Bestanden en meldingen beheren in Microsoft Teams

Zodra je de Microsoft Teams-app aan HubSpot hebt gekoppeld en je gebruikersaccount hebt gekoppeld, kun je HubSpot-activiteiten rechtstreeks in Microsoft Teams beheren. Ontvang HubSpot-meldingen, koppel bedrijfs- en dealrecords aan Teams-kanalen, automatiseer Teams-acties met workflows en beheer HubSpot-gesprekken zonder Microsoft Teams te verlaten.

Deze functies helpen je team om op de hoogte te blijven van klantactiviteiten, samen te werken aan records in de juiste Teams-kanalen en updates te automatiseren, zodat iedereen over de benodigde context beschikt tijdens het werken in Microsoft Teams. Je kunt bijvoorbeeld een deal koppelen aan een Teams-kanaal om recordactiviteiten automatisch te delen met het team dat aan die deal werkt.

Ontvang HubSpot-meldingen in Microsoft Teams

Om alle meldingen, een bepaald type melding of specifieke meldingen voor Microsoft Teams in of uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Meldingen'.

• • Om alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams in te schakelen, vink je het selectievakje 'Microsoft Teams' aan.
  • Om alle HubSpot-meldingen in Microsoft Teams uit te schakelen, schakelt u het selectievakje 'Microsoft Teams' uit.
  • Om specifieke soorten meldingen uit te schakelen, klik je om hetmeldingsthema uit te vouwen en schakel je de Microsoft Teams -selectievakjes uit naast de meldingen die je niet wilt ontvangen.

Let op: meldingen kunnen tot vijf minuten vertraging oplopen.

Koppel HubSpot-bedrijven en -deals aan Microsoft Teams-kanalen

Om een bedrijfs- of dealrecord aan een Microsoft Teams-kanaal te koppelen:

1. Ga naar je bedrijfs- of dealrecords:

• • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
  • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.

2. Klik in de rechterzijbalk, in de Microsoft Teams -kaart, op 'Microsoft Teams-kanaal koppelen'.

3. Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een team ' en selecteer een team dat u aan het HubSpot-record wilt koppelen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Een kanaal selecteren' en selecteer een bestaand Microsoft Teams-kanaal om aan het HubSpot-record te koppelen, of klik op 'Nieuw MS Teams-kanaal maken' om een nieuw kanaal aan te maken.
5. Schakel de selectievakjes voor de activiteitstypen in om die meldingen te synchroniseren met het Microsoft Teams-kanaal. Je kunt notities, gesprekken, e-mails, taken en vergaderingen synchroniseren.

Let op: activiteitsmeldingen voor e-mails worden alleen gesynchroniseerd als de e-mails vanuit een record zijn verzonden of in een record in het CRM zijn geregistreerd. E-mails die bijvoorbeeld via de HubSpot-verkoopuitbreiding zijn verzonden, worden niet gesynchroniseerd.

6. Klik op 'Kanaal koppelen'.

Zodra de koppeling is gemaakt, ontvang je relevante activiteitsmeldingen in het gekoppelde Microsoft Teams-kanaal. Je kunt meerdere records aan één kanaal koppelen.

Gebruik Microsoft Teams-workflowacties

Zodra je Microsoft Teams aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je de volgende workflowacties gebruiken:

• Microsoft Teams-kanaal aanmaken: maak een nieuw Microsoft Teams-kanaal aan. Deze actie is beschikbaar in bedrijfs- en dealgebaseerde workflows.
• Microsoft Teams-meldingen verzenden: stuur een melding naar HubSpot-gebruikers en Teams-kanalen. Deze actie is beschikbaar in alle soorten workflows, inclusief aangepaste objecten.
• Contactpersoon toevoegen aan Microsoft Teams-webinar: schrijf contactpersonen automatisch in voor een geselecteerd Microsoft Teams-webinar.

Let op: het is niet mogelijk om meldingen te versturen naar privékanaal in Microsoft Teams.

Om Microsoft Teams-workflowacties te gebruiken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+).
4. Selecteer in het linkerpaneel een Microsoft Teams-actie:

• • Om een kanaal te maken, selecteert u de actie 'Microsoft Teams-kanaal maken '.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Team' om het team te selecteren waarvoor u het kanaal wilt aanmaken.
    • Voer in het veld 'Kanaal' de naam van het kanaal in.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Privacy' om de privacy-instellingen voor het kanaal te selecteren.
    • Klik op 'Opslaan'.

