Personnaliser les paramètres de votre extension HubSpot Sales pour Office 365

Dans les paramètres de votre complément Office 365, vous pouvez configurer vos options par défaut pour le complément. Vous pouvez connecter le complément à un autre compte HubSpot, configurer vos paramètres de journal et de suivi par défaut et accéder à vos paramètres d'intégration des e-mails.

Remarque : Si vous utilisez l'extension Outlook, les paramètres seront différents dans votre client de messagerie. Pour en savoir plus sur comment personnaliser les paramètres de votre complément Outlook.

• Si vous utilisez un compte de bureau Outlook sur un PC ou un Mac, dans le ruban principal de votre compte, cliquez sur Sales Tools. Dans le panneau de droite, dans la section Plus, cliquez sur Paramètres d'extension.

• Si vous utilisez un compte Outlook on the web ou Outlook.com, composez un nouvel e-mail et cliquez sur l'icône HubSpot sprocket sprocket dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition de votre e-mail. Dans le panneau de droite, cliquez sur Paramètres d'extension.

Paramètres d'enregistrement et de suivi

Vous pouvez personnaliser vos préférences d'enregistrement et de suivi par défaut afin que les paramètres soient appliqués à chaque fois que vous envoyez un E-mail. Vous pouvez également ajouter des adresses e-mail et des domaines à la liste Never log pour empêcher les e-mails envoyés à ces adresses ou domaines d'être enregistrés dans HubSpot.

Personnaliser vos préférences d'enregistrement et de suivi

Configurez vos préférences afin de ne pas avoir à sélectionner les cases à cocher relatives à l'enregistrement et au suivi à chaque fois que vous envoyez un e-mail.

• Pour enregistrer chaque e-mail que vous envoyez à HubSpot, cliquez pour activer l'interrupteur Log email .
• Pour suivre chaque e-mail que vous envoyez, cliquez sur pour activer l'option Track email .

Enregistrer automatiquement les e-mails dans les types d'enregistrements associés 

Vous pouvez également personnaliser les enregistrements associés à  auxquels les e-mails se connecteront automatiquement. Par exemple, vous pouvez choisir d'enregistrer les e-mails dans les fiches d'informations de transaction associées de la fiche d'informations uniquement ou pour les contacts existants dans votre CRM uniquement. 

• Cliquez sur le menu déroulant Default associations et sélectionnez les enregistrements associés auxquels vous connecter :
  • Contacts existants : enregistrez automatiquement les e-mails pour les contacts dont l'adresse e-mail est déjà associée à une fiche d'informations dans votre CRM. 
  • Nouveaux contacts : enregistrez automatiquement les e-mails pour les nouveaux contacts inclus dans l'e-mail. Si l'e-mail est envoyé à une adresse e-mail qui n'est pas associée à un contact existant dans votre CRM, un nouvel enregistrement de contact sera créé et l'e-mail se connectera à cet enregistrement. 
  • Entreprises : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations d'entreprise associées. 
  • Transactions : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations de transaction associées. 
  • Tickets : enregistrez automatiquement les e-mails dans les fiches d'informations de ticket associées.

Apprenez à modifier les associations d'e-mails avant d'envoyer l'e-mail.

Épingler le panneau de tâche ouvert

Afin d'enregistrer et de suivre un e-mail correctement, le panneau de tâche de l'extension doit être ouvert lorsque vous envoyez un e-mail enregistré ou suivi. Vous pouvez épingler ce panneau de tâche dans votre boîte de réception afin qu'il soit toujours ouvert.

Veuillez noter : vous ne pouvez pas épingler le volet des tâches ouvert dans la boîte de réception lorsque vous accédez à votre adresse e-mail @outlook.com sur Outlook.com. 

• Cliquez sur l'icône des outils de vente dans le client e-mail pour ouvrir le volet des tâches. Dans Outlook sur le bureau, cette icône se trouve dans le ruban en haut de la fenêtre de composition de l'e-mail, et dans Outlook sur le web, l'icône se trouve en bas à droite de la fenêtre de composition de l'e-mail.
• En haut à droite du volet des tâches, cliquez sur l'icône de l'épingle pin .

Remarque : le volet de lecture et le volet de composition doivent être épinglés séparément. La fermeture du volet des compléments permet de le désépingler.

Paramètres de l'option Ne jamais enregistrer

Les E-mails envoyés à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans votre liste Never log ne seront jamais enregistrés dans votre CRM. L'activité de suivi des e-mails n'apparaîtra pas non plus sur la chronologie du contact. 

• Dans le champ Ne jamais consigner, saisissez les adresses e-mail ou domaines pour lesquels vous ne voulez pas enregistrer les e-mails et cliquez sur Ajouter. 
• Les utilisateurs ayant accès au compte autorisations peuvent bloquer les adresses e-mail et les domaines pour chaque utilisateur de leur compte. Saisissez les adresses e-mail ou les domaines puis cliquez sur le menu déroulant Ajouter et sélectionnez Bloquer pour tous les utilisateurs. 
• Pour supprimer une adresse e-mail ou un domaine de cette liste, survolez-la et cliquez sur l'icône de suppression delete. 

Vous pouvez également spécifier de ne jamais enregistrer les e-mails et les domaines à partir des paramètres de votre compte HubSpot et bloquer des adresses IP spécifiques du suivi des e-mails dans HubSpot.

Paramètres d'intégration d'e-mail

Gérez les paramètres de votre boîte de réception connectée . Vous accéderez aux paramètres d'intégration des e-mails de votre compte HubSpot où vous pourrez connecter ou déconnecter votre boîte de réception, et configurer les paramètres d'extension supplémentaires suivants :

• Synchronisation des extensions
• Adresse supplémentaire du BCC
• Adresses IP bloquées
• Notifications de réexamen des prospects

Compte HubSpot

Les informations de compte apparaîtront ici. Si vous utilisez plusieurs comptes HubSpot, vous pouvez modifier le compte auquel l'extension est connectée :

• Cliquez sur Changer le compte HubSpot connecté, puis cliquez sur Sélectionner à côté de votre autre compte HubSpot.
• Cliquez sur Continuer, puis cliquez sur J'ai compris.

Vous pouvez également vous déconnecter de votre compte HubSpot depuis l'extension en cliquant sur Déconnexion de HubSpot.

Outre la personnalisation des paramètres de votre extension, vous pouvez accéder à la Base de connaissances HubSpot, découvrir l'extension et ses fonctionnalités ou consulter les Conditions générales d'utilisation de HubSpot dans les paramètres de l'extension. Vous pouvez également désinstaller le HubSpot Sales Add-in ou soumettre des commentaires sur le complément directement à partir des paramètres de l'extension.