Tietueiden ja ilmoitusten hallinta Microsoft Teamsissa

Kun olet liittänyt Microsoft Teams -sovelluksen HubSpot-palveluun ja yhdistänyt käyttäjätilisi, voit hallita HubSpot-toimintoja suoraan Microsoft Teamsissa. Voit vastaanottaa HubSpot-ilmoituksia, liittää yritys- ja kauppatiedot Teams-kanaviin, automatisoida Teams-toimintoja työnkulkujen avulla sekä hallita HubSpot-keskusteluja poistumatta Microsoft Teamsista.

Näiden ominaisuuksien avulla tiimisi pysyy ajan tasalla asiakkaiden toiminnasta, voi tehdä yhteistyötä tietueiden parissa oikeissa Teams-kanavissa ja automatisoida päivityksiä, jotta kaikilla on tarvitsemansa tausta tiedossa työskennellessään Microsoft Teamsissa. Voit esimerkiksi liittää kaupan Teams-kanavaan, jolloin kaupan tietueen tapahtumat jaetaan automaattisesti kyseistä kauppaa käsittelevälle tiimille.

Vastaanota HubSpot-ilmoituksia Microsoft Teamsissa

Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kaikki ilmoitukset, tietyn ilmoitustyypin tai tiettyjä ilmoituksia Microsoft Teamsissa seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Ilmoitukset.

• • Voit ottaa kaikki HubSpot-ilmoitukset käyttöön Microsoft Teamsissa valitsemalla Microsoft Teams -valintaruudun.
  • Voit poistaa kaikki HubSpot-ilmoitukset käytöstä Microsoft Teamsissa poistamalla valinnan Microsoft Teams -valintaruudusta.
  • Voit poistaa käytöstä tiettyjä ilmoitustyyppejä napsauttamallailmoitusaihetta laajentaaksesi sen ja poistamalla valintaruudut Microsoft Teams -kohdasta niiden ilmoitusten vierestä, joita et halua vastaanottaa.

Huomaa: ilmoitukset voivat viivästyä enintään viisi minuuttia.

Liitä HubSpot-yritykset ja -kaupat Microsoft Teams -kanaviin

Voit liittää yritys- tai kauppatiedon Microsoft Teams -kanavaan seuraavasti:

1. Siirry yritys- tai kauppatietueisiisi:

• • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
  • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.

2. Napsauta oikean sivupalkin Microsoft Teams -kortissa kohtaa Yhdistä Microsoft Teams -kanava.

3. Napsauta ponnahdusikkunassa Valitse tiimi -pudotusvalikkoa ja valitse tiimi, joka liitetään HubSpot-tietueeseen.
4. Napsauta Valitse kanava -pudotusvalikkoa ja valitse olemassa oleva Microsoft Teams -kanava, joka liitetään HubSpot-tietueeseen, tai napsauta Luo uusi MS Teams -kanava luodaksesi uuden kanavan.
5. Valitse toimintatyyppien valintaruudut, jotta kyseiset ilmoitukset synkronoidaan Microsoft Teams -kanavalle. Voit synkronoida muistiinpanot, puhelut, sähköpostit, tehtävät ja kokoukset.

Huomaa: sähköpostien toimintahälytykset synkronoidaan vain, jos sähköpostit on lähetetty tietueesta tai kirjattu tietueeseen CRM-järjestelmässä. Esimerkiksi HubSpot-myyntilaajennuksen avulla lähetetyt sähköpostit eivät synkronoidu.

6. Napsauta Liitä kanava.

Kun liittäminen on tehty, saat asiaankuuluvat aktiviteetti-ilmoitukset liitettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Voit liittää useita tietueita yhteen kanavaan.

Käytä Microsoft Teamsin työnkulun toimintoja

Kun olet yhdistänyt Microsoft Teamsin HubSpotin, voit käyttää seuraavia työnkulun toimintoja:

• Luo Microsoft Teams -kanava: luo uusi Microsoft Teams -kanava. Tämä toiminto on käytettävissä yritys- ja kauppakohtaisissa työnkuluissa.
• Lähetä Microsoft Teams -ilmoitukset: lähetä ilmoitus HubSpot-käyttäjille ja Teams-kanaville. Tämä toiminto on käytettävissä kaikissa työnkulutyypeissä, mukaan lukien mukautetut objektit.
• Lisää kontakti Microsoft Teams -verkkoseminaariin: rekisteröi kontaktit automaattisesti valittuun Microsoft Teams -verkkoseminaariin.

Huomaa: ilmoituksia ei voi lähettää Microsoft Teamsin yksityisiin kanaviin.

Microsoft Teams -työnkulun toimintojen käyttäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta työnkulun nimeä.
3. Napsauta työnkulun muokkausnäkymässä +-kuvaketta.
4. Valitse vasemmasta paneelista Microsoft Teams -toiminto:

• • Voit luoda kanavan valitsemalla Luo Microsoft Teams -kanava -toiminnon .
    • Napsauta Tiimi-pudotusvalikkoa ja valitse tiimi, jolle haluat luoda kanavan.
    • Kirjoita Kanava-kenttään kanavan nimi.
    • Napsauta Tietosuoja-pudotusvalikkoa ja valitse kanavan tietosuoja-asetukset.
    • Napsauta Tallenna.

