Migrar contratos a HubSpot

Resumen

Migrar los contratos existentes desde un sistema antiguo a HubSpot para gestionar la facturación y la elaboración de informes de ingresos. La migración conserva los métodos de pago, el historial de contratos y los calendarios de pago a plazos futuros. Tras la migración, podrás utilizar HubSpot como fuente de referencia para los datos sobre los ingresos comprometidos. Obtén más información sobre cómo utilizar los contratos en HubSpot.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.

Comprender los requisitos

• Si eres superadministrador, puedes inscribir tu cuenta en la versión beta del programa «Migraciones de facturación a contratos de Revenue Hub ».

• Tu cuenta de HubSpot debe utilizar Stripe como opción de procesamiento de pagos. Si utilizas los pagos de HubSpot y deseas migrar los métodos de pago de una cuenta externa de Stripe a los pagos de HubSpot, rellena este formulario.

• Formatea el archivo CSV según el proceso de pago y la opción de continuidad de ingresos que selecciones. Obtén más información sobre cómo elegir el formato de migración más adecuado para tu empresa.

Limitaciones y consideraciones

• Si utilizas la continuidad de ingresos, prueba la importación en un entorno de pruebas. Si se importan datos incorrectos a tu cuenta, no podrás corregir los datos históricos de los informes de cascada de MRR.
• Una vez activado el contrato, HubSpot pasa a ser el sistema de referencia para la facturación. La migración no se puede deshacer. Cualquier modificación del contrato debe realizarse en HubSpot. Más información sobre cómo consultar y gestionar contratos.
• La migración no detiene la facturación en el sistema antiguo.

Elige el formato de migración

Antes de realizar la migración, selecciona un formato de migración en función de cómo quieras que HubSpot gestione los contratos tras la migración. El formato de la migración depende del proceso de recopilación y de si se desea incluir los eventos históricos de modificación de los contratos (por ejemplo, ampliaciones y reducciones).

Proceso de cobro de los pagos

• Pagos manuales: tras la migración, se generan facturas para que los compradores las paguen manualmente.
• Pagos automáticos: tras la migración, las facturas se cobran automáticamente mediante el pago que figura en el sistema.

Continuidad de los ingresos

• No hay continuidad en los ingresos: los contratos se importan sin que se produzcan cambios en los ingresos.
• Continuidad de los ingresos: utiliza las claves de rampa para agrupar los elementos de pedido en fases y mostrar los eventos de cambio (por ejemplo, expansiones y contracciones) en la cascada de MRR de HubSpot.
  • La continuidad de los ingresos conserva los eventos de variación de los ingresos recurrentes a efectos de la preparación de informes. No recrea facturas ni pagos históricos.
  • Si utilizas la continuidad de ingresos, prueba la importación en un entorno de pruebas.
  • Si se importan datos incorrectos a tu cuenta, solo podrás corregir los datos históricos de los informes de cascada de MRR eliminando el contrato asociado a dichos datos y volviéndolo a importar.

Rampas

Teclas de rampa

Las claves de rampa agrupan varias filas de elementos de pedido en fases. Las filas que comparten la misma clave de rampa representan un stream continuo y recurrente que varía con el tiempo.

En HubSpot, cada fase de la curva de crecimiento genera eventos de MRR (por ejemplo, nuevos negocios, expansión, contracción) al inicio de cada fase. La clave «ramp» puede ser cualquier cadena de texto (por ejemplo, ramp-a). Utiliza la misma cadena para cada fase de la misma rampa.

