Microsoft Teamsでのレコードと通知の管理

のMicrosoft TeamsアプリをHubSpot（）に連携し、ユーザーアカウントを接続すると、Microsoft Teams上で直接HubSpotのアクティビティを管理できるようになります。HubSpotからの通知を受け取り、企業や商談のレコードをTeamsのチャンネルに関連付け、ワークフローを使ってTeamsのアクションを自動化し、Microsoft Teamsを離れることなくHubSpotの会話管理を行うことができます。

これらの機能により、チームは顧客の動向を常に把握し、適切な Teams チャンネルでレコードに関する共同作業を行い、更新を自動化できるため、Microsoft Teams での作業中に全員が必要な背景情報を把握できるようになります。たとえば、案件をTeamsのチャンネルに関連付けることで、その案件を担当するチームに、レコードのアクティビティを自動的に共有することができます。

Microsoft TeamsでHubSpot通知を受け取る

Microsoft Teams のすべての通知、特定の通知タイプ、または特定の通知をオンまたはオフにするには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ 通知]に移動します。

• • Microsoft TeamsですべてのHubSpot通知を有効にするには、「Microsoft Teams」のチェックボックスを選択してください。
  • Microsoft Teams ですべての HubSpot 通知をオフにするには、の Microsoft Teamsチェックボックスのチェックを外してください。
  • 特定の通知タイプを無効にするには、[ ] 通知の [] トピックをクリックして展開し、受信したくない通知の横にある [ ] Microsoft Teamsチェックボックスのチェックを外してください。

注：通知が最大5分遅れる場合があります。

HubSpotの会社と取引をMicrosoft Teamsチャネルに関連付ける

次の手順に従って、会社または取引レコードをMicrosoft Teamsチャネルに関連付けることが可能です。

1. 会社または取引レコードに移動します。

• • HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［会社］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［会社］に直接移動します。
  • HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［取引］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［取引］に直接移動します。

2. 右側のサイドバーの [Microsoft Teams]カードで、[Microsoft Teamsチャネルを関連付ける]をクリックします。

3. ポップアップボックスで、[ チームを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotレコードに関連付けるチームを選択します。
4. [ チャネルを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、HubSpotレコードに関連付ける既存のMicrosoft Teams チャネル を選択するか、[新しいMS Teamsチャネルを作成 ]をクリックして新しいチャネルを作成します。
5. これらのアラートを Microsoft Teams チャンネルに同期するには、アクティビティータイプチェックボックスを選択します。メモ、コール、Eメール、タスク、ミーティングを同期できます。 

注: Eメールに関するアクティビティーアラートは、Eメールが レコードから送信 された場合、またはCRMの レコードに記録 された場合にのみ同期されます。例えば、 HubSpotセールス拡張機能 を使用して送信されたEメールは同期されません。

6. ［チャネルを関連付ける］をクリックします。 

関連付けが完了すると、関連付けられたMicrosoft Teamsチャネルに関連するアクティビティーアラートが届きます。なお、1つのチャネルに複数のレコードを関連付けることが可能です。 

Microsoft Teamsのワークフローアクションを使用 

Microsoft TeamsをHubSpotに接続すると、以下のワークフローアクションが利用できるようになります。

• Microsoft Teamsチャネルを作成: 新しいMicrosoft Teamsチャネルを作成します。このアクションは、会社および取引ベースのワークフローで使用できます。 
• Microsoft Teams への通知の送信：を使用して、HubSpot ユーザーおよび Teams チャンネルに通知を送信します。このアクションは、カスタムオブジェクトを含む全てのワークフロータイプで使用できます。 
• Microsoft Teamsウェビナーにコンタクトを追加 : 選択したMicrosoft Teamsウェビナーにコンタクトを自動的に登録します。 

注:Microsoft Teamsのプライベートチャネルに通知を送信することはできません。

Microsoft Teamsのワークフローアクションを使用するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. ワークフローの名前をクリックします。
3. ワークフローエディターで 、+ プラスアイコンをクリックします。
4. 左側のパネルで、 Microsoft Teamsのアクションを選択します。

