Sincronizza i dati tra gli account HubSpot grazie alla gestione multi-account

Grazie al mirroring dei dati, una funzionalità della gestione multi-account, è possibile sincronizzare i dati relativi a contatti e aziende tra diversi account HubSpot. Ad esempio, un rappresentante commerciale di un account sta interagendo con un contatto che ha effettuato un acquisto presso un'altra entità aziendale. Tale entità aziendale dispone di un account HubSpot separato e unico. Con il mirroring dei dati attivato, l'utente potrà visualizzare tali informazioni nel proprio account, anche se non è un utente dell'account HubSpot dell'altra entità aziendale.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzionalità, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi è necessario compiere in anticipo, nonché i limiti della funzionalità e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario aver creato e configurato un’organizzazione per la gestione multi-account.
  • Per configurare la gestione multi-account, è necessario che nella propria organizzazione sia presente un account HubSpot con un abbonamento Enterprise .
• Alcune funzioni della gestione multi-account richiedono abbonamenti ad altri hub.

Nota: la gestione multi-account non può essere configurata in account sandbox o account di prova.

• I dati dei contatti potrebbero includere informazioni personali. Le vostre pratiche di trattamento dei dati e le informative fornite agli interessati potrebbero dover riflettere le nuove configurazioni relative alla divulgazione dei dati.
• Per il mirroring dei dati dei contatti, i contatti devono essere presenti in entrambi gli account, in base a un indirizzo e-mail condiviso.
• Per la sincronizzazione dei dati aziendali, le aziende devono essere presenti in entrambi gli account, in base all’indirizzo del sito web aziendale.
• Gli utenti che dispongono dell’autorizzazione a visualizzare la scheda del contatto o dell’azienda nell’account di destinazione e dell’autorizzazione a utilizzare la funzione dei dati collegati possono visualizzare tutti i dati condivisi relativi al contatto o all’azienda provenienti dall’account di origine, indipendentemente dalle loro autorizzazioni nell’account di origine.
• I super amministratori che dispongono di una licenza in sola lettura possono utilizzare la funzione “Accedi come un altro utente” per testare la funzionalità dei dati collegati. Scopri di più su come verificare se l’utente dispone delle autorizzazioni corrette per utilizzare la sincronizzazione dei dati.

Comprendere le limitazioni e le considerazioni

• Gli account che contengono dati sensibili non possono fungere da origine per il mirroring dei dati.
• I dati replicati saranno limitati alle attività (note, chiamate, riunioni, e-mail, attività) e alle trattative associate.
• I dati nell’account di destinazione sono di sola lettura.
• Ogni volta che i contatti vengono visualizzati nell’account di destinazione, le informazioni vengono aggiornate per riflettere lo stato attuale dell’account di origine.

Escludere i record dal mirroring dei dati

Per escludere contatti o aziende dalla sincronizzazione dei dati, impostare il valore della proprietà "Esclusi dalla sincronizzazione dei dati tra account " su False. È possibile modificare i record singolarmente o in blocco.

Utilizzare la sincronizzazione dei dati

Una volta configurato il mirroring dei dati per un'organizzazione con gestione multi-account, gli utenti potranno visualizzare i contatti e le aziende collegati nelle pagine dei rispettivi record.

Per visualizzare i dati collegati di un contatto o di un'azienda:

1. Accedere ai propri record:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
2. Fai clic su un record.
3. Se il record è collegato, nell'angolo in alto a sinistra, sotto il nome del contatto o dell'azienda, verrà visualizzata un'etichetta.
   
   
4. Fai clic su [record] collegato per visualizzare i dati collegati dall'altro account nel pannello di destra.

Prova il mirroring dei dati

I superamministratori con una licenza di sola visualizzazione possono testare la sincronizzazione dei dati effettuando l’accesso come un altro utente nell’account a cui è stata assegnata una licenza Core, Sales Hub o Service Hub.

Per testare la sincronizzazione dei dati:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, vai su " Utenti e team".
• Passa con il mouse sull'utente e fai clic su Modifica autorizzazioni.
• Fare clic su Scegli autorizzazioni per espandere l'elenco delle autorizzazioni.
• Sul lato sinistro, fare clic su "Vendite " o " Assistenza".
• Attiva l'interruttore " Visualizza i dati dei record collegati ".

• Assicurati che il contatto esista in entrambi gli account e che l'utente disponga dell'autorizzazione per visualizzare il contatto nell'account di destinazione.
• Accedi come utente.
• Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
• Fare clic sul contatto.
• Verifica che l'etichetta "Dati collegati" sia visibile nell'angolo in alto a sinistra, sotto il nome e l'indirizzo e-mail del contatto.