Cómo construir una rampa

Para migrar las rampas correctamente, estructúralas de la siguiente manera:

• Utiliza una clave de rampa para cada stream recurrente: asigna la misma clave de rampa a todas las fases de un mismo producto o servicio.
• Utiliza la misma clave para las fases sucesivas: si una fase sigue a otra para el mismo producto o servicio, utiliza la misma clave de rampa para ambas fases.
• Utiliza claves diferentes para productos simultáneos: si varios productos o servicios se lanzan de forma independiente durante el mismo periodo, asigna a cada uno una ramp_key_import_id.
• Deja el campo «clave» en blanco para los productos fijos: si un producto o servicio no cambia durante la vigencia del contrato, deja el ramp_key_import_id campo en blanco.
• Utiliza intervalos de fechas que no se solapen: los intervalos de fechas de las filas con la misma clave de rampa no pueden solaparse. En el caso de las fases continuas, comienza cada fase cuando finalice la anterior.
• Introduce el total de cada fase: cada fila correspondiente a una fase debe incluir la cantidad o el valor total de esa fase, no la variación respecto a la fase anterior. Por ejemplo, si la cantidad pasa de uno a dos, introduce 2 para la segunda fase, y no 1.
• Utiliza el ID de importación de la clave de rampa para agrupar fases: introduce el mismo valor en ramp_key_import_id para todos los elementos de pedido que pertenezcan a la misma rampa. Más información sobre cómo crear una propiedad de rampa personalizada.

Por ejemplo, en el caso de un contrato de 12 meses con un cambio de precio al cabo de tres meses:

Posibles formatos de migración

Ejemplos de importación de facturas mensuales y trimestrales

Comprende cómo se facturan los contratos mensuales y trimestrales tras su importación, en función de la fecha de entrada en vigor del contrato, la fecha de inicio del elemento de pedido, la duración y la fecha de inicio de facturación establecida.

Definiciones de propiedades

Ejemplos mensuales y trimestrales

Cuando la fecha de inicio de facturación anulada se sitúa entre dos fechas de cadencia, HubSpot pasa directamente a la siguiente fecha de cadencia programada posterior a la anulación. El punto de referencia de cadencia (fecha de inicio del elemento de pedido) nunca se modifica.

Ciclo de vida de una migración

A continuación, revisa el ciclo de vida completo de la migración de un contrato:

Prepárate para la migración

Antes de iniciar la migración, configura tu cuenta y prepara tu archivo CSV según el formato de migración seleccionado.

Crear propiedades personalizadas

Crea las propiedades personalizadas necesarias antes de importar tu archivo CSV. Las propiedades que debes crear dependen del formato de migración seleccionado. Más información sobre la creación de propiedades personalizadas.

Configurar el archivo CSV

Configura el archivo CSV que se utilizará con la herramienta de importación para migrar los contratos a HubSpot. A continuación, consulta el comportamiento de importación de campos específicos del CSV, descarga archivos CSV de ejemplo y consulta cómo debe formatearse un archivo CSV para la importación de contratos.

Tipos de elementos de pedido

Al importar contratos, cada fila del archivo CSV se trata como uno de los dos tipos de elementos de pedido, dependiendo de si se ha rellenado el campo «Producto ».

• Vinculado a un producto: el campo «Producto» contiene el ID de registro de un producto existente de HubSpot. Si algún campo compatible (como el modelo de precios, los niveles, el precio, la duración, la frecuencia de facturación o la categoría fiscal) se deja en blanco en el archivo CSV, la fila hereda esos valores del producto vinculado.

• Autónomo: el campo « »del producto se deja en blanco. La fila solo utiliza los valores proporcionados en el archivo CSV y el elemento « » de la línea no está vinculado a ningún producto de tu catálogo.

Nota: si una línea relacionada con un producto hace referencia a un producto recurrente pero los campos de recurrencia se dejan en blanco, puede heredar la configuración de frecuencia de facturación recurrente del producto, incluso si el cobro estaba previsto como único.

Contratos de duración indefinida

Un elemento de pedido recurrente permanente tiene una frecuencia de facturación recurrente y carece de plazo de vigencia. Se realiza la renovación automáticamente hasta que se cancele y no tiene fecha de finalización de la facturación periódica. Mientras el contrato esté vigente, la facturación continuará según la periodicidad establecida hasta que el contrato se cancele o se rescinda. La fecha de finalización del contrato, el valor total del contrato y el valor anual del contrato pueden quedar en blanco, mientras que el MRR actual y los ingresos recurrentes anuales se siguen calculando.

