrichtigung senden).
9. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Workflow ist [Status], um die Workflow zu aktivieren oder zu deaktivieren.
10. Nachdem Sie Ihre Aktionen eingerichtet haben, erfahren Sie, wie Sie Ihre Pipeline Automatisierungen verwalten.

Bitte beachten: Standardmäßig gelten die oben genannten automatischen Aktionen nicht für Livechat- oder Facebook Messenger-Konversationen. Um Ticket Automatisierung für Livechat oder Facebook Messenger zu haben, können Sie eine Workflow erstellen und anpassen und die Aufnahmetrigger von Workflow so anpassen, dass sie Konversationen enthalten, bei denen die Quelle gleich Chat ist.