• • Selecteer de actie 'Microsoft Teams-meldingen verzenden' om meldingen te verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Verzenden naar ' en selecteer vervolgens of u de melding naar een gebruiker, een kanaal of beide wilt verzenden.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Gebruikers’ om de gebruikers te selecteren naar wie je meldingen wilt verzenden. Je kunt ook de naam van de gebruiker typen; deze verschijnt dan in de lijst om te selecteren.

    Let op: alleen HubSpot-gebruikers die aan hun Microsoft Teams-gebruikers zijn gekoppeld en de HubSpot-app in Microsoft Teams hebben geïnstalleerd, kunnen Microsoft Teams-meldingen via workflows ontvangen. Lees meer over het toevoegen van de HubSpot-app in Microsoft Teams.

  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Team' om het team te selecteren waaraan je meldingen wilt versturen.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Kanaal’ om het kanaal te selecteren waarnaar je meldingen wilt verzenden.
  • Voer in het veld 'Bericht' de tekst voor de melding in. Je kunt de tekst opmaken door sterretjes te gebruiken voor vetgedrukte tekst, onderstrepingstekens voor cursieve tekst en de return-toets voor een nieuwe regel.
  • Om iemand in de melding te taggen, typ je @ gevolgd door het e-mailadres van die persoon in Microsoft Teams.
  • Om een hyperlink in de melding op te nemen, zet je de tekst met de hyperlink tussen vierkante haakjes, gevolgd door de URL tussen ronde haakjes. Bijvoorbeeld: [HubSpot](www.hubspot.com).
  • Als je de melding ook naar de eigenaar van het record wilt sturen, vink dan het selectievakje ‘Melding naar eigenaar van het record verzenden’ aan.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Acties selecteren om bij het bericht op te nemen’ en selecteer de acties die je bij de melding wilt opnemen.
  • Klik op ‘Opslaan’.

De melding wordt verzonden naar het Microsoft Teams-kanaal dat in de workflowactie is opgegeven. De gebruiker die de melding ontvangt, kan op een van de actieknoppen klikken om de actie uit te voeren.

Reageer op HubSpot-gesprekken in Microsoft Teams

Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je bij het installeren van de integratie de installatie op beheerdersniveau hebt geselecteerd.

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je HubSpot-livechats, Facebook Messenger-berichten, WhatsApp-berichten, ingevulde formulieren en inboxberichten rechtstreeks binnen Microsoft Teams-kanalen verzenden en ontvangen. Hiervoor moet een gebruiker met 'Accounttoegang'- of 'Superbeheerder'-rechten het team upgraden om deze functie in HubSpot-gesprekken te kunnen gebruiken. Elk team moet voor deze functie worden geüpgraded.

Een Microsoft-team upgraden:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Instellingen.
4. Ga naar het tabblad Algemene instellingen.
5. Klik in het gedeelte 'Gekoppelde Teams ' op 'Upgraden' naast het team dat je wilt upgraden.

Om het team te selecteren dat in de inbox voor gesprekken moet worden gebruikt:

1. Ga terug naar de pagina met integratie-instellingen in HubSpot en klik op het tabblad 'Communicatie '.
2. Bekijk op het tabblad 'Inbox ' een lijst met alle conversatie-inboxen die je in je HubSpot-account hebt aangemaakt.
3. Klik naast de inbox op de aan/uit-schakelaar om berichten vanuit de conversatie-inbox rechtstreeks in Microsoft Teams-kanalen te verzenden en te ontvangen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Team' om het team te selecteren dat de berichten moet ontvangen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kanaal' om het Microsoft Teams-kanaal te selecteren dat inkomende berichten zal ontvangen.

Nadat je de inbox hebt gekoppeld, krijg je automatisch een melding in Microsoft Teams wanneer je een nieuw bericht in je HubSpot-inbox hebt. Je kunt ook rechtstreeks vanuit Microsoft Teams reageren, behalve bij kanaaltypen zoals e-mail en formulierinzendingen.