Modelos de fijación de precios

Al importar contratos, es posible que se apliquen los modelos de precios y los niveles existentes, dependiendo de si se ha rellenado el campo «Precio unitario ».

• Si el campo «Producto» contiene un ID válido de registro de producto de HubSpot y el campo«Precio unitario» está vacío, el producto importado utilizará el modelo de precios y los niveles de precios existentes.
• Si el campo «Producto» contiene un ID válido de registro de producto de HubSpot y el campo «Precio unitario» está rellenado, la fila mantiene su asociación con el producto y utiliza la cantidad introducida como precio fijo. No se modifican los modelos de precios ni los niveles de tarificación actuales del producto.

Condiciones de pago

Al importar contratos, si no añades la propiedad de factura «hs_net_payment_terms» a tu archivo CSV, el plazo de pago neto se establecerá por defecto en 0 (a pagar al recibirla), independientemente de la configuración predeterminada de las facturas de tu cuenta. Para utilizar condiciones de pago diferentes, incluye la propiedad en tu archivo CSV con el valor deseado (por ejemplo, un valor de0 establece que las facturas venzan en el momento de su recepción). Un valor de30 establecería que las facturas tengan condiciones de pago a 30 días netos).

Impuesto sobre las ventas automatizado

Si resides en EE. UU. o Canadá y quieres calcular los impuestos sobre las ventas de forma automática, configura la aplicación automática de los impuestos sobre las ventas en los ajustes de tu cuenta antes de importar los contratos.

Archivos CSV de ejemplo

Utiliza los archivos CSV de ejemplo que figuran a continuación como guía para la migración.

Nota: Los archivos CSV se incluyen únicamente a título ilustrativo. Sustituye las fechas de ejemplo, los identificadores, los ID de producto, los datos de contacto, las cantidades, las divisas y cualquier entrada «import_unique_id» del archivo CSV. Comprueba las propiedades asignadas y los borradores antes de continuar con la migración.

Formato CSV

Tu archivo CSV debe incluir las siguientes columnas y propiedades de HubSpot.

Migrar contratos

Comienza la migración de los contratos, incluyendo pruebas de localización antes de iniciar la migración definitiva.

Pruebas de localización antes de la migración

Si atiendes a clientes de diferentes idiomas y regiones, se recomienda llevar a cabo una migración piloto por idioma, región y divisa. Una vez confirmada la migración correcta, podrás anular facturas y rescindir contratos .

1. Añade los contratos a un archivo CSV. Más información sobre cómo configurar un archivo CSV para su importación.
2. Inicia y finaliza la migración.
3. Espera a que se generen las facturas correspondientes al contrato.
4. Comprueba que la factura sea correcta. Más información sobre la gestión de facturas:
   • Abre la factura en una nueva pestaña del navegador.
   • Descarga la factura en formato PDF.
   • Envía la factura a una dirección de correo electrónico interna.
5. En cada caso, comprueba las etiquetas traducidas, las fechas, los números, los símbolos de divisa, la representación de los caracteres, el remitente, el destinatario y los enlaces. 

Ten en cuenta que se trata de una prueba piloto completa, no de una función de vista previa previa a la activación.

Iniciar la migración

Una vez que hayas configurado tu archivo CSV, podrás empezar a migrar los contratos a HubSpot. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Importar.
3. En la sección Importar un archivo , haga clic en Importar datos.
4. Haz clic en Importaciones avanzadas (todos los objetos).
5. En la sección «Objetos», haz clic en «Contratos». Los objetos «contactos» y «elementos de pedido» se seleccionan automáticamente. También puedes importar otros objetos (por ejemplo, empresas y negocios) al mismo tiempo. Más información sobre cómo importar varios objetos.
6. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
7. Haz clic en el menú desplegable «Elige cómo importar los contactos » y selecciona una opción:
   • Solo crear nuevos contactos: crear nuevos registros de contacto para los contactos importados.
   • Crear y actualizar contactos existentes: crearnuevos registros de contacto cuando un contacto no exista en el CRM. Actualiza un contacto si ya existe. Si seleccionas esta opción, cada registro deberá tener un identificador único.
8. Haz clic en el menú desplegable«Elegir cómo importar elementos de pedido » y selecciona «Crear solo nuevos elementos de pedido». 

