Administrer oppføringer og varsler i Microsoft Teams

Når du har koblet Microsoft Teams-appen til HubSpot og koblet til brukerkontoen din, kan du administrere HubSpot-aktiviteter direkte i Microsoft Teams. Du kan motta HubSpot-varsler, knytte bedrifts- og avtaleposter til Teams-kanaler, automatisere Teams-handlinger med arbeidsflyter og administrere HubSpot-samtaler uten å forlate Microsoft Teams.

Disse funksjonene hjelper teamet ditt med å holde seg oppdatert om kundeaktivitet, samarbeide om poster i de riktige Teams-kanalene og automatisere oppdateringer, slik at alle har den konteksten de trenger mens de jobber i Microsoft Teams. Du kan for eksempel knytte en avtale til en Teams-kanal for automatisk å dele aktiviteten i posten med teamet som jobber med den avtalen.

Motta HubSpot-varsler i Microsoft Teams

Slik slår du på eller av alle varsler, en varslingstype eller bestemte varsler for Microsoft Teams:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt går du til Varsler.

• • For å slå på alle HubSpot-varslinger i Microsoft Teams, merk av i avmerkingsboksen for Microsoft Teams.
  • For å slå av alle HubSpot-varsler i Microsoft Teams, fjern merket i avmerkingsboksen for Microsoft Teams.
  • For å slå av bestemte varslingstyper, klikk for å utvidevarslingstemaet og fjern merket i avmerkingsboksene for Microsoft Teams ved siden av varslingene du ikke ønsker å motta.

Merk: Varslinger kan bli forsinket med opptil fem minutter.

Knytt HubSpot-selskaper og avtaler til Microsoft Teams-kanaler

Slik knytter du en bedrifts- eller avtalepost til en Microsoft Teams-kanal:

1. Gå til bedrifts- eller avtalepostene dine:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Selskaper. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Selskaper.
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Avtaler. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Avtaler.

2. I høyre sidefelt, i Microsoft Teams -kortet, klikker du på «Knytt Microsoft Teams-kanal».

3. I popup-vinduet klikker du på rullegardinmenyen «Velg et team » og velger et team som skal knyttes til HubSpot-posten.
4. Klikk på rullegardinmenyen «Velg en kanal » og velg en eksisterende Microsoft Teams-kanal som skal knyttes til HubSpot-posten, eller klikk på «Opprett ny MS Teams-kanal» for å opprette en ny kanal.
5. Merk av i avmerkingsboksene for aktivitetstyper for å synkronisere disse varslene til Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisere notater, samtaler, e-poster, oppgaver og møter.

Merk: Aktivitetsvarsler for e-poster synkroniseres kun hvis e-postene er sendt fra en post eller loggført på en post i CRM-systemet. For eksempel vil e-poster sendt via HubSpot-salgsutvidelsen ikke synkroniseres.

6. Klikk på «Knytt kanal».

Når tilknytningen er opprettet, vil du motta relevante aktivitetsvarsler i den tilknyttede Microsoft Teams-kanalen. Du kan knytte flere poster til én kanal.

Bruk arbeidsflyt-handlinger i Microsoft Teams

Når du har koblet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruke følgende arbeidsflyt-handlinger:

• Opprett Microsoft Teams-kanal: opprett en ny Microsoft Teams-kanal. Denne handlingen er tilgjengelig i bedrifts- og avtale-baserte arbeidsflyter.
• Send Microsoft Teams-varsler: send et varsel til HubSpot-brukere og Teams-kanaler. Denne handlingen er tilgjengelig i alle typer arbeidsflyter, inkludert tilpassede objekter.
• Legg til kontakt i Microsoft Teams-webinar: registrer kontakter automatisk på et valgt Microsoft Teams-webinar.

Merk: Det er ikke mulig å sende varsler til private kanaler i Microsoft Teams.

Slik bruker du Microsoft Teams-arbeidsflyt-handlinger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk på navnet på arbeidsflyten din.
3. I arbeidsflytredigereren klikker du på +-ikonet.
4. I panelet til venstre velger du en Microsoft Teams-handling:

• • For å opprette en kanal, velg handlingen Opprett Microsoft Teams-kanal .
    • Klikk på rullegardinmenyen «Team» for å velge teamet du vil opprette kanalen for.
    • Skriv inn navnet på kanalen i feltet «Kanal ».
    • Klikk på rullegardinmenyen «Personvern» for å velge personverninnstillingene for kanalen.
    • Klikk på «Lagre».

