Tehtävien tarkastelu, suorittaminen, muokkaaminen tai poistaminen

Kun olet luonut tehtäviä, voit tarkastella, muokata, täydentää tai poistaa tehtäviäsi HubSpot-tilisi eri paikoista. Hakemistosivulla voit suodattaa tehtäviä ominaisuuksien perusteella, tallentaa suodattimet näkymiksi, joihin voit palata, ja suorittaa tehtäviä selkä kerrallaan mistä tahansa näkymästä. Käyttäjät, joilla on Super admin -oikeudet, voivat hallita, millä käyttäjillä on oikeus tarkastella ja muokata tehtäviä.

Voit myös valita, että saat joka arkipäivä sähköpostitse yhteenvedon erääntyneistä tehtävistä. Jos käytät mobiililaitetta, opettelekäyttämään tehtäviä HubSpotin mobiilisovelluksessa.

Tehtävien tarkastelu ja suodattaminen

Suodata tehtäviä ja tallentaa näkymiä

Voit suodattaa tehtäviä tiettyjen kriteerien perusteella ja tallentaa suodattimia, joita käytät usein uudelleen näkyminä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.
• Oletusarvoisesti, kun siirryt ensimmäisen kerran tehtäviin, näytetään sinulle osoitetut tehtävät. Voit muokata oletusnäkymääsi. Voit avata toisen näkymän:

  • Voit avata kiinnitetyn näkymän napsauttamalla näkymän välilehteä.

  • Jos haluat avata näkymän, jota ei näytetä välilehdellä, napsauta + Lisää näkymä ja valitse sitten näkymä pudotusvalikosta.

  • Voit luoda näkymän napsauttamalla + Lisää näkymä ja valitsemalla sitten Luo uusi näkymä. Kirjoita valintaikkunassa näkymän nimi, valitse näkyvyysasetus ja napsauta sitten Tallenna.

• Voit suodattaa nopeasti haluamasi tehtävät napsauttamalla oletusarvoista pudotusvalikkoa:

• • Vastaanottaja: valitse valintaruudut käyttäjien nimien vieressä. Voit myös valita Ei osoittajaa -valintaruudun, jos haluat tarkastella tehtäviä, joita ei ole osoitettu millekään HubSpot-käyttäjälle. Käyttäjäoikeuksistasi riippuen et ehkä voi tarkastella muiden käyttäjien tehtäviä.
  • Tehtävän tyyppi: valitse puhelu, sähköposti tai tehtävä.
  • Eräpäivä: valitse nykyiseen päivämäärään perustuva aikaväli (esim.huomenna, ensi kuussa).
  • Jono: Valitse olemassa olevista tehtäväjonoista.
• Jos haluat lisätä tai muokata muita suodattimia, valitse Lisää suodattimia. Oikeassa paneelissa:
  • Jos haluat muokata olemassa olevaa suodatinta, napsauta suodatinta.
  • Jos haluat lisätä uuden suodattimen, valitse AND ja valitse sitten tehtävän ominaisuus.
  • Aseta kriteerit ja napsauta sitten Käytä suodatinta.

• • Jos haluat poistaa olemassa olevan suodattimen, siirrä hiiren kursori suodattimen päälle ja valitse sitten delete Poista.
  • Kun olet valmis, napsauta paneelin oikeassa yläkulmassa olevaa X-kirjainta.

• Voit tallentaa nykyiset suodattimet valitsemalla oikealla Tallenna näkymä. Ponnahdusikkunassa:

• • Voit päivittää nykyisen näkymän suodattimet ja asetukset valitsemalla Tallenna.

  • Voit tallentaa nämä suodattimet ja asetukset uudeksi näkymäksi valitsemalla Tallenna uutena. Anna valintaikkunassa näkymän nimi, valitse näkyvyysasetus ja napsauta sitten Tallenna.

  • Voit palauttaa nykyisen näkymän alkuperäiset tallennetut suodattimet valitsemalla Nollaa. Tämä poistaa kaikki siihen käyttämäsi uudet suodattimet.

Kun tehtävät on järjestetty näkymään, voit suorittaa tehtävät peräkkäin tai viedä ne.

Tehtävän tallennettujen näkymien hallinta

Voit kiinnittää näkymiä välilehtiin, järjestää välilehtiä uudelleen ja muokata tai poistaa näkymiä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.

• Jos haluat luoda uuden näkymän ilman suodattimia, napsauta + Lisää näkymä välilehtien oikealla puolella ja valitse sitten Luo uusi näkymä.

