Associer des activités à des fiches d'informations

Les activités dans la chronologie d'une fiche d'informations peuvent être associées à d'autres fiches d'informations, y compris des contacts, des entreprises, des transactions, des tickets et des objets personnalisés. Lorsqu'une activité est associée à une fiche d'informations, elle apparaîtra dans la chronologie de sa fiche d'informations.

Découvrez comment associer des fiches d'informations entre elles et personnaliser vos associations d'e-mails lors de leur enregistrement.

Association d'activité automatique

HubSpot associera automatiquement certaines activités dans une fiche d'informations aux objets associés de la fiche d'informations.  L'association automatique d'une activité dépend du type d'activité et de l'objet où se trouve l'activité.

Dans le tableau suivant, une coche indique que l'activité s'associera automatiquement aux fiches d'informations associées de cet objet. Par exemple, une note enregistrée sur la fiche d'informations d'un contact s'associe automatiquement à l'entreprise associée de la fiche d'informations du contact, mais pas à ses tickets associés.

Il existe quelques exceptions aux règles expliquées ci-dessus :

• Les e-mails envoyés et les appels passés depuis toute fiche d'informations d'objet seront également associés aux contacts concernés qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.
• Les appels passés à l'aide de l'application mobile HubSpot ne seront enregistrés que dans la fiche d'informations de contact depuis laquelle vous appelez. L'appel ne sera associé à aucune fiche d'informations associée au contact. 
• Dans le cas des e-mails individuels, une association automatique sera créée uniquement pour les contacts inclus dans le premier e-mail d'un fil de discussion. Toute réponse supplémentaire dans un fil d'e-mails sera associée uniquement aux mêmes fiches d'informations que le tout premier e-mail.
• Si une fiche d'informations de contact était auparavant associée à une autre fiche d'informations d'entreprise, les activités passées du contact ne seront pas automatiquement associées à la fiche d'informations d'entreprise nouvellement associée. Ces activités passées resteront associées à la fiche d'informations d'entreprise précédente.
• Les tâches créées à partir de séquences sur les fiches d'informations de contacts ne seront pas automatiquement associées aux fiches d'informations associées. Les appels, les e-mails et les réunions créés à la suite d'une séquence seront automatiquement associés aux fiches d'informations d'entreprise et de transaction associées au contact.

Associer une activité existante à une autre fiche d'informations

Si vos activités ne sont pas automatiquement associées à certaines fiches d'informations, vous pouvez associer manuellement des activités à d'autres fiches d'informations.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations avec l'activité à associer.

• Recherchez l'activité que vous souhaitez associer à une fiche d'informations. Si les détails de l'activité sont réduits, cliquez sur la flèche droite right dans l'angle supérieur gauche de l'activité pour les développer.

• Dans l'angle inférieur droit de l'activité, cliquez sur [x] associations.

• Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez afficher toutes les fiches d'informations associées à l'activité dans l'onglet Associations ou cliquer sur les onglets des objets pour afficher uniquement les fiches d'informations de cet objet qui sont associées à l'activité.

• Pour associer des fiches d'informations supplémentaires, cliquez sur l'onglet de l'objet que vous souhaitez associer, puis saisissez le nom de la fiche d'information dans le champ Rechercher [objet]. Sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations. Cette activité apparaîtra dans la chronologie de la fiche d'informations.
• Pour dissocier une activité, désélectionnez la case à cocher côté du nom de la fiche d'informations.

Associer plusieurs activités à une nouvelle transaction ou à un nouveau ticket

• Accédez à vos transactions ou à vos tickets :
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une transaction ou Créer un ticket.

• Dans le panneau de droite, Associez la transaction/ticket à la section, cliquez sur les menus déroulants Entreprise ou Contact, puis recherchez et sélectionnez l'entreprise ou le contact à associer avec le nouvel objet.

• Pour associer des activités sur ces fiches d'informations au nouvel objet, sélectionnez la case à cocher Ajouter une chronologie à partir de [fiche d'informations existante] à cette transaction/ce ticket. Cliquez sur le menu déroulant 30 derniers jours pour sélectionner la période où les activités passées de la fiche d'informations seront associées au nouvel objet.

• Saisissez les autres champs et cliquez sur Créer. L'objet qui en découle comprendra les activités des fiches d'informations associées en fonction de la période sélectionnée.