Gérer les enregistrements et les notifications dans Microsoft Teams

Une fois que vous avez connecté l’application Microsoft Teams à HubSpot et que vous avez connecté votre compte utilisateur, vous pouvez gérer les activités HubSpot directement dans Microsoft Teams. Recevez des notifications HubSpot, associez des fiches d’informations d’entreprises et de transactions aux canaux Teams, automatisez les actions Teams avec les workflows et gérez les conversations HubSpot sans quitter Microsoft Teams.

Ces fonctionnalités permettent à votre équipe de rester informée de l’activité des clients, de collaborer sur des fiches d’informations dans les canaux Teams appropriés et d’automatiser les mises à jour afin que chacun dispose du contexte dont il a besoin lorsqu’il travaille dans Microsoft Teams. Par exemple, vous pouvez associer une transaction à un canal Teams pour partager automatiquement l’activité de fiche d’informations avec l’équipe travaillant sur cette transaction.

Recevoir des notifications HubSpot dans Microsoft Teams

Pour activer ou désactiver toutes les notifications, un type de notifications ou des notifications spécifiques pour Microsoft Teams :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.

• • Pour activer toutes les notifications HubSpot dans Microsoft Teams, sélectionnez la case à cocher Microsoft Teams .
  • Pour désactiver toutes les notifications HubSpot dans Microsoft Teams, désélectionnez la case à cocher Microsoft Teams .
  • Pour désactiver des types de notification spécifiques, cliquez pour développer le thème de notification et désélectionnez les cases à cocher Microsoft Teams à côté des notifications que vous ne souhaitez pas recevoir.

Veuillez noter que les notifications de peuvent être retardées de cinq minutes. 

Associer des entreprises et des transactions HubSpot à des canaux Microsoft Teams

Pour associer une fiche d'informations d'entreprise ou de transaction à un canal Microsoft Teams :

1. Accédez à vos fiches d'informations d'entreprise ou de transaction :

• • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Entreprises. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Transactions. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Transactions.

2. Dans la barre latérale droite, dans la carte Microsoft Teams, cliquez sur Associer un canal Microsoft Teams.

3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une équipe et sélectionnez une équipe à associer à la fiche d’informations HubSpot.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un canal et sélectionnez un canal Microsoft Teams existant à associer à la fiche d’informations HubSpot, ou cliquez sur Créer un nouveau canal MS Teams pour créer un nouveau canal.
5. Cochez les cases correspondant aux types d'activité pour synchroniser ces alertes avec le canal Microsoft Teams. Vous pouvez synchroniser les notes, les appels, les e-mails, les tâches et les réunions. 

Remarque : Les alertes d'activité pour les e-mails ne seront synchronisées que si les e-mails sont envoyés à partir d'une fiche d'informations ou enregistrés sur une fiche d'informations dans le CRM. Par exemple, les e-mails envoyés à l'aide de l'extension Sales Hub ne seront pas synchronisés.

6. Cliquez sur Canal associé. 

Une fois associé, vous recevrez des alertes d’activité pertinentes vers le canal Microsoft Teams associé. Vous pouvez associer plusieurs fiches d'informations à un canal. 

Utiliser des actions de workflow Microsoft Teams 

Une fois que vous avez connecté Microsoft Teams à HubSpot, vous pouvez utiliser les actions de workflow suivantes :

• Créer un canal Microsoft Teams : créez un nouveau canal Microsoft Teams. Cette action est disponible dans les workflows basés sur les entreprises et les transactions. 
• Envoyer des notifications Microsoft Teams : envoyez une notification aux utilisateurs HubSpot et aux canaux Teams. Cette action est disponible dans tous les types de workflow, y compris les objets personnalisés. 
• Ajouter un contact à un webinar Microsoft Teams : inscrivez automatiquement des contacts à un webinar Microsoft Teams sélectionné. 

Remarque : Il n’est pas possible d’envoyer des notifications dans des canaux privés dans Microsoft Teams.

Pour utiliser les actions de workflow de Microsoft Teams :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom de votre workflow.
3. Dans l’éditeur de workflow, cliquez sur l’icône Plus (+ ).
4. Dans le panneau de gauche, sélectionnez une action Microsoft Teams :

• • Pour créer un canal, sélectionnez l’action Créer un canal Microsoft Teams .
    • Cliquez sur le menu déroulant Équipe pour sélectionner l’équipe pour laquelle vous souhaitez créer le canal. 
    • Dans le champ Canal , saisissez le nom du canal. 
    • Cliquez sur le menu déroulant Confidentialité pour sélectionner les paramètres de confidentialité du canal. 
    • Cliquez sur Enregistrer. 

