Trasferire i contratti su HubSpot

Sintesi

Trasferire i contratti esistenti da un sistema legacy a HubSpot per gestire la fatturazione e la rendicontazione dei ricavi. La migrazione mantiene inalterati i metodi di pagamento, la cronologia dei contratti e la pianificazione dei pagamenti futuri. Dopo la migrazione, potrai utilizzare HubSpot come fonte centralizzata e attendibile dei dati relativi al fatturato confermato. Scopri di più sull'uso dei contratti in HubSpot.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di aver compreso appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• Se sei un super amministratore, puoi attivare l'iscrizione del tuo account alla versione beta del programma “Migrazione della fatturazione verso i contratti Revenue Hub ”.

• Il tuo account HubSpot deve utilizzare Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti. Se utilizzi lo strumento per i pagamenti HubSpot e desideri trasferire i metodi di pagamento da un account Stripe esterno a HubSpot Payments, compila questo form.

• Formatta il file CSV in base alla procedura di riscossione dei pagamenti e all'opzione di continuità dei ricavi che scegli. Scopri di più su come scegliere il formato di migrazione più adatto alla tua azienda.

Comprendere limiti e considerazioni

• Se si utilizza la continuità delle entrate, testare l'importazione in un ambiente sandbox. Se nel tuo account vengono importati dati errati, non è possibile correggere i dati storici nei rapporti a cascata relativi al fatturato mensile ricorrente.
• Una volta attivato il contratto, HubSpot diventa il sistema di riferimento per la fatturazione. La migrazione non può essere annullata. Eventuali aggiornamenti ai contratti devono essere effettuati in HubSpot. Scopri di più su come visualizzare e gestire i contratti.
• La migrazione non interrompe la fatturazione nel sistema precedente.

Scegli il formato di migrazione

Prima di procedere alla migrazione, seleziona un formato di migrazione in base a come desideri che HubSpot gestisca i contratti dopo la migrazione. Il formato di migrazione dipende dal processo di raccolta dei dati e dalla scelta di includere o meno gli eventi storici relativi alle modifiche contrattuali (ad esempio, estensioni e riduzioni).

Processo di riscossione dei pagamenti

• Pagamenti manuali: dopo la migrazione, vengono emesse fatture che gli acquirenti devono pagare manualmente.
• Pagamenti automatici: dopo la migrazione, le fatture vengono addebitate automaticamente tramite un metodo di pagamento già registrato.

Continuità dei ricavi

• Mancanza di continuità dei ricavi: i contratti vengono importati senza eventi che comportino variazioni dei ricavi.
• Continuità dei ricavi: utilizza i tasti di regolazione per raggruppare le voci in fasi e visualizzare gli eventi di variazione (ad esempio, espansioni e contrazioni) nel grafico a cascata del fatturato mensile ricorrente in HubSpot.
  • La continuità dei ricavi conserva gli eventi relativi alle variazioni dei ricavi ricorrenti ai fini del rapporto. Non ricrea fatture o pagamenti storici.
  • Se si utilizza la continuità delle entrate, testare l'importazione in un ambiente sandbox.
  • Se nel tuo account vengono importati dati errati, puoi correggere i dati storici nei rapporti a cascata del fatturato mensile ricorrente solo eliminando il contratto associato ai dati errati e reimportandolo.

Rampe

Tasti di rampa

Le chiavi di rampa raggruppano più righe di voci di linea in fasi. Le righe con la stessa chiave “ramp” rappresentano un flusso continuo e ricorrente che varia nel tempo.

In HubSpot, ogni fase di crescita genera eventi di fatturato mensile ricorrente (ad esempio, nuovi contratti, espansione, contrazione) all’inizio di ciascuna fase. La chiave "ramp" può essere una stringa di testo qualsiasi (ad esempio, ramp-a). Utilizza la stessa stringa per ogni fase della stessa rampa.

