Gerenciar registros e notificações no Microsoft Teams

Depois de conectar o aplicativo Microsoft Teams ao HubSpot e sua conta de usuário, você poderá gerenciar as atividades do HubSpot diretamente no Microsoft Teams. Receba notificações do HubSpot, associe registros de empresas e negócios aos canais do Teams, automatize ações do Teams com fluxos de trabalho e gerencie conversas do HubSpot sem sair do Microsoft Teams.

Esses recursos ajudam sua equipe a se manter informada sobre a atividade do cliente, colaborar em registros nos canais certos do Teams e automatizar atualizações para que todos tenham o contexto de que precisam enquanto trabalham no Microsoft Teams. Por exemplo, você pode associar um negócio a um canal do Teams para compartilhar automaticamente a atividade de registro com a equipe que trabalha nesse negócio.

Receba notificações do HubSpot no Microsoft Teams

Para ativar ou desativar todas as notificações, um tipo de notificação ou notificações específicas para o Microsoft Teams:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.

• • Para ativar todas as notificações do HubSpot no Microsoft Teams, marque a caixa de seleção Microsoft Teams .
  • Para desativar todas as notificações do HubSpot no Microsoft Teams, desmarque a caixa de seleção do Microsoft Teams .
  • Para desativar tipos de notificação específicos, clique para expandir o tópico de notificação e desmarque as caixas de seleção do Microsoft Teams ao lado das notificações que você não deseja receber.

Observe: as notificações podem sofrer atrasos de até cinco minutos. 

Associar empresas e negócios do HubSpot aos canais do Microsoft Teams

Para associar um registro de empresa ou negócio a um canal do Microsoft Teams:

1. Navegue até o registro de empresa ou negócio:

• • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM da HubSpot > Empresas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM da HubSpot > Empresas.
  • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Negócios. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Negócios.

2. Na barra lateral direita, no cartão do Microsoft Teams, clique em Associar canal do Microsoft Teams.

3. Na caixa pop-up, clique no menu suspenso Selecionar uma equipe e selecione uma equipe para associar ao registro do HubSpot.
4. Clique no menu suspenso Selecionar um canal e selecione um canal existente do Microsoft Teams para associar ao registro do HubSpot, ou clique em Criar novo canal do MS Teams para criar um novo canal.
5. Marque as caixas de seleção de tipos de atividades para sincronizar esses alertas com o canal do Microsoft Teams. Você pode sincronizar observações, chamadas, e-mails, tarefas e reuniões. 

Observação: alertas de atividade para e-mails só serão sincronizados se os e-mails forem enviados de um registro ou se estiverem conectados a um registro no CRM. Por exemplo, emails enviados usando a extensão de vendas HubSpot não serão sincronizados.

6. Clique em Associar canal. 

Uma vez associado, você receberá alertas de atividade relevantes para o canal associado do Microsoft Teams. Você pode associar vários registros a um canal. 

Usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams 

Depois de conectar o Microsoft Teams ao HubSpot, você poderá utilizar as seguintes ações de fluxo de trabalho:

• Criar canal do Microsoft Teams: crie um novo canal do Microsoft Teams. Essa ação está disponível nos fluxos de trabalho baseados em empresas e negócios. 
• Enviar notificações do Microsoft Teams: envie uma notificação aos usuários do HubSpot e aos canais do Teams. Esta ação está disponível em todos os tipos de fluxo de trabalho, incluindo objetos personalizados. 
• Adicionar Contato ao webinar do Microsoft Teams: inscreva-se automaticamente em um webinar selecionado do Microsoft Teams. 

Observação: não é possível enviar notificações a canais privados no Microsoft Teams .

Para usar as ações de fluxo de trabalho do Microsoft Teams:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais, então navegue até Automação > Fluxos de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique no nome do fluxo de trabalho.
3. No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição.
4. No painel esquerdo, selecione uma ação do Microsoft Teams:

• • Para criar um canal, selecione a ação Criar canal do Microsoft Teams .
    • Clique no menu suspenso Equipe para selecionar a equipe para a qual deseja criar o canal. 
    • No campo Canal , insira o nome do canal. 
    • Clique no menu suspenso Privacidade para selecionar as configurações de privacidade do canal. 
    • Clique em Salvar. 