• • Voit lähettää ilmoituksia valitsemalla toiminnon Lähetä Microsoft Teams -ilmoitukset .
    • Napsauta Lähetä kohteeseen -pudotusvalikkoa ja valitse sitten, lähetetäänkö ilmoitus käyttäjälle, kanavalle vai molemmille.
    • Napsauta Käyttäjät -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjät, joille haluat lähettää ilmoitukset. Voit myös kirjoittaa käyttäjän nimen, jolloin se ilmestyy valintaluetteloon.

    Huomaa: vain ne HubSpot-käyttäjät, jotka on liitetty vastaaviin Microsoft Teams -käyttäjiin ja jotka ovat asentaneet HubSpot-sovelluksen Microsoft Teams -palveluun, voivat vastaanottaa Microsoft Teams -ilmoituksia työnkulkujen kautta. Lue lisää HubSpot-sovelluksen lisäämisestä Microsoft Teams -palveluun.

  • Napsauta Tiimi -pudotusvalikkoa ja valitse tiimi, jolle ilmoitukset lähetetään.

• • Napsauta Kanava -pudotusvalikkoa ja valitse kanava, jolle ilmoitukset lähetetään.
  • Kirjoita Viesti-kenttään ilmoituksen viesti. Voit muotoilla viestiä käyttämällä tähtiä (*) lihavoimaan tekstiä, alaviivoja (_) kursivoimaan tekstiä ja Enter-näppäintä uuden rivin aloittamiseen.
  • Voit merkitä jonkun ilmoitukseen kirjoittamalla @-merkin ja sen jälkeen kyseisen henkilön Microsoft Teams -sähköpostiosoitteen.
  • Jos haluat lisätä ilmoitukseen hyperlinkin, kirjoita linkitettävä teksti hakasulkeisiin ja sen perään URL-osoite sulkeisiin. Esimerkiksi [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Jos haluat lähettää ilmoituksen myös tietueen omistajalle, valitse Lähetä ilmoitus tietueen omistajalle -valintaruutu.
  • Napsauta Valitse viestiin liitettävät toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse ilmoitukseen liitettävät toiminnot.
  • Napsauta Tallenna.

Ilmoitus lähetetään työnkulun toimessa määritettyyn Microsoft Teams -kanavaan. Ilmoituksen vastaanottava käyttäjä voi napsauttaa mitä tahansa toimintopainiketta suorittaakseen toiminnon. Kanava liitetään myös automaattisesti kauppa- tai yhteystietueeseen, ja sitä voidaan määrittää tietueesta.

Vastaa HubSpot-keskusteluihin Microsoft Teamsissa

Huomaa: tämä toiminto on käytettävissä vain, jos valitsit integraatiota asentaessasi järjestelmänvalvojan tason asennuksen.

Kun olet yhdistänyt HubSpotin ja Microsoft Teamsin, voit lähettää ja vastaanottaa HubSpotin live-chat-viestejä, Facebook Messengerin ja WhatsAppin vi estejä, lomakkeiden lähetysviestejä sekä saapuneet-kansion viestejä suoraan Microsoft Teamsin kanavissa. Tätä varten käyttäjän, jolla on tilin käyttöoikeudet tai pääkäyttäjän oikeudet, on päivitettävä tiimi, jotta sitä voidaan käyttää HubSpot-keskusteluissa. Jokainen tiimi on päivitettävä tämän toiminnon käyttämiseksi.

Microsoft-tiimin päivittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Microsoft Teams.
3. Napsauta Asetukset -välilehteä.
4. Siirry Yleiset asetukset -välilehteen.
5. Napsauta Yhdistetyt tiimit -osiossa Päivitä-painiketta sen tiimin vieressä, jonka haluat päivittää.

Voit valita tiimin, jota haluat käyttää keskustelujen saapuneet-kansiossa, seuraavasti:

1. Palaa HubSpotin integraatioasetussivulle ja napsauta Viestintä -välilehteä.
2. Tarkista Saapuneet -välilehdellä luettelo kaikista HubSpot-tililläsi luomistasi keskustelujen saapuneet-kansoista.
3. Napsauta keskustelujen postilaatikon vieressä olevaa Päällä/Pois-kytkintä, jotta voit lähettää ja vastaanottaa viestejä keskustelujen postilaatikosta suoraan Microsoft Teams -kanavissa.
4. Napsauta Team -pudotusvalikkoa valitaksesi tiimin, joka vastaanottaa viestit.
5. Napsauta Kanava -pudotusvalikkoa ja valitse Microsoft Teams -kanava, johon saapuvat viestit vastaanotetaan.

Kun olet yhdistänyt postilaatikon, saat automaattisesti ilmoituksen Microsoft Teamsissa, kun HubSpot-postilaatikkoosi saapuu uusi viesti. Voit myös vastata suoraan Microsoft Teamsista, lukuun ottamatta sähköposti- ja lomakkeen lähetys -kanavatyyppejä.