Realizzazione di una rampa

Per migrare correttamente le rampe, strutturale come segue:

• Utilizzare una chiave di rampa per ogni flusso ricorrente: assegnare la stessa chiave di rampa a tutte le fasi di un singolo prodotto o servizio.
• Utilizzare lo stesso codice per le fasi consecutive: se una fase segue un’altra per lo stesso prodotto o servizio, utilizzare lo stesso codice di rampa per entrambe le fasi.
• Utilizzare chiavi diverse per i prodotti concorrenti: se più prodotti o servizi vengono lanciati in modo indipendente nello stesso periodo, assegnare a ciascuno una chiave diversa ramp_key_import_id.
• Lasciare il campo "chiave" vuoto per i prodotti a tariffa fissa: se un prodotto o un servizio non subisce variazioni durante la durata del contratto, lasciare ramp_key_import_id campo vuoto.
• Utilizzare intervalli di date non sovrapposti: gli intervalli di date delle righe con la stessa chiave di rampa non possono sovrapporsi. Per le fasi continue, avviare ogni fase al termine di quella precedente.
• Inserisci il totale complessivo per ciascuna fase: ogni riga relativa a una fase deve riportare la quantità o il valore totale di quella fase, non la variazione rispetto alla fase precedente. Ad esempio, se la quantità aumenta da uno a due, inserire 2 per la seconda fase, non 1.
• Utilizza l'ID di importazione della rampa per raggruppare le fasi: inserisci lo stesso valore in ramp_key_import_id per tutte le voci della stessa rampa. Scopri di più su come creare una proprietà "rampa" personalizzata.

Ad esempio, per un contratto di 12 mesi con una variazione di prezzo dopo tre mesi:

Possibili formati di migrazione

Esempi di importazione delle fatture mensili e trimestrali

Scopri come vengono fatturati i contratti mensili e trimestrali dopo l'importazione, in base alla data di entrata in vigore del contratto, alla data di inizio della voce di fatturazione, alla durata e alla data di inizio della fatturazione sovrascritta.

Definizioni relative alle proprietà

Esempi mensili e trimestrali

Quando la data di inizio della fatturazione modificata ricade tra due date di cadenza, HubSpot passa alla data di cadenza successiva prevista dopo la modifica. Il punto di riferimento della cadenza (data di inizio della voce) non viene mai spostato.

Ciclo di vita di una migrazione

Di seguito è riportata una panoramica dell’intero ciclo di vita della migrazione di un contratto:

Prepararsi alla migrazione

Prima di avviare la migrazione, configura il tuo account e prepara il file CSV in base al formato di migrazione selezionato.

Creare proprietà personalizzate

Crea le proprietà personalizzate necessarie prima dell'importazione del file CSV. Le proprietà da creare dipendono dal formato di migrazione selezionato. Scopri di più su come creare proprietà personalizzate.

Configurare il file CSV

Configura il file CSV da utilizzare con lo strumento di importazione per trasferire i contratti su HubSpot. Di seguito è possibile effettuare una recensione del comportamento di importazione di specifici campi CSV, scaricare file CSV di esempio e consultare le indicazioni sul formato che deve avere un file CSV per l'importazione dei contratti.

Tipi di voce di bilancio

Durante l'importazione dei contratti, ogni riga del file CSV viene considerata come uno dei due tipi di voce, a seconda che il campo " Prodotto " sia compilato o meno.

• Correlato a un prodotto: il campo "Prodotto " contiene l'ID del record di un prodotto HubSpot esistente. Se nel file CSV alcuni campi supportati (come il modello di prezzo, i livelli, il prezzo, la durata, la frequenza di fatturazione o la categoria fiscale) vengono lasciati vuoti, la riga eredita tali valori dal prodotto collegato.

• Modalità autonoma: il campo " del prodotto" viene lasciato vuoto. La riga utilizza solo i valori forniti nel file CSV e la voce “ ” non è collegata ad alcun prodotto del tuo catalogo.

Nota bene: se una riga relativa a un prodotto fa riferimento a un prodotto ricorrente ma i campi relativi alla ricorrenza sono lasciati vuoti, potrebbe ereditare la configurazione della frequenza di fatturazione ricorrente del prodotto, anche se l’addebito era previsto come una tantum.

Contratti a tempo indeterminato

Una voce ricorrente a valenza permanente ha una frequenza di fatturazione ricorrente e non prevede una durata. Il rinnovo avviene automaticamente fino alla disdetta e non ha una data di scadenza per la fatturazione ricorrente. Fintanto che il contratto è attivo, la fatturazione prosegue secondo la cadenza prevista fino alla sua cancellazione o risoluzione. La data di scadenza del contratto, il valore contrattuale totale e l’ACV possono rimanere vuoti, mentre il fatturato mensile ricorrente e il fatturato annuale ricorrente vengono comunque calcolati.