Nota: si seleccionas«Crear y actualizar» para elementos de pedido sin un identificador único, es posible que se fusionen elementos de pedido idénticos de distintos contratos, lo que provocaría que algunos contratos quedaran sin los productos asociados. Se recomienda seleccionar«Crear nuevos elementos de pedido » para evitar la fusión.

9. Configure cómo desea importar sus datos:
   • Subir un archivo: arrástralo y suéltalo, o haz clic en «Seleccionar un archivo» y, a continuación, selecciona el archivo que deseas importar.
   • Copiar y pegar: haz clic en «Pegar» directamente desde tu hoja de cálculo y pega tus datos. Los datos deben copiarse de un archivo de hoja de cálculo (por ejemplo, Numbers, Google Sheets).
   • Idioma: si vas a importar datos en un idioma distinto al predeterminado, haz clic en el menú desplegable «Selecciona el idioma de los encabezados de las columnas de tu archivo» y selecciona el idioma. Seleccionar el idioma correcto permite a HubSpot ajustar mejor los encabezados de columna a las propiedades predeterminadas existentes. Si no hay coincidencias en el idioma que hayas seleccionado, HubSpot buscará una propiedad en inglés para hacer la coincidencia.
10. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
11. Asigna las columnas del archivo de importación a las propiedades de HubSpot. Más información sobre las asignaciones de propiedades CSV.
12. En la parte inferior derecha, haz clic en Siguiente.
13. En el campo «Nombre de la importación », introduce un nombre para la importación.
14. Haz clic en el menú desplegable «Seleccionar la base jurídica para el tratamiento de los datos de un contacto » y selecciona una base jurídica. Más información sobre cómo realizar un seguimiento de la base jurídica del tratamiento de datos en HubSpot.
15. Haz clic en el menú desplegable «Formato de fecha » y selecciona un formato de fecha.
16. Haz clic en el menú desplegable «Zona horaria » y selecciona una zona horaria.
17. Haz clic en el menú desplegable «Formato numérico » y selecciona un formato numérico.
18. Marca la casilla de verificación «Establecer estos contactos como contactos de marketing» si deseas interactuar con los contactos importados mediante las herramientas de marketing de HubSpot. Más información sobre los contactos de marketing.
19. Marca la casilla de verificación «Enriquecer registros » para enriquecer los registros durante la importación. Más información sobre el enriquecimiento de datos de contacto y de empresas.
20. En la esquina inferior derecha, haz clic en «Finalizar importación».
21. Continúa para completar la migración.

Revisar los problemas de formato

Una vez que hagas clic en «Finalizar importación», los contratos importados se crearán como borradores. Revisa los problemas de formato de los contactos y los errores en las filas antes de completar la migración:

Nota: una línea de facturación programada cuyo número de factura sea «--» es un asiento previsto. Las facturas generadas reciben un número y se indexan junto con el resto de registros de facturas.

1. Para corregir los problemas de formato, en la sección «Corregir datos importados» , haz clic en el valor (por ejemplo, 1) que aparece en «Problemas de formato de [Objeto]».
   
   
2. En «Problemas de formato», haz clic en«Ver problemas».
   
   
3. En la tabla, revisa los problemas y las soluciones propuestas:
   • Para editar la corrección propuesta, en la columna «Corrección propuesta» , haz clic en elicono «Editar» e introduce unnuevo valor.
   • Para aceptar todas las correcciones propuestas, haz clic en«Aceptar todo».
   • Para rechazar todas las correcciones propuestas, haz clic en«Rechazar todo».
   • Para aceptar o rechazar una corrección propuesta para una fila concreta, en la columna«Acciones» , haz clic en«Aceptar » o«Rechazar».
   • Para eliminar el registro de la importación, en la columna«Acciones» , haz clic en«Más» y, a continuación, selecciona«Eliminar este registro».
4. Vuelve a tu importación:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Integración de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Integración de datos.
   • En la tabla «Monitorizar tus importaciones» & , haz clic en elnombre de la importación.

