Records matchen in gegevenssynchronisatie

Het nauwkeurig matchen van records in een gegevenssynchronisatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat je records up-to-date zijn in zowel je HubSpot-account als je app van derden. Er zijn drie manieren om records te matchen in een gegevenssynchronisatie:

• Standaardinstellingen
• Kies je velden
• Niet matchen

Let op: de bovenstaande opties zijn niet beschikbaar voor elke app of elk object voor gegevenssynchronisatie.

Om te selecteren met welke methode je je records wilt matchen:

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op een gegevenssynchronisatie app.
• Klik op [object] synchroniseren.
• Navigeer op het tabblad Configureren naar de sectie Recordmatching .

Standaard instellingen

Met standaardinstellingen worden de volgende eigenschappen gebruikt om records te matchen in gegevenssynchronisatie:

• Contactpersonen of Leads: E-mailadres
• Bedrijven: Bedrijfsnaam en/of bedrijfsdomeinnaam
• Producten: SKU of naam.

Als je bijvoorbeeld producten hebt met verschillende namen maar dezelfde SKU in je HubSpot account en je andere app, kun je de SKU gebruiken om records te matchen om consistentie en nauwkeurigheid te garanderen.

Het matchen gebeurt los van veldtoewijzingen of filters die je hebt ingesteld. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om producten te matchen op basis van hun SKU en je schakelt de toewijzing van het SKU-veld uit, dan worden records nog steeds gematcht op basis van de SKU-eigenschap.

Kies je eigen velden om op te matchen

Met deze optie kun je kiezen welke eigenschappen moeten worden gebruikt als de identificatie voor het matchen van records. Je kunt bijvoorbeeld elk veld uit je andere app kiezen om te koppelen aan elke eigenschap in HubSpot. Dit geeft je meer controle over de synchronisatie.

HubSpot zal alleen de geselecteerde eigenschap gebruiken om records te matchen, wat kan resulteren in records die niet matchen zoals verwacht.

Bijvoorbeeld, als je de Website URL eigenschap kiest om records te matchen in een bedrijfssynchronisatie in plaats van de standaard Domeinnaam van het bedrijf eigenschap te gebruiken:

• Hierdoor kunnen bedrijven met verschillende eigenschappen voor de Domeinnaam van het bedrijf overeenkomen omdat ze dezelfde eigenschap Website URL hebben. Kies in dit geval de toepassing in het gedeelte Gegevensconflictoplossing die de andere zal vervangen en beslis welke informatie wordt bewaard.
• Het kan ook voorkomen dat bedrijven met dezelfde Bedrijfsdomeinnaam maar verschillende waarden voor Website URL niet overeenkomen en zo een schijnbaar duplicaat veroorzaken. Dit komt omdat de synchronisatie afhankelijk is van het matchen om te beslissen of er een nieuw record moet worden aangemaakt.

Let op: als je deze optie selecteert, is deze alleen van toepassing op records die nog niet gematcht zijn.

Matching Identifier opheldering

Je moet HubSpot en je andere app bekijken om te beslissen welke gedeelde eigenschappen je wilt gebruiken voor gegevenssynchronisatie om records te koppelen. Zodra records zijn gekoppeld, vertrouwt gegevenssynchronisatie op de record-ID's om een live synchronisatie te onderhouden.

• Als er een match wordt gevonden op basis van de gekozen eigenschap: maakt de synchronisatie geen nieuw record aan de andere kant. In plaats daarvan wordt er een koppeling gemaakt tussen deze twee verschillende record-ID's (waarbij dat paar record-ID's wordt opgeslagen) en blijft de synchronisatie van deze records doorgaan.
• Als er geen match wordt gevonden: maakt de synchronisatie een nieuw record aan de andere kant. De gegevenssynchronisatie slaat de record-ID van de nieuw aangemaakte record op (gekoppeld aan de oorspronkelijke record-ID) en onderhoudt de synchronisatie van deze records in de toekomst.

Daarom zou je alleen een record-ID als overeenkomstige identifier moeten kiezen als je die respectievelijke record-ID's al hebt gesynchroniseerd met de andere app. Dit maakt ze dan een gedeelde eigenschap.

Niet koppelen

Deze instelling voorkomt dat HubSpot records matcht. Afhankelijk van de synchronisatierichting worden alle records gesynchroniseerd van HubSpot naar de andere app, of andersom. Deze synchronisatie houdt rekening met filters die zijn ingesteld op het scherm Limiet van de synchronisatie.

Deze instelling wordt aanbevolen als je een eerste synchronisatie wilt doen van alle gegevens van de ene app naar de andere. Hierdoor worden dubbele records gesynchroniseerd en worden records niet samengevoegd. Als je al records hebt in zowel HubSpot als je andere app, kan dit ervoor zorgen dat de recordsynchronisatie mislukt. HubSpot zal bijvoorbeeld voorkomen dat records met hetzelfde e-mailadres met elkaar worden gesynchroniseerd.

Duplicaat voorkomen

Om te voorkomen dat dubbele records worden gesynchroniseerd met je HubSpot account of je andere app, is het aan te raden om filters in te stellen in je gegevenssynchronisatieconfiguratie. Filters beperken welke records worden meegenomen in de synchronisatie. Je kunt filters instellen op het scherm Beperken , in de sectie Filters. Bekijk hier hoe je filters instelt.