Datensätze und Benachrichtigungen in Microsoft Teams verwalten

Sobald Sie die Microsoft Teams-App mit HubSpot verknüpft und Ihr Benutzerkonto verknüpft haben, können Sie HubSpot-Aktivitäten direkt in Microsoft Teams verwalten. Erhalten Sie HubSpot-Benachrichtigungen, verknüpfen Sie Unternehmens- und Deal-Datensätze mit Teams-Kanälen, automatisieren Sie Teams-Aktionen mit Workflows und verwalten Sie HubSpot-Konversationen, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Funktionen helfen Ihrem Team, über Kunden Aktivität auf dem Laufenden zu bleiben, an Datensätzen in den richtigen Teams-Kanälen zusammenzuarbeiten und Updates zu automatisieren, damit jeder über den Kontext verfügt, den er bei der Arbeit in Microsoft Teams benötigt. Sie können beispielsweise einen Deal einem Teams-Kanal zuordnen, um die Datensatz-Aktivitäten automatisch mit dem Team zu teilen, das an diesem Deal arbeitet.

Erhalten Sie HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams

So aktivieren oder deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen, einen Benachrichtigungstyp oder bestimmte Benachrichtigungen für Microsoft Teams:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.

• • Um alle HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu aktivieren, aktivieren Sie das Microsoft Teams-Kontrollkästchen .
  • Um alle HubSpot-Benachrichtigungen in Microsoft Teams zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Microsoft Teams-Kontrollkästchen .
  • Um bestimmte Benachrichtigungstypen zu deaktivieren, klicken Sie auf das Benachrichtigungsthema , um es zu erweitern, und deaktivieren Sie die Microsoft Teams-Kontrollkästchen neben den Benachrichtigungen, die Sie nicht erhalten möchten.

Bitte beachten Sie: Die Benachrichtigungen auf können sich um bis zu fünf Minuten verzögern. 

HubSpot-Unternehmen und -Deals zu Microsoft Teams-Kanälen zuordnen

So verknüpfen Sie einen Unternehmens- oder Deal-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal:

1. Gehen Sie zu Ihren Unternehmens- oder Deal-Datensätzen:

• • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Unternehmen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Deals. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Deals.

2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf der Microsoft Teams-Karte auf Microsoft Teams-Kanal zuordnen.

3. Klicken Sie im Pop-up-Feld auf das Dropdown-Menü Team auswählen und wählen Sie ein Team aus, das Sie dem HubSpot-Datensatz zuordnen möchten.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal auswählen und wählen Sie einen vorhandenen Microsoft Teams-Kanal aus, der dem HubSpot-Datensatz zugeordnet werden soll, oder klicken Sie auf Neuen MS Teams-Kanal erstellen , um einen neuen Kanal zu erstellen.
5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktivitätstypen, um diese Benachrichtigungen mit dem Microsoft Teams-Kanal zu synchronisieren. Sie können Notizen, Anrufe, E-Mails, Aufgaben und Meetings synchronisieren. 

Bitte beachten: Aktivitätsbenachrichtigungen für E-Mails werden nur synchronisiert, wenn die E-Mails von einem Datensatz gesendet oder in einem Datensatz im CRM protokolliert werden. E-Mails, die über die HubSpot-Browsererweiterung gesendet wurden, werden beispielsweise nicht synchronisiert.

6. Klicken Sie auf Kanal zuordnen. 

Sobald die Verknüpfung erstellt ist, erhalten Sie relevante Aktivität-Benachrichtigungen für den verknüpften Microsoft Teams-Kanal. Sie können mehrere Datensätze mit einem Kanal verknüpfen. 

Microsoft Teams-Workflow-Aktionen verwenden 

Sobald Sie Microsoft Teams mit HubSpot verknüpft haben, können Sie die folgenden Workflow-Aktionen verwenden:

• Microsoft Teams-Kanal erstellen: Erstellen Sie einen neuen Microsoft Teams-Kanal. Diese Aktion ist in Unternehmens- und Deal-basierten Workflows verfügbar. 
• Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden: Senden Sie eine Benachrichtigung an HubSpot-Benutzer und Teams-Kanäle. Diese Aktion ist in allen Workflow-Typen verfügbar, einschließlich benutzerdefinierter Objekte. 
• Kontakt zu Microsoft Teams-Webinar hinzufügen: Nehmen Sie Kontakte automatisch für ein ausgewähltes Microsoft Teams-Webinar auf. 

Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen an private Kanäle in Microsoft Teams zu senden.