Modelli di determinazione dei prezzi

Durante l'importazione dei contratti, è possibile applicare i modelli di prezzo e i livelli esistenti, a seconda che il campo " Prezzo unitario " sia compilato o meno.

• Se il campo "Prodotto" contiene un ID record di prodotto HubSpot valido e il campo"Prezzo unitario " è vuoto, il prodotto di importazione utilizza il modello di prezzo e i livelli esistenti.
• Se il campo "Prodotto" contiene un ID record di prodotto HubSpot valido e il campo " Prezzo unitario " è compilato, la riga mantiene l'associazione al prodotto e utilizza l'importo inserito come prezzo forfettario. I modelli di tariffazione e i livelli di prezzo attuali del prodotto non subiscono alcuna modifica.

Condizioni di pagamento per il pagamento

Quando si effettuano le importazioni dei contratti, se non si aggiunge la proprietà della fattura "hs_net_payment_terms " al file CSV, il termine di pagamento netto viene impostato automaticamente su 0 (pagamento alla ricezione), indipendentemente dalle impostazioni predefinite delle fatture del proprio account. Per utilizzare termini di pagamento diversi, includi la proprietà nel tuo file CSV indicando il valore desiderato (ad esempio, un valore pari a0 imposta la scadenza delle fatture al momento della ricezione). Un valore pari a30 imporrebbe alle fatture termini di pagamento a 30 giorni netto).

Imposta sulle vendite automatizzata

Se risiedi negli Stati Uniti o in Canada e desideri calcolare automaticamente le imposte sulle vendite, configura l'applicazione automatica delle imposte sulle vendite nelle impostazioni del tuo account prima dell'importazione dei contratti.

File CSV di esempio

Utilizza i file CSV di esempio riportati di seguito come guida per la migrazione.

Nota: i file CSV sono forniti solo a scopo illustrativo. Sostituire le date di esempio, gli identificatori, gli ID prodotto, i contatti, gli importi, le valute e tutte le voci “import_unique_id” presenti nel file CSV. Verificare le proprietà mappate e le bozze prima di procedere con la migrazione.

Formato CSV

Il file CSV deve includere le seguenti colonne e proprietà di HubSpot.

Migrare i contratti

Avviare la migrazione dei contratti, compresa la verifica della localizzazione, prima di procedere alla migrazione definitiva.

Test di localizzazione prima della migrazione

Se servite clienti in diverse lingue e regioni, si consiglia di effettuare una migrazione pilota per ciascuna lingua, regione e valuta. È possibile annullare le fatture e terminare i contratti dopo aver verificato che la migrazione sia stata completata con successo.

1. Aggiungi i contratti a un file CSV. Scopri di più su come configurare un file CSV per l'importazione.
2. Avvia e completa la migrazione.
3. Attendere che vengano emesse le fatture relative al contratto.
4. Verifica che la fattura sia corretta. Scopri di più sulla gestione delle fatture:
   • Visualizza la fattura in una nuova scheda del browser.
   • Scarica la fattura in formato PDF.
   • Invia la fattura a un indirizzo e-mail interno.
5. Per ciascuno di essi, verificare le etichette tradotte, le date, i numeri, i simboli delle valute, la visualizzazione dei caratteri, il mittente, il destinatario e i link. 

Nota bene: si tratta di un progetto pilota end-to-end, non di una funzionalità in anteprima prima dell'attivazione.

Avvia la migrazione

Dopo aver configurato il tuo file CSV, puoi iniziare a migrare i contratti su HubSpot. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. In alto a destra, fai clic su Importa.
3. Nella sezione Importazione di un file , fare clic su Importazione di dati.
4. Fare clic su Importazioni avanzate (tutti gli oggetti).
5. Nella sezione " Oggetti", fare clic su "Contratti". Gli oggetti "Contatti" e "Voci di riga" vengono selezionati automaticamente. È inoltre possibile effettuare l'importazione contemporanea di altri oggetti (ad esempio, aziende e trattative). Scopri di più sull'importazione di più oggetti.
6. In basso a destra, fai clic su Avanti.
7. Fai clic sul menu a tendina "Scegli come effettuare l'importazione dei contatti " e seleziona un'opzione:
   • Crea solo nuovi contatti: crea nuovi record del contatto per i contatti importati.
   • Creazione e aggiornamento dei contatti esistenti: crearenuovi record del contatto quando un contatto non è presente nel CRM. Aggiorna un contatto se esiste già. Se si seleziona questa opzione, ogni record deve avere un identificatore univoco.
8. Fai clic sul menu a tendina "Scegli come effettuare l'importazione delle voci " e seleziona " Crea solo nuove voci". 

