Administrer poster og meddelelser i Microsoft Teams

Når du har forbundet Microsoft Teams-appen med HubSpot og tilknyttet din brugerkonto, kan du administrere HubSpot-aktiviteter direkte i Microsoft Teams. Du kan modtage HubSpot-meddelelser, knytte virksomheds- og aftaleposter til Teams-kanaler, automatisere Teams-handlinger ved hjælp af arbejdsgange og administrere HubSpot-samtaler uden at forlade Microsoft Teams.

Disse funktioner hjælper dit team med at holde sig opdateret om kundeaktiviteter, samarbejde om poster i de rette Teams-kanaler og automatisere opdateringer, så alle har den nødvendige kontekst, mens de arbejder i Microsoft Teams. Du kan f.eks. knytte en aftale til en Teams-kanal for automatisk at dele aktiviteter på posten med det team, der arbejder på den pågældende aftale.

Modtag HubSpot-notifikationer i Microsoft Teams

Sådan aktiverer eller deaktiverer du alle notifikationer, en bestemt notifikationstype eller specifikke notifikationer i Microsoft Teams:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.

• • For at aktivere alle HubSpot-notifikationer i Microsoft Teams skal du markere afkrydsningsfeltet for Microsoft Teams.
  • For at deaktivere alle HubSpot-meddelelser i Microsoft Teams skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for Microsoft Teams.
  • For at deaktivere bestemte typer af notifikationer skal du klikke for at udvidenotifikationsemnet og fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne for Microsoft Teams ved siden af de notifikationer, du ikke ønsker at modtage.

Bemærk: Der kan være en forsinkelse på op til fem minutter i notifikationerne.

Knyt HubSpot-virksomheder og -aftaler til Microsoft Teams-kanaler

Sådan knytter du en virksomheds- eller aftalepost til en Microsoft Teams-kanal:

1. Gå til dine virksomheds- eller aftaleposter:

• • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
  • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.

2. Klik på Tilknyt Microsoft Teams-kanal i Microsoft Teams -kortet i højre sidepanel.

3. I pop op-vinduet skal du klikke på rullemenuen " Vælg et team " og vælge et team, der skal knyttes til HubSpot-posten.
4. Klik på rullemenuen "Vælg en kanal ", og vælg en eksisterende Microsoft Teams-kanal, der skal knyttes til HubSpot-posten, eller klik på "Opret ny MS Teams-kanal " for at oprette en ny kanal.
5. Markér afkrydsningsfelterne for aktivitetstyperne for at synkronisere disse alarmer til Microsoft Teams-kanalen. Du kan synkronisere noter, opkald, e-mails, opgaver og møder.

Bemærk: Aktivitetsadvarsler for e-mails synkroniseres kun, hvis e-mailsne er sendt fra en post eller registreret på en post i CRM-systemet. For eksempel synkroniseres e-mails, der er sendt via HubSpot-salgsudvidelsen, ikke.

6. Klik på Knyt kanal.

Når tilknytningen er oprettet, vil du modtage relevante aktivitetsadvarsler i den tilknyttede Microsoft Teams-kanal. Du kan tilknytte flere poster til én kanal.

Brug Microsoft Teams-workflowhandlinger

Når du har forbundet Microsoft Teams til HubSpot, kan du bruge følgende workflow-handlinger:

• Opret Microsoft Teams-kanal: Opret en ny Microsoft Teams-kanal. Denne handling er tilgængelig i virksomheds- og aftalebaserede workflows.
• Send Microsoft Teams-notifikationer: Send en notifikation til HubSpot-brugere og Teams-kanaler. Denne handling er tilgængelig i alle typer workflows, herunder brugerdefinerede objekter.
• Tilføj kontakt til Microsoft Teams-webinar: Tilmeld automatisk kontakter til et valgt Microsoft Teams-webinar.

Bemærk: Det er ikke muligt at sende notifikationer til private kanaler i Microsoft Teams.

Sådan bruger du Microsoft Teams-workflowhandlinger:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på navnet på din workflow.
3. Klik på plusikonet (+ ) i workflow-editoren.
4. Vælg en Microsoft Teams-handling i venstre panel:

• • For at oprette en kanal skal du vælge handlingen Opret Microsoft Teams-kanal .
    • Klik på rullemenuen "Team " for at vælge det team, du vil oprette kanalen til.
    • Indtast navnet på kanalen i feltet Kanal.
    • Klik på rullemenuen " Privatliv " for at vælge privatlivsindstillingerne for kanalen.
    • Klik på " Gem".