Zur Verwendung von Microsoft Teams Workflow-Aktionen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
3. Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
4. Wählen Sie im linken Bereich eine Microsoft Teams-Aktion aus:

• • Um einen Kanal zu erstellen, wählen Sie die Aktion Microsoft Teams-Kanal erstellen aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team, um das Team auszuwählen, für das Sie den Kanal erstellen möchten. 
    • Geben Sie im Feld Kanal den Namen des Kanals ein. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenschutz , um die Datenschutzeinstellungen für den Kanal auszuwählen. 
    • Klicken Sie auf „Speichern“. 

• • Um Benachrichtigungen zu senden, wählen Sie die Aktion Microsoft Teams-Benachrichtigungen senden aus. 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Senden an und wählen Sie dann aus, ob die Benachrichtigung an einen Benutzer, einen Kanal oder an beides gesendet werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer , um die Benutzer auszuwählen, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Sie können auch den Namen des Benutzers eingeben, der dann zur Auswahl angezeigt wird. 

    Bitte beachten: Nur HubSpot-Benutzer, die ihren Microsoft Teams-Benutzern zugeordnet sind und die HubSpot-App in Microsoft Teams installiert haben, können Microsoft Teams-Benachrichtigungen über Workflows erhalten. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen der HubSpot-App in Microsoft Teams. 

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team , um das Team auszuwählen, an das Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal , um den Kanal auszuwählen, an den Benachrichtigungen gesendet werden sollen. 
  • Geben Sie im Feld Nachricht die Nachricht für die Benachrichtigung ein. Sie können die Nachricht formatieren, indem Sie Sternchen für fett hervorgehobenen Text, Unterstriche für kursiven Text und die Return-Taste für eine neue Zeile verwenden.
  • Um jemanden in der Benachrichtigung zu markieren, geben Sie @ gefolgt von seiner Microsoft Teams-E-Mail-Adresse ein. 
  • Um einen Hyperlink in die Benachrichtigung einzufügen, setzen Sie den Text des Hyperlinks in eckige Klammern, gefolgt von der URL in Klammern. Zum Beispiel [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Wenn Sie die Benachrichtigung auch an den für den Datensatz zuständigen Mitarbeiter senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung an zuständigen Mitarbeiter für Datensatz senden . 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen auswählen, die in die Nachricht aufgenommen werden sollen und wählen Sie Aktionen aus, die in der Benachrichtigung berücksichtigt werden sollen. 
  • Klicken Sie auf „Speichern“. 

Die Benachrichtigung wird an den in der Workflow-Aktion angegebenen Microsoft Teams-Kanal gesendet. Der Benutzer, der die Benachrichtigung erhält, kann auf eine der Aktionsschaltflächen klicken, um die Aktion auszuführen. 

In Microsoft Teams auf HubSpot-Konversationen antworten

Bitte beachten: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie bei der Installation der Integration die Installation auf Administratorebene ausgewählt haben.

Nach dem Verknüpfen von HubSpot und Microsoft Teams können Sie HubSpot-Livechat-, Facebook-Messenger- und WhatsApp-, Formulareinsendungs - und Postfachnachrichten direkt in Microsoft Teams-Kanälen senden und empfangen. Dazu muss ein Benutzer mit Berechtigungen für Account-Zugriff oder Super-Admin-Berechtigungen das Team aktualisieren, um es in HubSpot-Konversationen verwenden zu können. Jedes Team muss für diese Funktion hochgestuft werden.

So stufen Sie ein Microsoft-Team hoch:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Microsoft Teams.
3. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte Globale Einstellungen. 
5. Klicken Sie im Abschnitt Verknüpfte Teams neben dem Team, das Sie hochstufen möchten, auf Hochstufen . 

So wählen Sie das Team für die Verwendung im Konversationen-Postfach aus:

1. Klicken Sie zurück in HubSpot auf der Seite mit den Integrationseinstellungen auf die Registerkarte Kommunikation . 
2. Auf der Registerkarte Postfach können Sie eine Liste aller Konversationen-Postfächer anzeigen, die Sie in Ihrem HubSpot-Account erstellt haben.
3. Klicken Sie neben dem Postfach auf den An/Aus-Schalter, um ihn zu aktivieren und Nachrichten vom Konversationen-Postfach direkt in Microsoft Teams-Kanälen zu senden und zu empfangen.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Team, um das Team auszuwählen, das die Nachrichten erhalten soll.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kanal, um den Microsoft Teams-Kanal auszuwählen, der eingehende Nachrichten empfangen soll.

Nachdem Sie den Posteingang verbunden haben, werden Sie in Microsoft Teams automatisch benachrichtigt, wenn Sie eine neue Nachricht in Ihrem HubSpot-Posteingang haben. Sie können auch direkt von Microsoft Teams aus antworten, mit Ausnahme der Kanaltypen E-Mail und Formularübermittlung.