Gestire i record e le notifiche in Microsoft Teams

Una volta collegata l'app Microsoft Teams a HubSpot e associato il tuo account utente, potrai gestire le attività di HubSpot direttamente in Microsoft Teams. Ricevi le notifiche di HubSpot, associa i record relativi alle aziende e alle trattative ai canali di Teams, automatizza le azioni di Teams tramite i flussi di lavoro e gestisci le conversazioni di HubSpot senza uscire da Microsoft Teams.

Queste funzionalità aiutano il tuo team a rimanere informato sull’attività dei clienti, a collaborare sui record nei canali Teams appropriati e ad automatizzare gli aggiornamenti, in modo che tutti dispongano del contesto necessario mentre lavorano in Microsoft Teams. Ad esempio, puoi associare un’opportunità a un canale Teams per condividere automaticamente l’attività relativa al record con il team che sta lavorando su quell’opportunità.

Ricevi le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams

Per attivare o disattivare tutte le notifiche, un tipo di notifica o notifiche specifiche per Microsoft Teams:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Notifiche.

• • Per attivare tutte le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams, seleziona la casella di controllo Microsoft Teams.
  • Per disattivare tutte le notifiche di HubSpot in Microsoft Teams, deseleziona la casella di controllo " Microsoft Teams ".
  • Per disattivare tipi specifici di notifiche, clicca per espanderel’argomento delle notifiche e deseleziona le caselle di controllo " " accanto alle notifiche che non desideri ricevere.

Nota: le notifiche potrebbero subire un ritardo massimo di cinque minuti.

Associa le aziende e le trattative di HubSpot ai canali di Microsoft Teams

Per associare un record relativo a un'azienda o a un affare a un canale di Microsoft Teams:

1. Accedi ai record relativi alle aziende o alle trattative:

• • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.

2. Nella barra laterale destra, nella scheda Microsoft Teams, fai clic su Associa canale Microsoft Teams.

3. Nella finestra a comparsa, clicca sul menu a tendina "Seleziona un team " e seleziona un team da associare al record di HubSpot.
4. Fai clic sul menu a tendina "Seleziona un canale " e seleziona un canale Microsoft Teams esistente da associare al record di HubSpot, oppure fai clic su "Crea nuovo canale MS Teams " per crearne uno nuovo.
5. Seleziona le caselle di controllo relative ai tipi di attività per sincronizzare tali avvisi con il canale di Microsoft Teams. Puoi sincronizzare note, chiamate, e-mail, attività e riunioni.

Nota: gli avvisi relativi alle e-mail verranno sincronizzati solo se le e-mail sono state inviate da un record o registrate su un record nel CRM. Ad esempio, le e-mail inviate tramite l’estensione HubSpot per le vendite non verranno sincronizzate.

6. Fai clic su “Associa canale”.

Una volta effettuata l'associazione, riceverai gli avvisi di attività pertinenti sul canale Microsoft Teams associato. È possibile associare più record a un unico canale.

Utilizza le azioni del flusso di lavoro di Microsoft Teams

Una volta collegato Microsoft Teams a HubSpot, è possibile utilizzare le seguenti azioni del flusso di lavoro:

• Crea canale Microsoft Teams: crea un nuovo canale Microsoft Teams. Questa azione è disponibile nei flussi di lavoro aziendali e basati sulle opportunità.
• Invia notifiche Microsoft Teams: invia una notifica agli utenti HubSpot e ai canali di Teams. Questa azione è disponibile in tutti i tipi di flusso di lavoro, inclusi gli oggetti personalizzati.
• Aggiungi contatto al webinar di Microsoft Teams: iscrivi automaticamente i contatti a un webinar di Microsoft Teams selezionato.

Nota: non è possibile inviare notifiche ai canali privati in Microsoft Teams.

Per utilizzare le azioni del flusso di lavoro di Microsoft Teams:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
3. Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona +.
4. Nel pannello di sinistra, selezionare un'azione di Microsoft Teams:

• • Per creare un canale, seleziona l'azione Crea canale Microsoft Teams .
    • Fai clic sul menu a discesa "Team " per selezionare il team per cui desideri creare il canale.
    • Nel campo "Canale ", inserisci il nome del canale.
    • Fai clic sul menu a discesa " Privacy " per selezionare le impostazioni di privacy del canale.
    • Fare clic su " Salva".