• Voit avata olemassa olevan tallennetun näkymän napsauttamalla + Lisää näkymä välilehtien oikealla puolella ja valitsemalla sitten näkymän pudotusvalikosta.
• Näkymän muokkaaminen tai poistaminen:
  • Napsauta välilehtinä näkyvien näkymien kohdalla välilehteä ja napsauta sitten downCarat alaspäin karaattia. Valitse seuraavista vaihtoehdoista:

• • • Kiinnitä/poista kiinnitys: kiinnitä näkymä niin, että se näkyy aina välilehtenä tehtävien hakemistosivulla, tai jos se on jo kiinnitetty, poista näkymä kiinnitettynä välilehtenä.

• • • Tee oletusnäkymä: aseta näkymä oletusnäkymäksi, jotta se avautuu aina, kun siirryt tehtävien hakemistosivulle. Näkymän välilehti siirretään vasemmanpuoleisimpaan kohtaan.
    • Nimeä uudelleen: muuttaa näkymän nimen. Päivitä nimi valintaikkunassa ja valitse sitten Tallenna.
    • Poista: Poista näkymä. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.
    • Kloonaa: luo näkymästä kopion, jossa on samat suodattimet. Anna valintaikkunassa nimi uudelle näkymälle ja valitse sitten Tallenna.
    • Järjestä näkymät uudelleen: muuta näkymien välilehtien järjestystä. Vaihda näkymän paikkaa oikeassa paneelissa vetämällä näkymää ja vahvista se napsauttamalla Tallenna.
    • Hallitse jakamista: päivitä näkymän näkyvyysasetukset. Valitse valintaikkunassa vaihtoehto ja valitse sitten Tallenna.

• • Jos näkymiä ei näytetä välilehtinä, valitse Hallitse näkymiä. Kaikki tehtävän tallennetut näkymät -näytössä:

• • • Jos haluat nimetä uudelleen, poistaa, kloonata tai hallita näkymän jakamisvaihtoehtoja, siirrä hiiren kursori näkymän päälle, napsauta avattavaa Valinnat-valikkoa ja valitse sitten vaihtoehto.

• • • Jos näkymä on kiinnitetty välilehdeksi, näkymän nimen vieressä näkyy pin -kuvake. Voit poistaa näkymän kiinnityksen napsauttamalla pin -pinikuvaketta. Jos haluat kiinnittää näkymän, siirrä hiiren kursori näkymän yläpuolelle ja napsauta harmaata pin -pinikuvaketta.

Huomaa: et voi nimetä uudelleen, jakaa tai poistaa oletustehtävänäkymiä(Kaikki, Päättynyt, Tänään erääntyy, Eniten mukana, Erääntynyt jaTuleva).

Näkymässä näkyvien ominaisuuksien mukauttaminen

Voit muokata tehtävien indeksisivun sarakkeita, jotta voit näyttää tietyt ominaisuudet kaikkien tehtävien osalta ja kussakin yksittäisessä näkymässä. Voit muokata sarakkeita:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.
• Siirry näkymään , jota haluat mukauttaa.

• Valitse oikealla puolella Muokkaa sarakkeita.

• Valitse valintaikkunassa ominaisuudet, jotka haluat näyttää sarakkeina. Tehtävän otsikko ja tila ovat oletusarvoisesti mukana.
  • Otsikko: tehtävän nimi.
  • Status (Tila): tehtävän nykyinen tila, joko Completed (Suoritettu ) tai Not Started (Ei aloitettu).
  • Valmistumispäivämäärä: tehtävän valmistumispäivämäärä.
  • Eräpäivä: tehtävän eräpäivä. Tämä näyttää menneen päivämäärän, jos tehtävä on myöhässä.
  • Prioriteetti: tehtävän prioriteettitaso, mukaan lukien Matala, Keskisuuri tai Korkea.
  • Tehtävän tyyppi: tehtävän tyyppi, esimerkiksi Soita, Lähetä sähköpostia tai Tee-se-itse.
  • Jono: jono, johon tehtävä kuuluu.
  • Assigned to: HubSpot-käyttäjä, jolle tehtävä on osoitettu.
  • Huomautukset: Tehtävään mahdollisesti liitetyt huomautukset.
  • Luontipäivämäärä: tehtävän luontipäivämäärä.
  • Viimeisin muutospäivämäärä: päivämäärä, jolloin tehtävää on viimeksi muokattu.
  • Owner assigned date (Omistajan määrittämispäivämäärä): päivämäärä, jolloin tehtävän omistaja on määritetty.
• Voit muuttaa sarakkeiden järjestystä napsauttamalla ja vetämällä oikeassa paneelissa sarakkeita tai poistaa sarakkeet, joita et halua tarkastella, napsauttamalla X .
• Napsauta Käytä.

