Zarządzanie wpisami i powiadomieniami w aplikacji Microsoft Teams

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z HubSpot oraz po powiązaniu swojego konta użytkownika możesz zarządzać działaniami w HubSpot bezpośrednio w Microsoft Teams. Otrzymuj powiadomienia z HubSpot, przypisuj rekordy firm i transakcji do kanałów w Teams, automatyzuj działania w Teams za pomocą przepływów pracy oraz zarządzaj rozmowami w HubSpot bez opuszczania aplikacji Microsoft Teams.

Funkcje te pomagają zespołowi być na bieżąco z aktywnością klientów, współpracować nad rekordami w odpowiednich kanałach Teams oraz automatyzować aktualizacje, dzięki czemu każdy ma dostęp do potrzebnych informacji podczas pracy w Microsoft Teams. Na przykład możesz powiązać transakcję z kanałem Teams, aby automatycznie udostępniać aktywność związaną z tym rekordem zespołowi pracującemu nad tą transakcją.

Otrzymuj powiadomienia z HubSpot w aplikacji Microsoft Teams

Aby włączyć lub wyłączyć wszystkie powiadomienia, określony typ powiadomień lub konkretne powiadomienia w aplikacji Microsoft Teams:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Powiadomienia.

• • Aby włączyć wszystkie powiadomienia HubSpot w aplikacji Microsoft Teams, zaznacz pole wyboru „Microsoft Teams ”.
  • Aby wyłączyć wszystkie powiadomienia HubSpot w aplikacji Microsoft Teams, usuń zaznaczenie pola wyboru „Microsoft Teams ”.
  • Aby wyłączyć określone typy powiadomień, kliknij, aby rozwinąćtemat powiadomień , a następnie odznacz pola wyboru „ ” obok powiadomień, których nie chcesz otrzymywać.

Uwaga: powiadomienia mogą być opóźnione nawet o pięć minut.

Powiąż firmy i transakcje z HubSpot z kanałami w aplikacji Microsoft Teams

Aby powiązać rekord firmy lub transakcji z kanałem w Microsoft Teams:

1. Przejdź do rekordów firmy lub transakcji:

• • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.

2. W prawym pasku bocznym, na karcie Microsoft Teams, kliknij opcję „Powiąż kanał Microsoft Teams”.

3. W wyskakującym okienku kliknij menu rozwijane „Wybierz zespół ” i wybierz zespół, który chcesz powiązać z rekordem HubSpot.
4. Kliknij menu rozwijane „Wybierz kanał” i wybierz istniejący kanał Microsoft Teams, który chcesz powiązać z rekordem HubSpot, lub kliknij „Utwórz nowy kanał MS Teams”, aby utworzyć nowy kanał.
5. Zaznacz pola wyboru typów aktywności, aby zsynchronizować te powiadomienia z kanałem Microsoft Teams. Możesz zsynchronizować notatki, połączenia, e-maile, zadania i spotkania.

Uwaga: powiadomienia o działaniach dotyczących wiadomości e-mail będą synchronizowane tylko wtedy, gdy wiadomości te zostały wysłane z rekordu lub zarejestrowane w rekordzie w systemie CRM. Na przykład wiadomości e-mail wysłane za pomocą rozszerzenia HubSpot do obsługi sprzedaży nie będą synchronizowane.

6. Kliknij opcję „Powiąż kanał”.

Po powiązaniu będziesz otrzymywać odpowiednie powiadomienia o aktywności na powiązanym kanale Microsoft Teams. Z jednym kanałem można powiązać wiele rekordów.

Korzystaj z akcji przepływu pracy w aplikacji Microsoft Teams

Po połączeniu aplikacji Microsoft Teams z platformą HubSpot możesz korzystać z następujących działań w ramach przepływów pracy:

• Utwórz kanał w Microsoft Teams: utwórz nowy kanał w Microsoft Teams. Ta czynność jest dostępna w przepływach pracy opartych na firmie i transakcjach.
• Wysyłanie powiadomień w Microsoft Teams: wysyłaj powiadomienia do użytkowników HubSpot i kanałów Teams. Ta akcja jest dostępna we wszystkich typach przepływów pracy, w tym w obiektach niestandardowych.
• Dodaj kontakt do webinarium w Microsoft Teams: automatycznie zapisz kontakty na wybrane webinarium w Microsoft Teams.

Uwaga: nie ma możliwości wysyłania powiadomień do kanałów prywatnych w Microsoft Teams.

Aby korzystać z akcji przepływu pracy w Microsoft Teams:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę swojego przepływu pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę plusa (+).
4. W panelu po lewej stronie wybierz akcję aplikacji Microsoft Teams:

• • Aby utworzyć kanał, wybierz akcję Utwórz kanał w Microsoft Teams .
    • Kliknij menu rozwijane „Zespół” , aby wybrać zespół, dla którego chcesz utworzyć kanał.
    • W polu „Kanał ” wprowadź nazwę kanału.
    • Kliknij menu rozwijane „Prywatność”, aby wybrać ustawienia prywatności dla kanału.
    • Kliknij „Zapisz”.