• • For å sende varsler, velg handlingen «Send Microsoft Teams-varsler ».
    • Klikk på rullegardinmenyen «Send til», og velg deretter om du vil sende varselet til en bruker, en kanal eller begge deler.
    • Klikk på rullegardinmenyen «Brukere» for å velge brukerne du vil sende varsler til. Du kan også skrive inn brukerens navn, så vises det i listen du kan velge fra.

    Merk: Kun HubSpot-brukere som er tilknyttet sine Microsoft Teams-brukere og har installert HubSpot-appen i Microsoft Teams, kan motta Microsoft Teams-varsler via arbeidsflyter. Les mer om hvordan du legger til HubSpot-appen i Microsoft Teams.

  • Klikk på rullegardinmenyen «Team» for å velge teamet du vil sende varsler til.

• • Klikk på rullegardinmenyen «Kanal» for å velge kanalen du vil sende varsler til.
  • Skriv inn meldingen for varselet i «Melding»-feltet. Du kan formatere meldingen ved å bruke stjerner for å sette tekst i fet skrift, understreker for å sette tekst i kursiv og returknappen for å starte en ny linje.
  • For å tagge noen i varselet, skriv @ etterfulgt av vedkommendes e-postadresse i Microsoft Teams.
  • For å inkludere en hyperkobling i varselet, sett teksten som skal være en hyperkobling i firkantede parenteser, etterfulgt av URL-en i runde parenteser. For eksempel: [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Hvis du også vil sende varselet til eieren av posten, merker du av i avmerkingsboksen «Send varsel til eieren av posten ».
  • Klikk på rullegardinmenyen «Velg handlinger som skal inkluderes i meldingen » og velg handlinger som skal inkluderes i varselet.
  • Klikk på Lagre.

Varselet vil bli sendt til Microsoft Teams-kanalen som er angitt i arbeidsflyt-handlingen. Brukeren som mottar varselet, kan klikke på en av handlingsknappene for å utføre handlingen. Kanalen vil også automatisk bli knyttet til avtale- eller kontaktposten og kan konfigureres fra posten.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Merk: Denne funksjonaliteten er kun tilgjengelig hvis du valgte installasjon på administratornivå da du installerte integrasjonen.

Etter at du har koblet sammen HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og motta HubSpot-livechat, Facebook Messenger, WhatsApp, skjemainnsendinger og innboksmeldinger direkte i Microsoft Teams-kanaler. For å gjøre dette må en bruker med tilgang til kontoen eller superadministratorrettigheter oppgradere teamet for å kunne bruke det i HubSpot-samtaler. Hvert team må oppgraderes for å få tilgang til denne funksjonen.

Slik oppgraderer du et Microsoft-team:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Microsoft Teams.
3. Klikk på fanen Innstillinger.
4. Gå til fanen Globale innstillinger.
5. I delen Tilkoblede team klikker du på Oppgrader ved siden av teamet du vil oppgradere.

Slik velger du hvilket team som skal brukes i samtaleinnboksen:

1. Gå tilbake til siden for integrasjonsinnstillinger i HubSpot, og klikk på fanen «Kommunikasjon ».
2. På fanen «Innboks » kan du se en liste over alle samtaleinnboksene du har opprettet i HubSpot-kontoen din.
3. Ved siden av innboksen klikker du på på/av-bryteren for å sende og motta meldinger fra samtaleinnboksen direkte i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klikk på rullegardinmenyen «Team» for å velge teamet som skal motta meldingene.
5. Klikk på rullegardinmenyen «Kanal» for å velge Microsoft Teams-kanalen som skal motta innkommende meldinger.

Når du har koblet til innboksen, vil du automatisk få varsel i Microsoft Teams når du har en ny melding i HubSpot-innboksen din. Du vil også kunne svare direkte fra Microsoft Teams, med unntak av kanalene av typen e-post og skjemainnsending.