• • Para enviar notificações, selecione a ação Enviar notificações do Microsoft Teams . 
    • Clique no menu suspenso Enviar para e selecione se deseja enviar a notificação para um usuário, um canal ou ambos.
    • Clique no menu suspenso Usuários para selecionar os usuários aos quais enviar notificações. Você também pode digitar o nome do usuário e ele aparecerá para seleção. 

    Observação: somente usuários do HubSpot mapeados para seus usuários do Microsoft Teams e que instalaram o aplicativo HubSpot no Microsoft Teams podem receber notificações do Microsoft Teams por meio de fluxos de trabalho. Saiba mais sobre como adicionar o aplicativo HubSpot no Microsoft Teams. 

  • Clique no menu suspenso Equipe para selecionar a equipe à qual deseja enviar notificações.

• • Clique no menu suspenso Canal para selecionar o canal para o qual deseja enviar notificações. 
  • No campo Mensagem , insira a mensagem para a notificação. Você pode formatar a mensagem utilizando asteriscos para texto em negrito, sublinhados para itálico e o botão Enter para adicionar uma nova linha.
  • Para marcar alguém na notificação, digite @ seguido do endereço de e-mail do Microsoft Teams. 
  • Para incluir um hiperlink na notificação, adicione o texto do hiperlink entre colchetes, seguido do URL entre parênteses. Por exemplo: [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Se você também quiser enviar a notificação para o registro proprietário, marque a caixa de seleção Enviar notificação para registro proprietário . 
  • Clique no menu suspenso Selecionar ações para incluir na mensagem e selecione ações para incluir na notificação. 
  • Clique em Salvar. 

A notificação será enviada para o canal do Microsoft Teams especificado na ação do fluxo de trabalho. O usuário que recebe a notificação pode clicar em qualquer um dos botões para executar a ação. O canal também será automaticamente associado ao registro do negócio ou contato e poderá ser configurado a partir do registro. 

Responder às conversas do HubSpot no Microsoft Teams

Observação: essa funcionalidade só está disponível se você tiver selecionado a instalação em nível de administrador ao instalar a integração.

Depois de conectar o HubSpot e o Microsoft Teams, você poderá enviar e receber chat ao vivo do HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp , envios de formulários e mensagens da caixa de entrada diretamente nos canais do Microsoft Teams. Para fazer isso, um usuário com permissões deAcesso à conta ou de Superadministrador precisará atualizar a equipe para usá-la nas conversas do HubSpot. É necessário fazer upgrade das equipes para usar esta funcionalidade.

Para atualizar uma equipe da Microsoft:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações > Apps conectados.
2. Clique Equipes da Microsoft.
3. Clique na guia Configurações.
4. Navegue até o Configurações globais aba. 
5. Na seção Equipes conectadas , clique em Atualizar ao lado da equipe que pretende atualizar. 

Para selecionar a equipe a utilizar na caixa de entrada de conversas:

1. De volta à página de configurações da integração no HubSpot, clique na guia Comunicações . 
2. Na guia Caixa de entrada , revise uma lista de todas as caixas de entrada de conversas que você criou na sua conta da HubSpot.
3. Ao lado da caixa de entrada, clique para ativar o botão Ativar/Desativar para enviar e receber mensagens da caixa de entrada de conversas diretamente nos canais do Microsoft Teams.
4. Clique no menu suspenso Equipe para selecionar a equipe que receberá as mensagens.
5. Clique no menu suspenso Canal para selecionar o canal do Microsoft Teams que receberá as mensagens.

Depois de conectar a caixa de entrada, você será notificado automaticamente no Microsoft Teams quando tiver uma nova mensagem na sua caixa de entrada do HubSpot. Você também poderá responder diretamente do Microsoft Teams, exceto para os tipos de canal de e-mail e envio de formulário.