Del opptak med andre

Etter å ha tatt opp samtaler med Notetaker, kan du dele disse opptakene med mottakere utenfor organisasjonen din. Superadministratorer kan konfigurere innstillingene for ekstern deling på kontonivå, herunder hvilke ressurstyper som er tilgjengelige og hvilke brukere som har rett til å dele. Når denne innstillingen er aktivert, kan brukerne generere delbare lenker eller sende opptak direkte via e-post fra hvilken som helst side for gjennomgang av samtaler eller møter.

Konfigurer ekstern deling

Hvis du er superadministrator, kan du konfigurere innstillingene for ekstern deling slik:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Notatfører under Verktøy.
3. I delen «Deling av opptak » slår du på bryteren for «Ekstern deling ».
4. I delen «Ressurser tilgjengelig for ekstern deling» merker du av i boksene for de ressurstypene du vil at brukerne skal kunne inkludere i delte lenker (minst én må være valgt):
   • Videoopptak
   • Lydopptak
   • Transkripsjon
   • AI-sammendrag
5. I delen «Hvem kan dele eksternt» velger du hvem som har rett til å opprette eksterne delingslenker:
   • For å tillate alle brukere med en tildelt salgs- eller servicelisens og tilgang til en opptak å dele eksternt, velg «Alle berettigede brukere kan dele eksternt».
   • For å ekskludere bestemte brukere fra å dele opptak eksternt, velg «Alle berettigede brukere unntatt bestemte brukere». Klikk deretter på «Administrer», merk av i boksene ved siden av de aktuelle brukerne og klikk på «Lagre endringer».
6. Når du er ferdig med å konfigurere innstillingene for ekstern deling, klikker du på «Lagre» nederst.

Del opptak eksternt

1. Gå til siden for gjennomgang av samtaler eller møter.
2. Klikk på «Del» øverst til høyre. Klikk deretter på «Del eksternt».
3. I dialogboksen merker du av i avmerkingsboksene for ressursene du vil dele under «Ressurser som skal inkluderes».
4. Klikk på rullegardinmenyen «Koblingen utløper etter » og velg et alternativ for når koblingen skal utløpe:
   • 7 dager (standard)
   • 30 dager
   • 90 dager
   • 365 dager
5. For å forhåndsvise hva mottakeren vil se før du oppretter lenken, klikker du på Forhåndsvis opptakslenke.
6. For å generere en delbar lenke, klikk på fanen «Del en lenke » og deretter på «Opprett lenke». Alle som har denne lenken, kan se de valgte ressursene inntil lenken utløper.
7. Slik sender du opptaket direkte til en mottaker via e-post:
   • Klikk på fanen «Send e-post ».
   • Klikk på rullegardinmenyen «Send e-post til», og skriv deretter inn én eller flere e-postadresser.
   • Du kan eventuelt skrive en melding i feltet «Melding ».
   • Klikk på «Send».

Administrer eksterne delingslenker

Når du deler en opptak eksternt, kan du se alle tidligere opprettede lenker for den aktuelle samtalen eller det aktuelle møtet.

Slik administrerer du eksisterende eksternt delte lenker:

1. Gå til oversiktssiden for samtalen eller møtet.
2. Klikk på Del øverst til høyre. Klikk deretter på Del eksternt.
3. I dialogboksen kan du se gjennom eventuelle eksisterende lenker i delen «Administrer tilgang til opptakslenker» til høyre.
4. For å tilbakekalle tilgangen til en bestemt lenke, klikker du på X ved siden av den aktuelle lenken. Klikk deretter på «Tilbakekall lenke».
5. For å tilbakekalle tilgangen til alle eksterne lenker som er opprettet for den aktuelle samtalen eller det aktuelle møtet, klikker du på «Tilbakekall alle lenker» nederst.

Merk: Når du trekker tilbake en lenke, hindrerdette umiddelbart alle som har lenken fra å få tilgang til de delte ressursene.