Hantera poster och aviseringar i Microsoft Teams

När du har kopplat Microsoft Teams-appen till HubSpot och kopplat ditt användarkonto kan du hantera HubSpot-aktiviteter direkt i Microsoft Teams. Ta emot HubSpot-meddelanden, koppla företags- och affärsposter till Teams-kanaler, automatisera Teams-åtgärder med arbetsflöden och hantera HubSpot-konversationer utan att behöva lämna Microsoft Teams.

Dessa funktioner hjälper ditt team att hålla sig uppdaterat om kundaktivitet, samarbeta kring poster i rätt Teams-kanaler och automatisera uppdateringar så att alla har den kontext de behöver när de arbetar i Microsoft Teams. Du kan till exempel koppla en affär till en Teams-kanal för att automatiskt dela aktiviteter i posten med det team som arbetar med den affären.

Ta emot HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams

Så här aktiverar eller inaktiverar du alla aviseringar, en viss aviseringstyp eller specifika aviseringar för Microsoft Teams:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Meddelanden i menyn till vänster.

• • För att aktivera alla HubSpot-aviseringar i Microsoft Teams markerar du kryssrutan för Microsoft Teams.
  • För att stänga av alla HubSpot-meddelanden i Microsoft Teams, avmarkera kryssrutan för Microsoft Teams.
  • För att stänga av specifika typer av aviseringar, klicka för att expanderaaviseringstemat och avmarkera kryssrutorna för Microsoft Teams bredvid de aviseringar du inte vill ta emot.

Observera: aviseringarna kan dröja upp till fem minuter.

Koppla HubSpot-företag och affärer till Microsoft Teams-kanaler

Så här kopplar du en företags- eller affärspost till en Microsoft Teams-kanal:

1. Gå till dina företags- eller affärsposter:

• • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
  • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.

2. Klicka på Koppla Microsoft Teams-kanal i Microsoft Teams -kortet i höger sidofält.

3. I popup-rutan klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett team och väljer ett team som ska kopplas till HubSpot-posten.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kanal och välj en befintlig Microsoft Teams-kanal som ska kopplas till HubSpot-posten, eller klicka på Skapa ny MS Teams-kanal för att skapa en ny kanal.
5. Markera kryssrutorna för aktivitetstyperna för att synkronisera dessa aviseringar till Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisera anteckningar, samtal, e-postmeddelanden, uppgifter och möten.

Observera: aktivitetsaviseringar för e-postmeddelanden synkroniseras endast om e-postmeddelandena skickas från en post eller loggas i en post i CRM-systemet. E-postmeddelanden som skickas med HubSpots försäljnings tillägg synkroniseras till exempel inte.

6. Klicka på Koppla kanal.

När kopplingen är gjord kommer du att få relevanta aktivitetsaviseringar till den kopplade Microsoft Teams-kanalen. Du kan koppla flera poster till en och samma kanal.

Använd arbetsflödesåtgärder i Microsoft Teams

När du har kopplat Microsoft Teams till HubSpot kan du använda följande arbetsflödesåtgärder:

• Skapa Microsoft Teams-kanal: skapa en ny Microsoft Teams-kanal. Denna åtgärd är tillgänglig i företags- och affärsbaserade arbetsflöden.
• Skicka Microsoft Teams-meddelanden: skicka ett meddelande till HubSpot-användare och Teams-kanaler. Denna åtgärd är tillgänglig i alla typer av arbetsflöden, inklusive anpassade objekt.
• Lägg till kontakt i Microsoft Teams-webinar: registrera automatiskt kontakter till ett valt Microsoft Teams-webinar.

Observera: det går inte att skicka aviseringar till privata kanaler i Microsoft Teams.

Så här använder du arbetsflödesåtgärder för Microsoft Teams:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
3. I arbetsflödesredigeraren klickar du på plusikonen (+ ).
4. Välj en Microsoft Teams-åtgärd i den vänstra panelen:

• • För att skapa en kanal väljer du åtgärden Skapa Microsoft Teams-kanal .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som du vill skapa kanalen för.
    • Ange namnet på kanalen i fältet Kanal.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Sekretess för att välja sekretessinställningar för kanalen.
    • Klicka på Spara.