• • Pour envoyer des notifications, sélectionnez l’action Envoyer des notifications Microsoft Teams . 
    • Cliquez sur le menu déroulant Envoyer à , puis choisissez d’envoyer la notification à un utilisateur, à un canal ou aux deux.
    • Cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs pour sélectionner les utilisateurs à qui envoyer des notifications. Vous pouvez également saisir le nom de l’utilisateur et il apparaîtra pour la sélection. 

    Remarque : seuls les utilisateurs HubSpot mappés à leurs utilisateurs Microsoft Teams et ayant installé l’application HubSpot dans Microsoft Teams peuvent recevoir des notifications Microsoft Teams via les workflows. Découvrez-en davantage sur l’ajout de l’application HubSpot dans Microsoft Teams. 

  • Cliquez sur le menu déroulant Équipe pour sélectionner l’équipe à laquelle envoyer les notifications.

• • Cliquez sur le menu déroulant Canal pour sélectionner le canal auquel envoyer des notifications. 
  • Dans le champ Message , saisissez le message de la notification. Vous pouvez formater le message en utilisant des astérisques pour mettre le texte en gras, des traits de soulignement pour le mettre en italique et le bouton retour pour ajouter une nouvelle ligne.
  • Pour identifier quelqu’un dans la notification, tapez @ suivi de son adresse e-mail Microsoft Teams. 
  • Pour inclure un hyperlien dans la notification, mettez le texte de l'hyperlien entre crochets, suivi de l'URL entre parenthèses. Par exemple, [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Si vous souhaitez également envoyer la notification au propriétaire de la fiche d’informations, sélectionnez la case à cocher Envoyer une notification au propriétaire de la fiche d’informations . 
  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner les actions à inclure avec un message et sélectionnez les actions à inclure avec la notification. 
  • Cliquez sur Enregistrer. 

La notification sera envoyée au canal Microsoft Teams spécifié dans l'action de workflow. L'utilisateur qui reçoit la notification peut cliquer sur l'un des boutons d'action pour exécuter l'action. Le canal sera également automatiquement associé à la transaction ou à l'enregistrement du contact et pourra être configuré à partir de l'enregistrement. 

Répondre aux conversations HubSpot dans Microsoft Teams

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous avez sélectionné l’installation au niveau administrateur lors de l’installation de l’intégration.

Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, vous pourrez envoyer et recevoir des messages via le chat en direct, Facebook Messenger, WhatsApp , les soumissions de formulaires et la boîte de réception directement dans les canaux Microsoft Teams. Pour ce faire, un utilisateur disposant des autorisations Accès au compte ou Super administrateur devra mettre à jour l’équipe pour l’utiliser dans les conversations HubSpot. Chaque équipe doit être mise à niveau pour cette fonctionnalité.

Pour mettre à niveau une équipe Microsoft :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Microsoft Teams.
3. Cliquez sur l'onglet Paramètres.
4. Naviguez jusqu'à l'onglet Global Settings. 
5. Dans la section Équipes connectées , cliquez sur Mettre à niveau en regard de l’équipe que vous souhaitez mettre à niveau. 

Pour sélectionner l'équipe à utiliser dans la boîte de réception des conversations :

1. De retour sur la page des paramètres de l’intégration dans HubSpot, cliquez sur l’onglet Communications . 
2. Dans l’onglet Boîte de réception , consultez la liste de toutes les boîtes de réception des conversations que vous avez créées dans votre compte HubSpot.
3. À côté de la boîte de réception, cliquez sur le bouton Activé/désactivé pour envoyer et recevoir des messages depuis la boîte de réception des conversations directement dans les canaux Microsoft Teams.
4. Cliquez sur le menu déroulant Équipe pour sélectionner l’équipe qui recevra les messages.
5. Cliquez sur le menu déroulant Canal pour sélectionner le canal Microsoft Team qui recevra les messages entrants.

Après avoir connecté la boîte de réception, vous serez automatiquement notifié dans Microsoft Teams lorsque vous avez un nouveau message dans votre boîte de réception HubSpot. Vous pourrez également répondre directement à partir de Microsoft Teams, à l’exception des canaux d’e-mail et de soumission de formulaire.