Muokkaa, suorita ja poista tehtäviä

Voit muokata, täydentää tai poistaa tehtäviä tehtävien hakemistosivulla, tehtävään liittyvässä tietueessa tai Gmailin postilaatikossa.

Huomaa: jos muokkaat toistuvia tehtäviä tehtävien hakemistosivulta, voit valita, sovelletaanko päivityksiä tähän tehtävään vai tähän tehtävään ja kaikkiin tuleviin tehtäviin. Jos muokkaat toistuvia tehtäviä kohteen tietueessa tai Gmailissa, muutokset sovelletaan vain nykyiseen tehtävään.

Työskentele tehtävien kanssa tehtävien indeksisivulla

• Valitse tehtävänäkymä tai suodata tehtävät, joita haluat tarkastella.

• Voit suorittaa tehtävän loppuun napsauttamalla tehtävän vasemmalla puolella olevaa valintamerkkiä.

• Jos haluat muokata tai poistaa yksittäisen tehtävän, vie hiiren kursori tehtävän päälle ja valitse Muokkaa. Oikeassa paneelissa:

• Muokkaa tehtävää tekemällä muutoksia tehtävän yksityiskohtiin ja napsauttamalla Tallenna.
• Poista napsauttamalla paneelin alareunassa Poista. Vahvista valintaikkunassa napsauttamalla Poista .
• Voit suorittaa, muokata, poistaa tai siirtää tehtäviä eri jonoihin irtotavarana:
• Valitse tehtävien vieressä olevat valintaruudut. Jos haluat valita kaikki nykyisen sivun tehtävät, valitse taulukon vasemmassa yläkulmassa oleva Valitse kaikki -valintaruutu. Jos haluat valita kaikki suodattimessa olevat tietueet, valitse Valitse kaikki -valintaruutu ja napsauta sitten Valitse kaikki [numero] -linkkiä Tehtävien valinta.

• • Valitse taulukon yläreunasta haluamasi toiminto:
    • Aloita [x] tehtävää: Suorita valitut tehtävät peräkkäin (edellyttää osoitettua Sales Hub-paikkaa).
    • Merkitse suoritetuksi: valitut tehtävät merkitään suoritetuiksi.
    • Muokkaa: napsauta valintaikkunassa päivitettävää ominaisuutta (Property to update ) -pudotusvalikosta ja valitse ominaisuus, jota haluat muokata. Syötä tai valitse päivitetty arvo ja napsauta Tallenna.
    • Poista: valitse valintaikkunassa Poista. Valitut tehtävät poistetaan.
    • Muuta jonoa: Napsauta valintaikkunassa Queue (Jono ) -pudotusvalikkoa ja valitse jono, johon haluat lisätä nämä tehtävät. Napsauta Tallenna.

Suorita tehtävät peräkkäin näkymässä(Sales Hub -paikka vaaditaan).

Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -paikka , voivat suorittaa tehtävät peräkkäin kussakin näkymässä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Tehtävät.
• Siirry näkymään, joka sisältää tehtävät, joita haluat käsitellä.

• Jos haluat suorittaa kaikki näkymän tehtävät peräkkäin, napsauta oikealla olevaa Aloita [x] tehtävät -painiketta. Jos haluat suorittaa muutaman tietyn tehtävän peräkkäin, valitse tehtävien vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten Aloita [x] tehtävää taulukon yläreunassa.

• Sinut ohjataan ensimmäiseen tehtävään liittyvään tietueeseen. Jos olet määritellyt tehtävätyypin (esim,Sähköposti, Puhelu tai LinkedIn Sales Navigator), vastaava toimintoeditori avautuu automaattisesti tietueeseen. Jos näkymässä on tehtäviä, joita ei ole yhdistetty mihinkään tietueeseen, sinua kehotetaan joko lisäämään yhdistyksiä, suorittamaan tehtävät loppuun tai ohittamaan tehtävät.

Huomaa: jos lisäsit viestin sisällön Notes-kenttään LinkedIn Sales Navigator -tehtävää luodessasi, InMail- tai yhteyspyyntö ei täytä tätä sisältöä automaattisesti. Sinun on syötettävä viestin sisältö manuaalisesti.