Nota bene: selezionando "Crea e aggiorna" per le voci senza un identificatore univoco, è possibile che voci identiche provenienti da contratti diversi vengano unite, lasciando alcuni contratti senza i prodotti ad essi associati. Si consiglia di selezionare "Crea nuove voci " per evitare l'unione.

9. Configurare la modalità di importazione dei dati:
   • Carica un file: trascinalo nella finestra o clicca su "Scegli un file", quindi seleziona il file per l'importazione.
   • Copia e incolla: clicca su "Incolla" direttamente dal tuo foglio di calcolo e incolla i dati. I dati devono essere copiati da un file di foglio elettronico (ad esempio, Numbers, Google Sheets).
   • Lingua: se stai effettuando un'importazione di dati in una lingua diversa da quella predefinita, fai clic sul menu a tendina " Seleziona la lingua delle intestazioni delle colonne nel tuo file " e seleziona la lingua. La selezione della lingua corretta permette a HubSpot di adattare meglio le intestazioni delle colonne alle proprietà predefinite esistenti. Se non c'è una corrispondenza nella lingua selezionata, HubSpot cercherà una proprietà inglese da abbinare.
10. In basso a destra, fai clic su Avanti.
11. Associa le colonne del file di importazione alle proprietà di HubSpot. Scopri di più sulle mappature delle proprietà CSV.
12. In basso a destra, fai clic su Avanti.
13. Nel campo " Nome importazione ", inserisci un nome per l'importazione.
14. Fai clic sul menu a tendina " Seleziona la base legale per il trattamento dei dati del contatto " e seleziona una base legale. Scopri di più sul tracciamento delle basi legali del trattamento dei dati in HubSpot.
15. Fai clic sul menu a tendina " Formato data " e seleziona un formato data.
16. Fai clic sul menu a tendina " Fuso orario " e seleziona un fuso orario.
17. Fai clic sul menu a discesa " Formato numero " e seleziona un formato numerico.
18. Seleziona la casella di controllo " Imposta questi contatti come contatti di marketing " se desideri coinvolgere i contatti importati utilizzando gli strumenti di marketing di HubSpot. Scopri di più sui contatti di marketing.
19. Selezionare la casella di controllo " Arricchisci record " per arricchire i record durante l'importazione. Scopri di più sull'arricchimento dei dati di contatto e dell'azienda.
20. In basso a destra, fare clic su " Completa l'importazione".
21. Continua per completare la migrazione.

Recensione dei problemi di formattazione

Dopo aver fatto clic su "Completa importazione", i contratti importati vengono creati come bozze di contratto. Prima di completare la migrazione, verificare eventuali problemi di formattazione dei contatti e errori nelle righe:

Nota: una riga di fatturazione pianificata con “--” come numero di fattura è una voce previsionale. Le fatture generate ricevono un numero e vengono archiviate insieme agli altri record delle fatture.

1. Per correggere i problemi di formattazione, nella sezione "Correggi dati di importazione" clicca sul valore (ad es. 1) presente sotto "Problemi di formattazione [Oggetto]".
   
   
2. Nella sezione " Problemi di formattazione", fare clic su "Visualizza problemi".
   
   
3. Nella tabella, esamina i problemi e le soluzioni proposte:
   • Per modificare la correzione proposta, nella colonna " Correzione proposta " fare clicsull'icona "Modifica" e inserire unnuovo valore.
   • Per accettare tutte le correzioni proposte, fare clic su“Accetta tutto”.
   • Per rifiutare tutte le correzioni proposte, fare clic su“Rifiuta tutto”.
   • Per accettare o rifiutare una correzione proposta per una singola riga, nella colonna"Azioni " fare clic su"Accetta " o"Rifiuta".
   • Per eliminare il record dall'importazione, nella colonna"Azioni" , fare clic su"Altro", quindi selezionare"Elimina questo record".
4. Torna alla tua importazione:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Gestione dei dati > Integrazione dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dei dati > Integrazione dei dati.
   • Nella tabella “Monitor your imports” ( & ) di Syncs , clicca sulnome dell’importazione.

