Personnaliser les paramètres de votre extension HubSpot Sales pour Office 365

Dans les paramètres de l'extension pour Office 365, vous pouvez configurer vos options par défaut. Vous pouvez connecter l'extension à un autre compte HubSpot, configurer vos paramètres d'enregistrement et de suivi par défaut et accéder à vos paramètres d'intégration de messagerie.

Remarque : Si vous utilisez l'extension Outlook, les paramètres seront différents dans votre client de messagerie. Découvrez comment personnaliser des paramètres du module complémentaire de votre Outlook.

• Si vous utilisez un compte Outlook sur PC ou Mac, dans le ruban principal de votre compte, cliquez sur Outils Sales Hub. Dans le panneau de droite, dans la section Plus, cliquez sur Paramètres d'extension.

• Si vous utilisez un compte Outlook sur le Web ou Outlook.com, rédigez un nouvel e-mail et cliquez sur l'icône du logo HubSpot sprocket dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de rédaction d'e-mail. Dans le panneau de droite, cliquez sur Paramètres d'extension.

Paramètres d'enregistrement et de suivi

Vous pouvez personnaliser les préférences d'enregistrement et de suivi par défaut afin que les paramètres soient appliqués à chaque fois que vous envoyez un e-mail. Vous pouvez également ajouter des adresses e-mail et des domaines à la liste Ne jamais enregistrer afin que les e-mails envoyés à ces adresses ou domaines ne soient pas enregistrés sur HubSpot.

Personnaliser vos préférences d'enregistrement et de suivi

Configurez vos préférences afin de ne pas avoir à sélectionner les cases à cocher relatives à l'enregistrement et au suivi à chaque fois que vous envoyez un e-mail.

• Pour enregistrer tous les e-mails que vous envoyez à HubSpot, activez l'option Enregistrer l'e-mail.
• Pour suivre chaque e-mail que vous envoyez, activez l'option Suivre l'e-mail.

Enregistrer automatiquement les e-mails dans les différents types de fiches d'informations associées 

Vous pouvez également personnaliser les fiches d'informations associées dans lesquelles les e-mails seront automatiquement enregistrés. Par exemple, vous pouvez choisir d'enregistrer les e-mails dans les fiches d'informations de transaction associées de la fiche d'informations uniquement ou pour les contacts existants dans votre CRM uniquement. 

• Cliquez sur le menu déroulant Associations par défaut et sélectionnez les fiches d'informations associées pour l'enregistrement :
  • Contacts existants : enregistrez automatiquement les e-mails pour les contacts dont l'adresse e-mail est déjà associée à une fiche d'informations dans votre CRM. 
  • Nouveaux contacts : enregistrez automatiquement les e-mails pour les nouveaux contacts inclus dans l'e-mail. Si l'e-mail est envoyé à une adresse e-mail qui n'est associée à aucun contact existant dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations sera créée et l'e-mail y sera enregistré. 
  • Entreprises : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations d'entreprise associées. 
  • Transactions : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations de transaction associées. 
  • Tickets : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations de ticket associées.

Découvrez comment modifier les associations d'e-mail avant d'envoyer l'e-mail.

Épingler le panneau de tâche ouvert

Afin d'enregistrer et de suivre un e-mail correctement, le panneau de tâche de l'extension doit être ouvert lorsque vous envoyez un e-mail enregistré ou suivi. Vous pouvez épingler ce panneau de tâche dans votre boîte de réception afin qu'il soit toujours ouvert.

Veuillez noter vous ne pouvez pas épingler le volet des tâches ouvert dans la boîte de réception lorsque vous accédez à votre adresse électronique @outlook.com sur Outlook.com

• Cliquez sur l'icône Outils Sales Hub dans le client de messagerie pour ouvrir le panneau de tâche. Dans Outlook sur le bureau, cette icône se trouve dans le ruban en haut de la fenêtre de composition des e-mails, et dans Outlook sur le web, l'icône se trouve en bas à droite de la fenêtre de composition des e-mails.
• Dans l'angle supérieur droit du panneau de tâche, cliquez sur l'icône Épingler pin.

Remarque : les panneaux de lecture et de rédaction doivent être épinglés séparément. En fermant le volet des compléments, vous le déverrouillerez

Paramètres de l'option Ne jamais enregistrer

Les e-mails envoyés à une adresse e-mail ou un domaine inclus dans votre liste Ne jamais enregistrer ne seront jamais enregistrés dans votre CRM. L'activité de suivi des e-mails n'apparaît pas dans la chronologie du contact. 

• Dans le champ Ne jamais consigner, saisissez les adresses e-mail ou domaines pour lesquels vous ne voulez pas enregistrer les e-mails et cliquez sur Ajouter. 
• Les utilisateurs disposant d'autorisations Accès au compte peuvent bloquer des adresses e-mail et des domaines pour chaque utilisateur du compte. Saisissez les adresses e-mail ou domaines, puis cliquez sur le menu déroulant Ajouter et sélectionnez Bloquer pour tous les utilisateurs. 
• Pour supprimer une adresse e-mail ou un domaine de cette liste, passez le curseur sur l'élément en question et cliquez sur l'icône Supprimer delete. 

Vous pouvez également choisir de ne jamais enregistrer d'e-mails et de domaines dans les paramètres de votre compte HubSpot et de bloquer des adresses IP spécifiques pour le suivi des e-mails dans HubSpot.

Paramètres d'intégration d'e-mail

Gérez les paramètres de votre boîte de réception connectée. Vous serez redirigé vers les paramètres d'intégration de votre compte HubSpot, où vous pourrez connecter ou déconnecter votre boîte de réception et configurer les paramètres d'extension supplémentaires suivants :

• Synchronisation d'extension
• Adresse Cci supplémentaire
• Adresses IP bloquées
• Notifications en cas de nouvelle visite d'un lead

Compte HubSpot

Les informations de compte apparaîtront ici. Si vous utilisez plusieurs comptes HubSpot, vous pouvez modifier le compte auquel l'extension est connectée :

• Cliquez sur Changer le compte HubSpot connecté, puis cliquez sur Sélectionner à côté de votre autre compte HubSpot.
• Cliquez sur Continuer, puis cliquez sur J'ai compris.

Vous pouvez également vous déconnecter de votre compte HubSpot depuis l'extension en cliquant sur Déconnexion de HubSpot.

Outre la personnalisation des paramètres de votre extension, vous pouvez accéder à la Base de connaissances HubSpot, découvrir l'extension et ses fonctionnalités ou consulter les Conditions générales d'utilisation de HubSpot dans les paramètres de l'extension. Vous pouvez également désinstaller l'extension Sales Hub ou soumettre un feedback sur l'extension directement depuis les paramètres de l'extension.