• Tee jokaisessa tietueessa jokin seuraavista tehtävistä:
  • Suorita tehtävä toimintoeditorissa ja siirry seuraavaan tehtävään valitsemalla Suorita.
  • Jos lähetät sähköpostia yhteyshenkilölle tehtävänäkymässä, valitse, viimeisteletkö tehtävän automaattisesti, kun sähköpostiviesti lähetetään:
    • Valitse sähköpostieditorin alareunasta alaspäinKartasta alaspäin-kartasta.
    • Jos haluat lähettää sähköpostin ja saattaa tehtävän loppuun, valitse Lähetä ja suorita tehtävä loppuun.
    • Jos haluat lähettää sähköpostin, mutta pitää tehtävän keskeneräisenä, valitse Lähetä lähettääksesi heti tai Lähetä myöhemmin, jos haluat ajoittaa sähköpostin.

• Jos et pysty suorittamaan tehtävää, tee jokin seuraavista:
  • Jos haluat ohittaa tehtävän ja siirtyä seuraavaan, valitse oikeassa yläkulmassa Ohita. Tehtävä jää keskeneräiseksi.
  • Jos haluat siirtää eräpäivän myöhempään ajankohtaan, napsauta oikeassa yläkulmassa uudelleen. Kun aikataulu on siirretty, siirry seuraavaan tehtävään valitsemalla Seuraava.

• Voit poistua tehtävänäkymästä ja pysyä tietueessa napsauttamalla oikeassa yläkulmassa X.
• Jos haluat tarkastella näkymän tulevia tehtäviä, napsauta pudotusvalikkoa Edistyminen.

Voit napsauttaa mitä tahansa tietueen oikeassa paneelissa olevia tietueita ja pysyä silti tehtävänäkymässä. Et voi poistaa tietueen tehtävää, kun työskentelet tehtävänäkymässä. Jos haluat poistaa tehtävän näkymässä, siirry takaisin tehtävien indeksisivulle.

Työskentele tietueen tehtävien kanssa

• Siirry tietueisiisi:
• Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
• Tarjoukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Mukautetut esineet: Kohde: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori mukautettujen objektien kohdalle ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.

• Napsauta tietueen nimeä.
• Voit tarkastella tietueeseen liittyviä tehtäviä valitsemalla keskimmäisessä paneelissa Tehtävät.

• Etsi tehtävä, jonka kanssa haluat työskennellä. Jos tehtävän tiedot ovat kokoonpainettuina, voit laajentaa tehtävän vasemmassa yläkulmassa olevaa right-nuolta napsauttamalla.
• Voit muokata tehtävän yksityiskohtia napsauttamalla tehtäväkenttää tai pudotusvalikkoa.

• Voit suorittaa tehtävän loppuun napsauttamalla tehtävän otsikon vieressä olevaa valintamerkkiä.
• Voit poistaa tehtävän napsauttamalla tehtävän yläreunassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.
• Voit kommentoida tehtävää valitsemalla alareunassa Lisää kommentti.
• Jos haluat lisätoimintoja, napsauta avattavaa Toiminnot-valikkoa ja valitse sitten jokin seuraavista:
  • Kiinnitä: napsauta, jos haluat kiinnittää tehtävän tietueen yläosaan.
  • Historia: Näytä tehtävään liittyvä ominaisuushistoria napsauttamalla tätä.

Työskentele tehtävien kanssa Gmailin postilaatikossa

• Kirjaudu sisään Gmailiin.

• Napsauta Gmailin postilaatikon oikeassa reunassa olevaa sprocket -kuvaketta.

• Napsauta Tehtävät-välilehteä.
• Voit suodattaa tehtäviä valitsemalla Suodata:
  • Suodata mukaan -osiossa voit suodattaa pudotusvalikoiden avulla tiettyjen tehtävätyyppien(Kaikki tyypit, Puhelut, Sähköpostit tai Tehtävät) tai tehtävien eräpäivien(Kaikki päivämäärät, Erääntyy tänään, Erääntyy tällä viikolla tai Erääntynyt) mukaan.
  • Lajittele osiossa Lajittele alasvetovalikon avulla tehtävät eräpäivän tai tehtävän prioriteetin perusteella.

• Voit suorittaa tehtävän loppuun napsauttamalla tehtävän otsikon vieressä olevaa valintamerkkiä.
• Jos haluat muokata tehtävää, napsauta tehtävää ja päivitä sen tiedot. Kun olet valmis, napsauta Tallenna.

• Jos haluat tarkastella tehtävää HubSpot-tililläsi, siirry tehtävän päälle ja napsauta pudotusvalikkoa Toiminnot. Valitse Näytä HubSpotissa.
• Jos haluat poistaa tehtävän, siirrä hiiren kursori tehtävän päälle ja napsauta pudotusvalikkoa Toiminnot. Valitse Poista.