Gegevens spiegelen tussen HubSpot-accounts met multi-accountbeheer

Met dataspiegeling, een functie van multi-accountbeheer, kun je contactgegevens en bedrijfsgegevens spiegelen tussen verschillende HubSpot-accounts. Een verkoopmedewerker in één account heeft bijvoorbeeld contact met een contactpersoon die iets heeft gekocht bij een andere bedrijfsentiteit. Die bedrijfsentiteit heeft een apart, uniek HubSpot-account. Als het spiegelen van gegevens is ingeschakeld, kan de gebruiker die informatie in zijn account zien, zelfs als hij geen gebruiker is in het HubSpot-account van de andere bedrijfsentiteit.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• Je moet een organisatie voor multi-accountbeheer hebben ingesteld en geconfigureerd.
  • Om multi-account beheer in te stellen, moet je een HubSpot account in je organisatie hebben met Marketing Hub Enterprise.
• Sommige functies binnen multi-accountbeheer vereisen abonnementen op andere hubs.

Let op: multi-accountbeheer kan niet worden ingesteld in sandbox-accounts of proefaccounts.

• Contactgegevens kunnen persoonlijke informatie bevatten. Uw gegevensverwerkingspraktijken en bekendmakingen die u aan uw betrokkenen doet, moeten mogelijk de nieuwe configuraties voor het bekendmaken van gegevens weerspiegelen.
• Voor het spiegelen van contactgegevens moeten er contacten bestaan in beide accounts, op basis van een gedeeld e-mailadres.
• Voor het spiegelen van bedrijfsgegevens moeten bedrijven bestaan in beide accounts, op basis van het websiteadres van het bedrijf.
• Gebruikers die toestemming hebben om de record van de contactpersoon of het bedrijf in de bestemmingsaccount te bekijken en toestemming hebben om de functie Gekoppelde gegevens te gebruiken, kunnen alle gedeelde gegevens van de contactpersoon of het bedrijf uit de bronaccount bekijken, ongeacht hun machtigingen in de bronaccount.
• Superadmins met een View-Only Seat kunnen de functie Aanmelden als een andere gebruiker gebruiken om de functionaliteit voor gekoppelde gegevens te testen. Meer informatie over het controleren of de gebruiker de juiste machtigingen heeft om dataspiegeling te gebruiken.

Begrijp beperkingen en overwegingen

• Accounts die gevoelige gegevens opslaan, kunnen geen bron zijn voor dataspiegeling.
• De gespiegelde gegevens zijn beperkt tot activiteiten (notities, gesprekken, vergaderingen, e-mails, taken) en bijbehorende deals.
• Gegevens in de bestemmingsaccount zijn alleen-lezen.
• Telkens wanneer contactpersonen worden bekeken in de bestemmingsaccount, wordt de informatie bijgewerkt en vernieuwd om de huidige status van de bronaccount weer te geven.

Dataspiegeling gebruiken

Zodra het spiegelen van gegevens is geconfigureerd voor uw organisatie met meerdere accounts, kunnen gebruikers gekoppelde contactpersonen en bedrijven zien op hun recordpagina's.

Om gekoppelde gegevens van een contactpersoon of bedrijf te bekijken:

1. Navigeer naar je records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op een record.
3. Als de record een gekoppelde record is, verschijnt er een label in de linkerbovenhoek, onder de naam van de contactpersoon of het bedrijf.
   
   
   
4. Klik op verbonden [record] om de verbonden gegevens van de andere account in het rechterpaneel weer te geven.

Gegevens spiegelen testen

Superadmins met een View-Only Seat kunnen dataspiegeling testen door in te loggen als een andere gebruiker in het account waaraan een Core, Sales Hub of Service Hub seat is toegewezen.

Om dataspiegeling te testen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Beweeg de muis over de gebruiker en klik op Machtigingen bewerken.
• Klik op Machtigingen kiezen om de machtigingen uit te vouwen.
• Klik aan de linkerkant op Verkoop of Service.
• Schakel de schakelaar Verbonden recordgegevens weergeven in.

• Zorg ervoor dat de contactpersoon in beide accounts bestaat en dat de gebruiker toestemming heeft om de contactpersoon in de bestemmingsaccount te bekijken.
• Log in als de gebruiker.
• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op het contact.
• Controleer of het label met gekoppelde gegevens in de linkerbovenhoek wordt weergegeven, onder de contactnaam en e-mail.