Completare la migrazione

Nota: gli utenti in possesso dei permessi di visualizzazione, creazione, modifica o eliminazione dei contratti possono visualizzare i contratti che sono stati importati ma non sono ancora stati migrati. Gli utenti in possesso dei permessi di creazione, modifica o eliminazione dei contratti possono convalidare, modificare, trasferire ed eliminare le bozze di contratto create tramite l'importazione.

1. Fare clic su " Completa la migrazione".
   
   
2. Recensione dei contratti che richiedono attenzione. Per scaricare gli errori in un file CSV, in alto a destra, clicca su “Scarica errori come CSV”.
3. Per correggere gli errori, nella colonna "Errore ", fare clic su"Aggiorna [proprietà]". 
   
   
4. Nella finestra di dialogo, aggiornare le proprietà richieste, quindi fare clic su"Convalida nuovamente il contratto".
5. Il contratto riconvalidato verrà spostato nella scheda "Pronto per la migrazione ".
6. Dopo aver esaminato tutti i contratti che richiedono attenzione, fai clic sulla scheda "Pronto per la migrazione ".
7. Si consiglia di verificare le seguenti proprietà dei contratti prima di completare la migrazione:
   • Procedura di riscossione
   • Metodo di pagamento
   • Date
   • Associazioni di prodotti
   • Voci
   • Programma
   • Configurazione fiscale
8. Per modificare la data di inizio della fatturazione o l'ID di riferimento del metodo di pagamento esterno, fare clic sull'icona "Modifica" ( ).

Nota bene: è possibile aggiornare i campi " Billing Start Date Override " e " hs_external_payment_method_reference_id" solo se il contratto non presenta fatture a pagamento o pagamenti.

9. Nella finestra di dialogo:
   • Nel campo "Sostituzione della data di inizio della fatturazione", fare clic sulselettore di date e selezionare unadata.
   • Nelcampo "ID del metodo di pagamento ", inserire unID del metodo di pagamento.
   • Fare clic su“Riconferma contratto”.
10. Il contratto passerà alla scheda "Pronto per la migrazione " una volta che sarà stato nuovamente convalidato.
    
    
11. Come ultimo passo prima della migrazione, verificare quanto segue:
    1. L'ultima fattura relativa al contratto precedente.
    2. La prima fattura di HubSpot.
    3. Eventuali crediti in sospeso.
    4. Annullamento dell'abbonamento precedente, ove applicabile.
    5. Sollecito.
    6. E-mail relative alle fatture.
    7. Verifica dell'integrazione contabile. Scopri di più su come entrare in contatto con QuickBooks Online e Xero per collegarli a HubSpot. 
12. In alto a destra, clicca su“Migra [x] contratti”.
    
    
13. Nella finestra di dialogo, leggi attentamente i termini della migrazione, seleziona la casella di controllo“Ho letto e accetto ”, quindi fai clic su“Conferma migrazione”.
14. I contratti verranno eseguiti e avrà inizio la fatturazione, in base al formato di migrazione scelto. Scopri di più su come visualizzare e gestire i contratti.

Risoluzione dei problemi

Esamina gli errori di importazione più comuni e i passaggi necessari per risolverli. Se si verifica un altro errore, effettuare una recensione della formattazione del file CSV e della mappatura della proprietà, quindi riprovare a eseguire l'importazione.

ID del metodo di pagamento Stripe non valido o mancante

Questo errore si verifica quando come modalità di addebito è stata selezionata l'opzione "pagamenti automatici", ma nel file CSV non è stato aggiunto l'ID del metodo di pagamento Stripe.

Per risolvere questo errore, è possibile:

• Modificare le voci relative ai pagamenti automatici in pagamenti manuali.
• Aggiungi l'ID del metodo di pagamento Stripe per le registrazioni relative ai pagamenti automatici nel file CSV.

Importazione duplicata di "import_unique_id" da un tentativo precedente

Se un'importazione non va a buon fine, HubSpot potrebbe comunque registrare i import_unique_id valori dell’importazione non riuscita.

Per risolvere questo errore:

1. Aggiorna il tuo file CSV con i nuovi ID.
2. Esecuzione dell'importazione del file CSV aggiornato.

Glossario

Si prega di prendere visione dei seguenti termini prima di trasferire i contratti su HubSpot.