Gegevens tussen HubSpot-accounts synchroniseren met beheer van meerdere accounts

Met gegevensspiegeling, een functie van het beheer van meerdere accounts, kun je contact- en bedrijfsgegevens tussen verschillende HubSpot-accounts spiegelen. Stel bijvoorbeeld dat een verkoopmedewerker in het ene account contact heeft met een contactpersoon die iets heeft gekocht bij een andere bedrijfsentiteit. Die bedrijfsentiteit heeft een apart, uniek HubSpot-account. Als gegevensspiegeling is ingeschakeld, kan de gebruiker die informatie in zijn of haar account zien, zelfs als hij of zij geen gebruiker is in het HubSpot-account van de andere bedrijfsentiteit.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je, voordat je met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen je vooraf moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Zorg dat je de vereisten begrijpt

• Je moet een organisatie voor het beheer van meerdere accounts hebben ingesteld en geconfigureerd.
  • Om het beheer van meerdere accounts in te stellen, moet er in je organisatie een HubSpot-account zijn met een Enterprise-abonnement .
• Voor sommige functies binnen het beheer van meerdere accounts zijn abonnementen op andere hubs vereist.

Let op: Multi-accountbeheer kan niet worden ingesteld in sandbox-accounts of proefaccounts.

• Contactgegevens kunnen persoonlijke informatie bevatten. Uw werkwijzen voor gegevensverwerking en de informatie die u aan uw betrokkenen verstrekt, moeten mogelijk worden aangepast aan nieuwe configuraties voor gegevensopenbaarmaking.
• Voor het spiegelen van contactgegevens moeten contacten in beide accounts aanwezig zijn, op basis van een gedeeld e-mailadres.
• Voor het synchroniseren van bedrijfsgegevens moeten bedrijven in beide accounts voorkomen, op basis van het websiteadres van het bedrijf.
• Gebruikers die toestemming hebben om het contact- of bedrijfsrecord in het doelaccount te bekijken en toestemming hebben om de functie voor gekoppelde gegevens te gebruiken, kunnen alle gedeelde contact- of bedrijfsgegevens uit het bronaccount bekijken, ongeacht hun rechten in het bronaccount.
• Superbeheerders met een ‘Alleen-lezen’-licentie kunnen de functie ‘Inloggen als een andere gebruiker’ gebruiken om de functionaliteit van ‘Gekoppelde gegevens’ te testen. Lees meer over het controleren of de gebruiker de juiste rechten heeft om gegevenssynchronisatie te gebruiken.

Beperkingen en aandachtspunten

• Accounts waarin gevoelige gegevens zijn opgeslagen, kunnen niet als bron voor gegevensspiegeling dienen.
• De gespiegelde gegevens zijn beperkt tot activiteiten (notities, gesprekken, vergaderingen, e-mails, taken) en bijbehorende deals.
• Gegevens in het doelaccount zijn alleen-lezen.
• Telkens wanneer contacten in het doelaccount worden bekeken, wordt de informatie bijgewerkt en vernieuwd om de huidige status van het bronaccount weer te geven.

Records uitsluiten van gegevensspiegeling

Sluit contactpersonen of bedrijven uit van gegevensspiegeling door de waarde van de eigenschap ‘Uitgesloten van gegevensspiegeling tussen accounts ’ te wijzigen in ‘False’. Bewerk records afzonderlijk of in bulk.

Gebruik gegevensspiegeling

Zodra gegevenssynchronisatie is geconfigureerd voor een organisatie met beheer van meerdere accounts, kunnen gebruikers gekoppelde contactpersonen en bedrijven zien op hun recordpagina's.

Om gekoppelde gegevens van een contactpersoon of bedrijf te bekijken:

1. Ga naar uw records:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
2. Klik op een record.
3. Als het record een gekoppeld record is, verschijnt er een label in de linkerbovenhoek, onder de naam van de contactpersoon of het bedrijf.
   
   
   
4. Klik op 'gekoppeld [record] ' om de gekoppelde gegevens uit het andere account in het rechterpaneel te bekijken.

Gegevensspiegeling testen

Superbeheerders met een 'Alleen-lezen'-licentie kunnen gegevenssynchronisatie testen door in te loggen als een andere gebruiker in het account waaraan een Core-, Sales Hub- of Service Hub-licentie is toegewezen.

Om gegevenssynchronisatie te testen:

• Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
• Beweeg de muisaanwijzer over de gebruiker en klik op Toegangsrechten bewerken.
• Klik op Toegangsrechten kiezen om de toegangsrechten uit te vouwen.
• Klik aan de linkerkant op 'Verkoop ' of 'Service'.
• Zet de schakelaar 'Gegevens van gekoppelde records weergeven ' aan.

• Zorg ervoor dat het contact in beide accounts voorkomt en dat de gebruiker toestemming heeft om het contact in het doelaccount te bekijken.
• Meld u aan als de gebruiker.
• Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op het contact.
• Controleer of het label 'Gekoppelde gegevens' linksboven wordt weergegeven, onder de naam en het e-mailadres van het contact.