• • チャネルを作成するには、[ Microsoft Teamsチャネルを作成 ]アクションを選択します。
    • [ チーム]ドロップダウンメニューをクリックして、チャネルを作成するチームを選択します。 
    • [チャネル ]フィールドに、チャネル の名前を入力します 。 
    • [プライバシー ]ドロップダウンメニューをクリックして、チャンネルのプライバシー設定を選択します。 
    • ［保存］をクリックします。 

• • 通知を送信するには、[ Microsoft Teams通知を送信 ]アクションを選択します。 
    • 「」の「Send to」ドロップダウンメニューをクリックし、通知をユーザー、チャンネル、またはその両方に送信するかを選択します。
    • [ユーザー ]ドロップダウンメニューをクリックして、通知の送信先ユーザーを選択します。また、ユーザーの名前を入力すると、そのユーザーが表示されます。 

    注: ワークフローを通じてMicrosoft Teams通知を受信できるのは、Microsoft Teamsユーザーに マッピング され、Microsoft TeamsにHubSpotアプリをインストールしているHubSpotユーザーのみです。Microsoft TeamsにHubSpotアプリを追加する方法をご確認ください。 

  • 「」チームの「」ドロップダウンメニューをクリックし、通知を送信するチームを選択してください。

• • [チャネル ]ドロップダウンメニューをクリックして、通知の送信先チャネルを選択します。 
  • [メッセージ ]フィールドに、通知の メッセージ を入力します。アスタリスクで太字、アンダースコアで斜体、リターンボタンで改行など、メッセージの書式設定ができます。
  • 通知にタグ付けするには 、@ に続けて Microsoft TeamsのEメールアドレスを入力します。 
  • 通知にハイパーリンクを組み込むには、ハイパーリンクのテキストを角括弧で囲み、その後にURLを括弧で囲みます。例：[HubSpot](www.hubspot.com)
  • レコード所有者にも通知を送信する場合は、[ レコード担当者に通知を送信 ]チェックボックスをオンにします。 
  • メッセージに含めるアクションを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、通知に含めるアクション を選択します。 
  • ［保存］をクリックします。 

ワークフローアクションで指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。通知を受け取ったユーザーは、アクションボタンをクリックしてアクションを実行することができます。チャンネルは自動的に取引レコードまたはコンタクトレコードと関連付けられ、レコードから設定することができます。 

Microsoft TeamsでHubSpotのコミュニケーションに返信する

注: この機能は、連携のインストール時に管理者レベルのインストールを選択した場合にのみ利用可能です。

HubSpotとMicrosoft Teamsを接続すると、Microsoft Teamsチャネル内でHubSpot ウェブチャット、 Facebook Messenger、 WhatsApp、 フォーム送信、 受信トレイのメッセージを直接送受信できます。アップグレードするには、 アカウントアクセス 権限またはスーパー管理者権限 を持つユーザーが、HubSpotのコミュニケーション機能を使用するようにチームをアップグレードする必要があります。なお、この機能を利用するには各チームがアップグレードされていることが条件となります。

Microsoftチームをアップグレードするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. Microsoft Teamsをクリックします。
3. ［設定］タブをクリックします。
4. グローバル設定タブに移動します。 
5. [接続済みのチーム ]セクションで、アップグレードしたいチームの横にある[ アップグレード ]をクリックします。 

コミュニケーションの受信トレイで使用するチームを選択するには、次の手順に従います。

1. HubSpotの連携設定ページに戻り、「Communications」の「」タブをクリックします。 
2. [ 受信トレイ ]タブで、HubSpotアカウントで作成したすべての コミュニケーション受信トレイ のリストを確認します。
3. 受信トレイの横にあるオン/オフ切り替えスイッチをクリックしてオンにすると、コミュニケーションの受信トレイからのメッセージをMicrosoft Teamsチャネルで直接送受信できます。
4. [チーム]ドロップダウンメニューをクリックし、 メッセージを受信するチームを選択します。
5. [チャネル]ドロップダウンメニューをクリックし、着信メッセージを受信するMicrosoft Teamsチャネルを選択します。

受信トレイを接続すると、HubSpotの受信トレイに新規メッセージがあると、Microsoft Teamsに自動的に通知されます。Eメールとフォーム送信チャネルタイプを除き、Microsoft Teamsから直接応答することもできます。