• • For at sende meddelelser skal du vælge handlingen "Send Microsoft Teams-meddelelser ".
    • Klik på rullemenuen Send til, og vælg derefter, om meddelelsen skal sendes til en bruger, en kanal eller begge dele.
    • Klik på rullemenuen "Brugere " for at vælge de brugere, der skal modtage meddelelserne. Du kan også skrive brugerens navn, så vises det som et valgmulighed.

    Bemærk: Kun HubSpot-brugere, der er tilknyttet deres Microsoft Teams-brugere og har installeret HubSpot-appen i Microsoft Teams, kan modtage Microsoft Teams-meddelelser via workflows. Få mere at vide om, hvordan du tilføjer HubSpot-appen i Microsoft Teams.

  • Klik på rullemenuen "Team " for at vælge det team, du vil sende meddelelser til.

• • Klik på rullemenuen " Kanal " for at vælge den kanal, som notifikationerne skal sendes til.
  • Indtast beskeden til notifikationen i feltet "Besked ". Du kan formatere beskeden ved at bruge stjerner til at sætte tekst i fed, understregninger til at sætte tekst i kursiv og retur-tasten til at starte en ny linje.
  • Hvis du vil tagge en person i notifikationen, skal du skrive @ efterfulgt af vedkommendes Microsoft Teams-e-mailadresse.
  • Hvis du vil inkludere et hyperlink i notifikationen, skal du sætte den tekst, der skal være et hyperlink, i firkantede parenteser efterfulgt af URL'en i runde parenteser. For eksempel [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Hvis du også vil sende notifikationen til rekordindehaveren, skal du markere afkrydsningsfeltet Send notifikation til rekordindehaver.
  • Klik på rullemenuen Vælg handlinger, der skal medtages i beskeden, og vælg de handlinger, der skal medtages i notifikationen.
  • Klik på Gem.

Meddelelsen sendes til den Microsoft Teams-kanal, der er angivet i workflow-handlingen. Den bruger, der modtager meddelelsen, kan klikke på en af handlingsknapperne for at udføre handlingen. Kanalen knyttes også automatisk til aftale- eller kontaktposten og kan konfigureres fra posten.

Svar på HubSpot-samtaler i Microsoft Teams

Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du valgte installationen på administratorniveau, da du installerede integrationen.

Når du har forbundet HubSpot og Microsoft Teams, kan du sende og modtage HubSpot-livechat, Facebook Messenger, WhatsApp, formularindsendelser og indbakke-beskeder direkte i Microsoft Teams-kanaler. For at gøre dette skal en bruger med tilladelser som "Kontoadgang" eller "Superadministrator" opgradere teamet, så det kan bruges i HubSpot-samtaler. Hvert team skal opgraderes for at kunne benytte denne funktion.

Sådan opgraderer du et Microsoft-team:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Microsoft Teams.
3. Klik på fanen Indstillinger.
4. Gå til fanen Globale indstillinger.
5. I afsnittet Tilsluttede Teams skal du klikke på Opgrader ud for det team, du vil opgradere.

Sådan vælger du det team, der skal bruges i indbakken til samtaler:

1. Tilbage på siden med integrationsindstillinger i HubSpot skal du klikke på fanen " Kommunikation ".
2. På fanen " Indbakke " kan du se en liste over alle de samtaleindbakker, du har oprettet i din HubSpot-konto.
3. Ved siden af indbakken skal du klikke på tænd/sluk-knappen for at sende og modtage beskeder fra samtaleindbakken direkte i Microsoft Teams-kanaler.
4. Klik på rullemenuen " Team" for at vælge det team, der skal modtage beskederne.
5. Klik på rullemenuen " Kanal" for at vælge den Microsoft Teams-kanal, der skal modtage indgående beskeder.

Når du har tilknyttet indbakken, får du automatisk besked i Microsoft Teams, når du har en ny besked i din HubSpot-indbakke. Du kan også svare direkte fra Microsoft Teams, bortset fra kanal typerne e-mail og formularindsendelse.