• • För att skicka aviseringar väljer du åtgärden Skicka Microsoft Teams-aviseringar .
    • Klicka på rullgardinsmenyn Skicka till och välj sedan om du vill skicka meddelandet till en användare, en kanal eller båda.
    • Klicka på rullgardinsmenyn ”Användare” för att välja vilka användare du vill skicka meddelanden till. Du kan också skriva in användarens namn så visas det som ett valalternativ.

    Observera: endast HubSpot-användare som är kopplade till sina Microsoft Teams-användare och som har installerat HubSpot-appen i Microsoft Teams kan ta emot Microsoft Teams-meddelanden via arbetsflöden. Läs mer om hur du lägger till HubSpot-appen i Microsoft Teams.

  • Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja vilket team du vill skicka meddelanden till.

• • Klicka på rullgardinsmenyn Kanal för att välja den kanal som meddelandena ska skickas till.
  • I fältet ”Meddelande” skriver du in meddelandet för aviseringen. Du kan formatera meddelandet genom att använda asterisker för att göra texten fet, understreck för att göra den kursiv och returtangenten för att starta en ny rad.
  • Om du vill tagga någon i meddelandet skriver du @ följt av personens e-postadress i Microsoft Teams.
  • Om du vill inkludera en hyperlänk i meddelandet ska du sätta den hyperlänkade texten inom hakparenteser, följt av URL:en inom parentes. Till exempel: [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Om du även vill skicka meddelandet till postens ägare markerar du kryssrutan Skicka meddelande till postens ägare.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj åtgärder att inkludera i meddelandet och välj de åtgärder som ska ingå i meddelandet.
  • Klicka på Spara.

Meddelandet skickas till den Microsoft Teams-kanal som angetts i arbetsflödesåtgärden. Användaren som tar emot meddelandet kan klicka på valfri åtgärdsknapp för att utföra åtgärden. Kanalen kopplas också automatiskt till affärs- eller kontaktposten och kan konfigureras från posten.

Svara på HubSpot-konversationer i Microsoft Teams

Observera: den här funktionen är endast tillgänglig om du valde installationen på administratörsnivå när du installerade integrationen.

När du har kopplat ihop HubSpot och Microsoft Teams kan du skicka och ta emot HubSpot-livechatt, Facebook Messenger, WhatsApp, formulärinlämningar och meddelanden i inkorgen direkt i Microsoft Teams-kanalerna. För att detta ska fungera måste en användare med behörigheten ”Kontoåtkomst” eller ”Superadministratör” uppgradera teamet så att det kan användas i HubSpot-konversationer. Varje team måste uppgraderas för att denna funktion ska fungera.

Så här uppgraderar du ett Microsoft-team:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Microsoft Teams.
3. Klicka på fliken Inställningar.
4. Gå till fliken Globala inställningar.
5. I avsnittet Anslutna team klickar du på Uppgradera bredvid det team du vill uppgradera.

Så här väljer du vilket team som ska användas i konversationsinkorgen:

1. Gå tillbaka till sidan med integrationsinställningar i HubSpot och klicka på fliken Kommunikation.
2. På fliken Inkorgen kan du se en lista över alla konversationsinkorgar som du har skapat i ditt HubSpot-konto.
3. Klicka på på/av-knappen bredvid inkorgen för att skicka och ta emot meddelanden från konversationsinkorgen direkt i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Team för att välja det team som ska ta emot meddelandena.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Kanal för att välja den Microsoft Teams-kanal som ska ta emot inkommande meddelanden.

När du har anslutit inkorgen får du automatiskt ett meddelande i Microsoft Teams när du har ett nytt meddelande i din HubSpot-inkorg. Du kan också svara direkt från Microsoft Teams, med undantag för kanalerna av typen e-post och formulärinlämning.