Associer des activités à des fiches d'informations

Les activités sur la chronologie d'une fiche d'informations peuvent être associées à d'autres fiches d'informations, notamment des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket et d'objet personnalisé. Lorsqu'une activité est associée à une fiche d'informations, l'activité s'affichera sur la chronologie de cette fiche d'informations.

Découvrez comment associer des fiches d'informations à une autre et personnaliser vos associations de messagerie lorsque vous les connectez. Vous pouvez également afficher l'historique des activités associées sur une fiche d'informations.

Remarque : Le nombre d'associations qu'une activité peut avoir dépend de l'objet, du type d'activité et de votre abonnement HubSpot.

Association d'activités automatique

HubSpot associera automatiquement certaines activités dans une fiche d'informations aux objets associés de la fiche d'informations.  L'association automatique d'une activité dépend du type d'activité et de l'objet où se trouve l'activité.

Dans le tableau suivant, une coche indique que l'activité s'associera automatiquement aux fiches d'informations associées de cet objet. Par exemple, une note enregistrée sur la fiche d'informations d'un contact sera automatiquement associée à l'entreprise associée de cette fiche d'informations, mais pas aux tickets associés de celle-ci.

Certains cas font exception :

• Les e-mails envoyés et les appels passés depuis une quelconque fiche d'informations seront également associés aux contacts pertinents qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.
• Dans l'application mobile HubSpot, les appels effectués sur un enregistrement de contact sont automatiquement associés à la société associée principale du contact, à l'exception des appels qui sont enregistrés manuellement dans l'application Android. Les appels ne sont pas automatiquement associés aux autres enregistrements associés au contact.
• Pour les e-mails individuels, une association automatique s'appliquera uniquement pour les contacts inclus dans le premier e-mail d'un fil de discussion. Toute réponse à un fil de discussion sera associée uniquement aux mêmes contacts que le tout premier e-mail.
• Si une fiche d'informations de contact a été précédemment associée à une autre entreprise, les activités passées du contact ne seront pas automatiquement associées à la nouvelle entreprise associée. Les activités passées resteront associées à la fiche d'informations d'entreprise précédente.
• Les tâches créées à partir de séquences sur des fiches d'informations de contact ne seront pas automatiquement associées à l'une des fiches d'informations associées du contact. Les appels, e-mails et réunions créés suite à une séquence seront automatiquement associés aux fiches d'informations d'entreprise et de transaction associées du contact.

Associer une activité existante à une autre fiche d'informations

Si vos activités ne sont pas automatiquement associées à certaines fiches d'informations, vous pouvez associer manuellement des activités à d'autres fiches d'informations.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte a plusieurs objets personnalisés, passez le curseur sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations avec l'activité à associer.

• Recherchez l'activité que vous souhaitez associer à une fiche d'informations. Si les détails de l'activité sont réduits, cliquez sur la flèche droite right dans l'angle supérieur gauche de l'activité pour les développer.

• Dans l'angle inférieur droit de l'activité, cliquez sur [x] associations.

• Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez afficher toutes les fiches d'informations associées à l'activité dans l'onglet Associations ou cliquer sur les onglets d'objet pour afficher uniquement les fiches d'informations d'un objet en particulier qui sont associées à l'activité.

• Pour associer des fiches d'informations supplémentaires, cliquez sur l'onglet de l'objet que vous souhaitez associer, puis saisissez le nom de la fiche d'informations dans le champ Rechercher [objet]. Sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations. Cette activité s'affichera sur la chronologie de cette fiche d'informations.
• Pour dissocier une activité, désélectionnez la case à cocher à côté du nom de la fiche d'informations.

Associer plusieurs activités à une nouvelle transaction ou à un nouveau ticket

• Accédez à vos transactions ou tickets :
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une transaction ou sur Créer un ticket.

• Dans le panneau de droite, dans la section Associer la transaction/le ticket à, cliquez sur les menus déroulants Entreprise ou Contact, puis recherchez et sélectionnez l'entreprise ou le contact à associer au nouvel objet.

• Pour associer des activités sur ces fiches d'informations au nouvel objet, sélectionnez la case à cocher Ajouter l'activité de la chronologie de [fiche d'informations existante] à cette transaction/ce ticket. Cliquez sur le menu déroulant 30 derniers jours pour sélectionner la période dans laquelle les activités passées de la fiche d'informations seront associées au nouvel objet.

• Renseignez les autres champs et cliquez sur Créer. L'objet qui en découle inclura les activités des fiches d'informations associées selon la période sélectionnée.