• • Per inviare notifiche, seleziona l'azione "Invia notifiche di Microsoft Teams ".
    • Fare clic sul menu a discesa "Invia a", quindi selezionare se inviare la notifica a un utente, a un canale o a entrambi.
    • Fai clic sul menu a discesa «Utenti» per selezionare gli utenti a cui inviare le notifiche. Puoi anche digitare il nome dell’utente: questo apparirà tra le opzioni disponibili.

    Nota: solo gli utenti HubSpot associati ai propri utenti Microsoft Teams e che hanno installato l’app HubSpot in Microsoft Teams possono ricevere notifiche di Microsoft Teams tramite i flussi di lavoro. Scopri di più su come aggiungere l’app HubSpot in Microsoft Teams.

  • Fai clic sul menu a tendina " Team " per selezionare il team a cui inviare le notifiche.

• • Fai clic sul menu a discesa " Canale " per selezionare il canale a cui inviare le notifiche.
  • Nel campo " Messaggio ", inserisci il testo della notifica. Puoi formattare il messaggio utilizzando gli asterischi per mettere il testo in grassetto, i trattini bassi per metterlo in corsivo e il tasto Invio per creare una nuova riga.
  • Per taggare qualcuno nella notifica, digita @ seguito dal suo indirizzo e-mail di Microsoft Teams.
  • Per includere un collegamento ipertestuale nella notifica, inserisci il testo del collegamento tra parentesi quadre, seguito dall’URL tra parentesi tonde. Ad esempio, [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Se desideri inviare la notifica anche al proprietario del record, seleziona la casella di controllo Invia notifica al proprietario del record.
  • Fai clic sul menu a discesa " Seleziona azioni da includere nel messaggio " e seleziona le azioni da includere nella notifica.
  • Fai clic su Salva.

La notifica verrà inviata al canale di Microsoft Teams specificato nell'azione del flusso di lavoro. L'utente che riceve la notifica può fare clic su uno qualsiasi dei pulsanti di azione per eseguire l'azione. Il canale verrà inoltre associato automaticamente al record dell'opportunità o del contatto e potrà essere configurato direttamente dal record.

Rispondere alle conversazioni di HubSpot in Microsoft Teams

Nota: questa funzionalità è disponibile solo se durante l’installazione dell’integrazione è stata selezionata l’installazione a livello di amministratore.

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, è possibile inviare e ricevere chat in tempo reale di HubSpot, messaggi di Facebook Messenger e WhatsApp, invii di moduli e messaggi della casella di posta direttamente all’interno dei canali di Microsoft Teams. A tal fine, un utente con autorizzazioni di accesso all’account o di superamministratore dovrà effettuare l’aggiornamento del team per poter utilizzare questa funzionalità nelle conversazioni di HubSpot. Ogni team deve essere aggiornato per poter usufruire di questa funzionalità.

Per effettuare l’aggiornamento di un team di Microsoft Teams:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Microsoft Teams.
3. Fare clic sulla scheda Impostazioni.
4. Accedere alla scheda Impostazioni globali.
5. Nella sezione Team collegati, fare clic su Aggiorna accanto al team che si desidera aggiornare.

Per selezionare il team da utilizzare nella posta in arrivo delle conversazioni:

1. Torna alla pagina delle impostazioni di integrazione in HubSpot e clicca sulla scheda Comunicazioni.
2. Nella scheda " Posta in arrivo ", esamina l'elenco di tutte le caselle di posta delle conversazioni che hai creato nel tuo account HubSpot.
3. Accanto alla casella di posta, fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione per inviare e ricevere messaggi dalla casella di posta delle conversazioni direttamente nei canali di Microsoft Teams.
4. Fai clic sul menu a discesa "Team" per selezionare il team che riceverà i messaggi.
5. Fai clic sul menu a discesa "Canale" per selezionare il canale di Microsoft Teams che riceverà i messaggi in arrivo.

Dopo aver collegato la casella di posta, riceverai automaticamente una notifica in Microsoft Teams quando avrai un nuovo messaggio nella tua casella di posta HubSpot. Potrai inoltre rispondere direttamente da Microsoft Teams, ad eccezione dei tipi di canale "e-mail" e "invio di moduli".