Registros coincidentes en la sincronización de datos

Hacer coincidir los registros con precisión en una sincronización de datos de es importante para garantizar que tus registros estén actualizados tanto en tu cuenta de HubSpot como en tu aplicación de terceros. Hay tres formas de hacer coincidir registros en una sincronización de datos:

• Ajustes por defecto
• Elija sus campos
• No emparejar

Nota: las opciones anteriores no están disponibles para todas las aplicaciones u objetos de sincronización de datos. 

Para seleccionar con qué método emparejar sus registros:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Integraciones.
• Haga clic en una sincronización de datos aplicación. 
• Haga clic en [objeto] sync. 
• En la pestaña Configure, vaya a la sección Record matching . 

Ajustes por defecto

Con la configuración predeterminada, se utilizan las siguientes propiedades para hacer coincidir los registros en la sincronización de datos:

• Contactos o Leads: Dirección de correo electrónico
• Empresas: Nombre de la empresa y/o dominio de la empresa
• Productos: SKU o Nombre. 

Por ejemplo, si tienes productos con nombres diferentes pero con el mismo SKU en tu cuenta de HubSpot y en tu otra aplicación, puedes utilizar el SKU para hacer coincidir los registros y garantizar la coherencia y la precisión. 

La coincidencia se produce independientemente de cualquier asignación de campos o filtros que haya configurado. Por ejemplo, si elige hacer coincidir productos en función de su SKU y desactiva la asignación del campo SKU, los registros se seguirán haciendo coincidir utilizando la propiedad SKU. 

Elija sus propios campos para emparejar

Con esta opción, puede seleccionar qué propiedades deben utilizarse como identificador para los registros coincidentes. Por ejemplo, puedes elegir cualquier campo de tu otra aplicación para asignarlo a cualquier propiedad de HubSpot. Esto te da más control sobre la sincronización.

HubSpot utilizará sólo la propiedad seleccionada para hacer coincidir los registros, lo que puede dar lugar a que los registros no coincidan como se esperaba.

Por ejemplo, si elige la propiedad URL del sitio web para que coincida con los registros de una sincronización de empresas en lugar de utilizar la propiedad predeterminada Nombre de dominio de la empresa:

• Puede hacer que empresas con diferentes propiedades Nombre de dominio de la empresa coincidan porque tienen la misma propiedad URL del sitio web. En este caso, elija en la sección Resolución de conflictos de datos la aplicación que sustituirá a la otra y decida qué información se conserva. 
• También puede hacer que empresas con el mismo Nombre de dominio de la empresa pero diferentes valores para URL del sitio web no coincidan, y por lo tanto causen un duplicado aparente. Esto se debe a que la sincronización se basa en la concordancia para decidir si debe crearse un nuevo registro. 

Nota: si selecciona esta opción, sólo se aplicará a los registros que aún no se hayan emparejado. 

Aclaración sobre el identificador de coincidencia

Debes revisar HubSpot y tu otra aplicación para decidir qué propiedades compartidas utilizar para la sincronización de datos para emparejar registros. Una vez emparejados los registros, la sincronización de datos se basa en los ID de registro para mantener una sincronización en tiempo real.

• Cuando se encuentra una coincidencia basada en la propiedad elegida: la sincronización no creará un nuevo registro en el otro lado. En su lugar, creará un emparejamiento entre estos dos ID de registro distintos (almacenando ese par de ID de registro) y mantendrá la sincronización de estos registros en adelante.
• Si no se encuentra ninguna coincidencia: la sincronización creará un nuevo registro en el otro lado. La sincronización de datos almacenará el ID de registro del registro recién creado (emparejado con el ID de registro inicial) y mantendrá una sincronización de estos registros en adelante.

Por lo tanto, sólo debe elegir un ID de registro como identificador coincidente si ya ha sincronizado esos ID de registro respectivos con la otra aplicación. Esto los convertiría en una propiedad compartida.

No emparejar

Esta configuración evita que HubSpot haga coincidencias de registros. Dependiendo de la dirección de sincronización, todos los registros se sincronizarán desde HubSpot a la otra aplicación, o viceversa. Esta sincronización tiene en cuenta los filtros configurados en la pantalla Limit de la sincronización. 

Esta configuración se recomienda si desea realizar una sincronización inicial de todos los datos de una aplicación a otra. Esto permitirá que los registros duplicados se sincronicen y no se produzca ninguna fusión de registros. Si ya tienes registros tanto en HubSpot como en tu otra aplicación, esto puede hacer que la sincronización de registros falle. Por ejemplo, HubSpot impedirá que los registros con la misma dirección de correo electrónico se sincronicen entre sí. 

Prevención de duplicados

Para evitar que los registros duplicados se sincronicen en tu cuenta de HubSpot o en tu otra app, se recomienda establecer filtros en la configuración de la sincronización de datos. Los filtros limitan los registros que se incluyen en la sincronización. Puede configurar filtros en la pantalla Límite , en la sección Filtros. Revise cómo configurar los filtros aquí.