Condividi le registrazioni con altri

Dopo aver registrato le conversazioni con Notetaker, è possibile condividere tali registrazioni con destinatari esterni alla propria organizzazione. I superamministratori possono configurare le impostazioni di condivisione esterna a livello di account, specificando quali tipi di risorse sono disponibili e quali utenti sono autorizzati a condividerle. Una volta attivata questa impostazione, gli utenti possono generare link condivisibili o inviare le registrazioni direttamente via e-mail da qualsiasi pagina di revisione di una chiamata o di una riunione.

Configurare la condivisione esterna

Per configurare le impostazioni di condivisione esterna, se sei un Super Admin:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Notetaker nella sezione Strumenti.
3. Nella sezione " Condivisione delle registrazioni ", attiva l'opzione " Condivisione esterna ".
4. Nella sezione Risorse disponibili per la condivisione esterna, seleziona le caselle di controllo relative ai tipi di risorse che desideri che gli utenti possano includere nei link condivisi (è necessario selezionarne almeno una):
   • Registrazione video
   • Registrazione audio
   • Trascrizione
   • Sintesi AI
5. Nella sezione " Chi può condividere esternamente ", seleziona chi è autorizzato a creare link di condivisione esterni:
   • Per consentire a tutti gli utenti con una licenza "Vendite " o "Assistenza " assegnata e con accesso a una registrazione di condividerla esternamente, seleziona "Tutti gli utenti idonei possono condividere esternamente".
   • Per escludere utenti specifici dalla condivisione esterna delle registrazioni, seleziona “Tutti gli utenti idonei tranne utenti specifici”. Quindi, fai clic su “Gestisci”, seleziona le caselle di controllo accanto agli utenti specifici e fai clic su “Salva modifiche”.
6. Una volta terminata la configurazione delle impostazioni di condivisione esterna, fare clic su “Salva” in fondo alla pagina.

Condivisione delle registrazioni esternamente

1. Accedi alla pagina di revisione della chiamata o della riunione.
2. In alto a destra, fare clic su Condividi. Quindi, fare clic su Condividi esternamente.
3. Nella finestra di dialogo, seleziona le caselle di controllo relative alle risorse che desideri condividere nella sezione " Risorse da includere".
4. Fai clic sul menu a discesa " Il link scade dopo " e seleziona un'opzione relativa alla scadenza del link:
   • 7 giorni (impostazione predefinita)
   • 30 giorni
   • 90 giorni
   • 365 giorni
5. Per visualizzare in anteprima ciò che vedrà il destinatario prima di creare il link, fare clic su Anteprima link di registrazione.
6. Per generare un link condivisibile, fare clic sulla scheda "Condividi un link ", quindi fare clic su "Crea link". Chiunque disponga di questo link potrà visualizzare le risorse selezionate fino alla scadenza del link.
7. Per inviare la registrazione direttamente a un destinatario tramite e-mail:
   • Fai clic sulla scheda " Invia un'e-mail ".
   • Fare clic sul menu a discesa " Invia e-mail a ", quindi inserire uno o più indirizzi e-mail.
   • Facoltativamente, nel campo "Messaggio ", inserisci un messaggio.
   • Fare clic su " Invia".

Gestisci i link di condivisione esterni

Quando si condivide una registrazione esternamente, è possibile rivedere tutti i link creati in precedenza per quella chiamata o riunione.

Per gestire i link già condivisi esternamente:

1. Accedere alla pagina di revisione della chiamata o della riunione.
2. In alto a destra, fare clic su Condividi. Quindi, fare clic su Condividi esternamente.
3. Nella finestra di dialogo, controlla eventuali link esistenti nella sezione " Gestisci l'accesso ai link delle registrazioni " sulla destra.
4. Per revocare l'accesso a un link specifico, fare clic sulla X accanto a quel link. Quindi, fare clic su "Revoca link".
5. Per revocare l'accesso a tutti i link esterni creati per quella chiamata o riunione, fare clic su "Revoca tutti i link " in fondo alla pagina.

Nota: la revoca di un link impedisce immediatamente a chiunque disponga di quel link di accedere ai contenuti condivisi.