Records matchen in gegevenssynchronisatie

Het nauwkeurig matchen van records in een gegevenssynchronisatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat je records up-to-date zijn in zowel je HubSpot-account als je app van derden.

Er zijn drie manieren om records te matchen in een gegevenssynchronisatie:

• Standaardinstellingen
• Kies je velden
• Niet matchen

Let op: de bovenstaande opties zijn niet beschikbaar voor elke app of elk object voor gegevenssynchronisatie.

Om te selecteren met welke methode je je records wilt matchen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op de app waarvoor u de recordmatching wilt instellen.
3. Klik op het tabblad CRM-synchronisaties .
4. Klik op de [object] sync voor het object dat u wilt synchroniseren.
5. Navigeer op de pagina Configureren naar Recordmatching.

Standaardinstellingen

Met standaardinstellingen worden de volgende eigenschappen gebruikt om records te matchen in gegevenssynchronisatie:

• Contactpersonen of leads: e-mailadres
• Bedrijven: bedrijfsnaam of bedrijfsdomeinnaam
• Producten: SKU of naam

Als je bijvoorbeeld producten hebt met verschillende namen maar dezelfde SKU in je HubSpot account en je andere app, kun je de SKU gebruiken om ze te matchen. Dit helpt om je records consistent en nauwkeurig te houden.

Het matchen gebeurt los van veldtoewijzingen of filters die je hebt ingesteld. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om producten te matchen op basis van hun SKU en je schakelt de toewijzing van het SKU-veld uit, dan worden records nog steeds gematcht op basis van de SKU-eigenschap.

Opmerking: de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam moet worden gedefinieerd in een standaardveldtoewijzing om te worden gebruikt als een identificatie voor ontdubbeling.

Kies je eigen velden om op te matchen

Met deze optie kun je kiezen welke eigenschappen moeten worden gebruikt als identifier voor matchende records. Je kunt bijvoorbeeld elk veld uit je andere app kiezen om te matchen met elke eigenschap in HubSpot. Dit geeft je meer controle over de synchronisatie.

Let op: alleen tekstvelden kunnen worden geselecteerd als unieke identifiers.

HubSpot zal alleen de geselecteerde eigenschap gebruiken om records te matchen, wat kan resulteren in records die niet matchen zoals verwacht.

Bijvoorbeeld, als je de Website URL eigenschap kiest om records in een bedrijfssync te matchen in plaats van de standaard Bedrijfs domeinnaam eigenschap te gebruiken:

• Bedrijven met verschillende eigenschappen voor bedrijfsdomeinnamen kunnen overeenkomen omdat ze dezelfde eigenschap Website URL hebben. In dit geval kunt u in het gedeelte Gegevensconflictoplossing de app kiezen om prioriteit aan te geven als het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie heeft.
• Bedrijven met dezelfde bedrijfsdomeinnaam maar verschillende waarden voor Website URL komen mogelijk niet overeen. Dit kan een dubbele record veroorzaken, omdat de synchronisatie afhankelijk is van de match om te beslissen of een nieuwe record moet worden aangemaakt.

Let op: als je deze optie selecteert, is dit alleen van toepassing op records die nog niet gematcht zijn.

Identificatie voor matchen verduidelijken

Het wordt aanbevolen om HubSpot en je andere app te bekijken om te beslissen welke gedeelde eigenschappen je wilt gebruiken voor gegevenssynchronisatie om records te koppelen. Zodra records zijn gekoppeld, vertrouwt gegevenssynchronisatie op record-ID's om een live synchronisatie te onderhouden.

• Als er een match wordt gevonden op basis van de gekozen eigenschap, maakt de synchronisatie geen nieuw record aan in de andere app. In plaats daarvan wordt er een koppeling gemaakt tussen de twee record-ID's (waarbij dat paar record-ID's wordt opgeslagen) en worden ze verder gesynchroniseerd.
• Als er geen match wordt gevonden, maakt de synchronisatie een nieuw record in de andere app. De gegevenssynchronisatie slaat de record-ID van de nieuw aangemaakte record op (gekoppeld aan de oorspronkelijke record-ID) en houdt de twee records synchroon.

Daarom zou je alleen een record-ID als overeenkomstige identifier moeten kiezen als je die respectievelijke record-ID's al hebt gesynchroniseerd met de andere app. Dit maakt ze dan een gedeelde eigenschap.

Niet koppelen

Deze instelling voorkomt dat HubSpot records matcht. Afhankelijk van de synchronisatierichting worden alle records gesynchroniseerd van HubSpot naar de andere app, of andersom. Deze synchronisatie houdt rekening met filters die zijn ingesteld in de sectie Beperkingen van de synchronisatie.

Deze instelling wordt aanbevolen als je een eerste synchronisatie wilt doen van alle gegevens van de ene app naar de andere. Hierdoor kunnen dubbele records worden gesynchroniseerd en zullen er geen records worden samengevoegd. Als je al records hebt in zowel HubSpot als je andere app, kan dit ervoor zorgen dat de recordsynchronisatie mislukt. HubSpot zal bijvoorbeeld voorkomen dat records met hetzelfde e-mailadres met elkaar worden gesynchroniseerd.

Duplicaat voorkomen

Om te voorkomen dat dubbele records worden gesynchroniseerd met je HubSpot account of je andere app, is het aan te raden om filters in te stellen in het gedeelte Beperking van je gegevenssynchronisatieconfiguratie. Filters beperken welke records worden meegenomen in de synchronisatie. Meer informatie over het instellen van filters.