• • Aby wysyłać powiadomienia, wybierz akcję „Wysyłaj powiadomienia w aplikacji Microsoft Teams ”.
    • Kliknij menu rozwijane „Wyślij do”, a następnie wybierz, czy powiadomienie ma zostać wysłane do użytkownika, kanału, czy do obu.
    • Kliknij menu rozwijane „Użytkownicy”, aby wybrać użytkowników, do których chcesz wysłać powiadomienia. Możesz również wpisać nazwę użytkownika — pojawi się ona na liście do wyboru.

    Uwaga: tylko użytkownicy HubSpot, którzy są przypisani do swoich kont w Microsoft Teams i zainstalowali aplikację HubSpot w Microsoft Teams, mogą otrzymywać powiadomienia z Microsoft Teams za pośrednictwem przepływów pracy. Dowiedz się więcej o dodawaniu aplikacji HubSpot w Microsoft Teams.

  • Kliknij menu rozwijane „Zespół”, aby wybrać zespół, do którego chcesz wysłać powiadomienia.

• • Kliknij menu rozwijane „Kanał”, aby wybrać kanał, do którego chcesz wysłać powiadomienia.
  • W polu „Wiadomość” wpisz treść powiadomienia. Możesz sformatować wiadomość, używając gwiazdek do pogrubienia tekstu, podkreśleń do kursywy oraz klawisza Enter do rozpoczęcia nowej linii.
  • Aby oznaczyć kogoś w powiadomieniu, wpisz znak @, a następnie adres e-mail tej osoby w usłudze Microsoft Teams.
  • Aby umieścić hiperłącze w powiadomieniu, umieść tekst, do którego ma prowadzić hiperłącze, w nawiasach kwadratowych, a następnie podaj adres URL w nawiasach okrągłych. Na przykład: [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Jeśli chcesz wysłać powiadomienie również do właściciela rekordu, zaznacz pole wyboru Wyślij powiadomienie do właściciela rekordu.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz działania do dołączenia do wiadomości i wybierz działania, które chcesz dołączyć do powiadomienia.
  • Kliknij „Zapisz”.

Powiadomienie zostanie wysłane do kanału Microsoft Teams określonego w akcji przepływu pracy. Użytkownik otrzymujący powiadomienie może kliknąć dowolny przycisk akcji, aby ją wykonać. Kanał zostanie również automatycznie powiązany z rekordem transakcji lub kontaktu i można go skonfigurować z poziomu tego rekordu.

Odpowiadanie na rozmowy w HubSpot w aplikacji Microsoft Teams

Uwaga: ta funkcja jest dostępna tylko wtedy, gdy podczas instalacji integracji wybrano opcję instalacji na poziomie administratora.

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams możesz wysyłać i odbierać wiadomości z czatu na żywo HubSpot, Facebook Messenger, WhatsApp, przesłane formularze oraz wiadomości ze skrzynki odbiorczej bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams. Aby to zrobić, użytkownik z uprawnieniami dostępu do konta lub uprawnieniami superadministratora będzie musiał zaktualizować zespół, aby móc korzystać z tej funkcji w rozmowach HubSpot. Każdy zespół musi zostać zaktualizowany, aby móc korzystać z tej funkcji.

Aby zaktualizować zespół w Microsoft Teams:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij opcję „Microsoft Teams”.
3. Kliknij kartę „Ustawienia ”.
4. Przejdź do zakładki „Ustawienia globalne ”.
5. W sekcji „Połączone zespoły ” kliknij op cję „Uaktualnij” obok zespołu, który chcesz uaktualnić.

Aby wybrać zespół, który ma być używany w skrzynce odbiorczej rozmów:

1. Wróć do strony ustawień integracji w HubSpot i kliknij kartę „Komunikacja ”.
2. W zakładce „Skrzynka odbiorcza ” przejrzyj listę wszystkich skrzynek odbiorczych rozmów, które utworzyłeś na swoim koncie HubSpot.
3. Obok skrzynki odbiorczej kliknij przełącznik „Włącz/Wyłącz ”, aby wysyłać i odbierać wiadomości ze skrzynki odbiorczej rozmów bezpośrednio w kanałach Microsoft Teams.
4. Kliknij menu rozwijane „Zespół”, aby wybrać zespół, który będzie odbierał wiadomości.
5. Kliknij menu rozwijane „Kanał”, aby wybrać kanał w Microsoft Teams , który będzie odbierał przychodzące wiadomości.

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej będziesz automatycznie otrzymywać powiadomienia w Microsoft Teams, gdy pojawi się nowa wiadomość w Twojej skrzynce odbiorczej HubSpot. Będziesz również mógł odpowiadać bezpośrednio z Microsoft Teams, z wyjątkiem kanałów typu e-mail i formularzy.