在 Microsoft Teams 中管理记录和通知

将 Microsoft Teams 应用与 HubSpot连接并关联您的用户账户后，您就可以直接在 Microsoft Teams 中管理 HubSpot 活动。您可以在不离开 Microsoft Teams 的情况下接收 HubSpot 通知、将公司和商机记录与 Teams 频道关联、通过工作流自动化 Teams 操作，以及管理 HubSpot 对话。

这些功能可帮助您的团队及时了解客户动态，在相应的 Teams 频道中协作处理记录，并实现更新自动化，从而确保每位成员在 Microsoft Teams 中工作时都能掌握所需的背景信息。例如，您可以将一笔交易与某个 Teams 频道关联，从而自动与负责该交易的团队共享记录活动。

在 Microsoft Teams 中接收 HubSpot 通知

要开启或关闭所有通知、某类通知或 Microsoft Teams 中的特定通知：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“通知”。

• • 若要在 Microsoft Teams 中开启所有 HubSpot 通知，请勾选“Microsoft Teams”复选框。
  • 若要在 Microsoft Teams 中关闭所有 HubSpot 通知，请取消选中“Microsoft Teams”复选框。
  • 若要关闭特定类型的通知，请点击展开通知 主题，然后取消勾选您不想接收的通知旁边的Microsoft Teams复选框 。

请注意： 通知可能会延迟最多五分钟。

将 HubSpot 公司和交易与 Microsoft Teams 频道关联

要将公司或交易记录关联到 Microsoft Teams 频道：

1. 导航至您的公司或交易记录：

• • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 公司。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 公司。
  • 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 交易。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 交易。

2. 在右侧边栏的Microsoft Teams 卡片中，点击“关联 Microsoft Teams 频道”。

3. 在弹出框中，点击“选择团队”下拉菜单，并选择一个团队与 HubSpot 记录关联。
4. 点击“选择频道”下拉菜单，选择一个现有的 Microsoft Teams频道与HubSpot 记录关联，或点击“创建新的 MS Teams 频道”来创建新频道。
5. 选中活动类型的复选框，即可将这些提醒同步到 Microsoft Teams 频道。您可以同步笔记、通话、电子邮件、任务和会议。

请注意：只有当电子邮件是从CRM 中的记录发送或记录在该记录上时，其活动提醒才会同步。例如，使用HubSpot 销售扩展程序发送的电子邮件将不会同步。

6. 点击“关联频道”。

关联完成后，您将在关联的 Microsoft Teams 频道中收到相关活动提醒。您可以将多个记录关联到一个频道。

使用 Microsoft Teams 工作流操作

将 Microsoft Teams 与 HubSpot 连接后，您可以使用以下工作流操作：

• 创建 Microsoft Teams 频道：创建一个新的 Microsoft Teams 频道。此操作可在基于公司和基于交易的流程中使用。
• 发送 Microsoft Teams 通知： 向 HubSpot 用户和 Teams 频道发送 通知。此操作适用于所有工作流类型，包括自定义对象。
• 将联系人添加到 Microsoft Teams 网络研讨会：自动将联系人注册到选定的 Microsoft Teams 网络研讨会中。

请注意： 无法向Microsoft Teams 中的私有频道发送通知。

要使用 Microsoft Teams 工作流操作：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 单击您的工作流名称。
3. 在工作流编辑器中，点击“+ ”号图标。
4. 在左侧面板中，选择一个Microsoft Teams 操作：

• • 要创建频道，请选择“创建 Microsoft Teams 频道”操作 。
    • 点击“团队”下拉 菜单，选择要为其创建频道的团队。
    • 在“频道”字段中，输入频道名称。
    • 点击“隐私”下拉菜单，为频道选择隐私设置。
    • 点击“保存”。

• • 若要发送通知，请选择“发送 Microsoft Teams 通知”操作 。
    • 单击“发送至”下拉菜单，然后选择将通知发送给用户、频道，还是两者兼有。
    • 点击“用户”下拉菜单，选择要发送通知的用户。您也可以直接输入用户姓名，系统会显示该用户供您选择。

    请注意：只有已与 Microsoft Teams 用户进行映射，并在 Microsoft Teams 中安装了 HubSpot 应用的 HubSpot 用户，才能通过工作流接收 Microsoft Teams 通知。了解有关在 Microsoft Teams 中添加 HubSpot 应用的更多信息。

  • 点击“团队”下拉菜单，选择要发送通知的团队。

• • 点击“团队”下拉菜单，选择要发送通知的团队。
  • 在“消息”字段中，输入通知内容。您可以通过使用星号（*）使文本加粗、下划线（_）使文本斜体，以及回车键换行来格式化消息。
  • 要在通知中@提及某人，请输入@后跟其Microsoft Teams 电子邮箱地址。
  • 要在通知中添加超链接，请将超链接文本放在方括号内，并在其后用圆括号括起 URL。例如：[HubSpot](www.hubspot.com)。
  • 如果您还想将通知发送给记录所有者，请选中“向记录所有者发送通知”复选框。
  • 点击“选择要包含在消息中的操作”下拉菜单，并选择要随通知一并发送的操作。
  • 点击“保存”。

通知将发送到工作流操作中指定的 Microsoft Teams 频道。收到通知的用户可以单击任意操作按钮来执行该操作。

在 Microsoft Teams 中回复 HubSpot 对话

请注意：仅当您在安装集成时选择了管理员级安装，此功能才可用。

连接 HubSpot 和 Microsoft Teams 后，您可以在 Microsoft Teams 频道内直接发送和接收 HubSpot实时聊天、Facebook Messenger、WhatsApp、表单提交以及收件箱消息。要实现此功能，拥有“账户访问”或“超级管理员”权限的用户需要将团队升级，以便在 HubSpot 对话中使用该功能。每个团队都必须进行升级才能使用此功能。

要升级 Microsoft Teams 团队：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的设置图标。在左侧栏菜单中，导航到集成 > 连接的应用程序。
2. 点击“Microsoft Teams”。
3. 点击 “设置”选项卡。
4. 转到“全局设置”选项卡。
5. 在“已连接的团队”部分，点击要升级的团队旁边的“升级”。

要选择用于“对话”收件箱的团队：

1. 返回 HubSpot 中的集成设置页面，点击“通信”选项卡。
2. 在“收件箱”选项卡中，查看您在 HubSpot 账户中创建的所有对话收件箱列表。
3. 在收件箱旁边，点击“开启/关闭”切换按钮 ，即可直接在 Microsoft Teams 频道中发送和接收来自对话收件箱的消息。
4. 点击“团队” 下拉菜单，选择 将接收消息的团队 。
5. 点击“团队 ”下拉菜单，选择 将接收传入消息的 Microsoft Teams 频道 。

连接收件箱后，当您的 HubSpot 收件箱中有新消息时，Microsoft Teams 会自动向您发送通知。此外，除电子邮件和表单提交这两种频道类型外，您还可以直接在 Microsoft Teams 中进行回复。