Finalizar la migración

Nota: los usuarios con permisos para ver, crear, editar o eliminar contratos pueden ver los contratos que se han importado pero que aún no se han migrado. Los usuarios con permisos para crear, editar o eliminar contratos pueden validar, editar, migrar y eliminar los borradores de contratos creados a partir de la importación.

1. Haz clic en «Completar la migración».
   
   
2. Revisa los contratos que requieran atención. Para descargar los errores en un archivo CSV, haz clic en «Descargar errores como CSV», situado en la esquina superior derecha.
3. Para corregir los errores, en la columna «Error» , haz clic en«Actualizar [propiedad]». 
   
   
4. En el cuadro de diálogo, actualiza las propiedades necesarias y, a continuación, haz clic en«Revalidar contrato».
5. El contrato revalidado pasará a la pestaña«Listo para migrar ».
6. Cuando hayas revisado todos los contratos que requieran tu atención, haz clic en la pestaña«Listo para migrar ».
7. Se recomienda revisar las siguientes propiedades de los contratos antes de finalizar la migración:
   • Proceso de cobros
   • Método de pago
   • Fechas
   • Asociaciones de productos
   • Elementos de línea
   • Programación
   • Configuración fiscal
8. Para modificar la fecha de inicio de la facturación o el ID de referencia del método de pago externo, haz clic en el icono «Editar»( ).

Ten en cuenta que solo puedes actualizar la «Modificación de la fecha de inicio de facturación» y el «hs_external_payment_method_reference_id»si el contrato no tiene facturas de pago ni pagos.

9. En el cuadro de diálogo:
   • En el campo «Anulación de la fecha de inicio de la facturación», haz clic en elselector de fechas y selecciona unafecha.
   • En elcampo «ID del método de pago », introduce unID de método de pago.
   • Haz clic en«Revalidar contrato».
10. El contrato pasará a la pestaña«Listo para migrar» una vez que se haya revalidado.
    
    
11. Como último paso antes de la migración, revisa lo siguiente:
    1. La última factura del contrato anterior.
    2. La primera factura de HubSpot.
    3. Cualquier cuenta por cobrar pendiente.
    4. Cancelación de la suscripción anterior, cuando proceda.
    5. Reclamación de pago.
    6. Correos electrónicos con facturas.
    7. Verificación de la integración contable. Obtén más información sobre cómo conectar QuickBooks Online y Xero a HubSpot. 
12. En la esquina superior derecha, haz clic en«Migrar [x] contratos».
    
    
13. En el cuadro de diálogo, revisa las condiciones de la migración, marca la casilla de verificación«Entiendo y acepto » y, a continuación, haz clic en«Confirmar migración».
14. Los contratos se importarán y comenzará la facturación, según el formato de migración elegido. Más información sobre cómo consultar y gestionar contratos.

Solución de problemas

Repasa los errores más comunes que se producen al importar datos y los pasos para solucionarlos. Si te aparece otro error, revisa el formato del archivo CSV y las asignaciones de propiedades y, a continuación, vuelve a intentar la importación.

El ID del método de pago de Stripe no es válido o falta

Este error se produce cuando se selecciona la opción de pagos automáticos como método de cobro, pero no se ha añadido el identificador del método de pago de Stripe al archivo CSV.

Para solucionar este error, puedes hacer una de estas dos cosas:

• Cambia las entradas de pagos automáticos por pagos manuales.
• Añade un identificador de método de pago de Stripe para que se generen automáticamente los asientos de pago en el archivo CSV.

Se ha detectado un «import_unique_id» duplicado de un intento anterior

Si una importación falla, es posible que HubSpot registre igualmente los import_unique_id valores de la importación fallida.

Para solucionar este error:

1. Actualiza tu archivo CSV con los nuevos ID.
2. Importa el archivo CSV actualizado.

Glosario

Revisa las siguientes condiciones antes de migrar los contratos a HubSpot.