Dela inspelningar externt

Efter att du har spelat in samtal med Notetaker kan du dela dessa inspelningar med mottagare utanför din organisation. Superadministratörer kan konfigurera inställningarna för extern delning på kontonivå, bland annat vilka typer av resurser som är tillgängliga och vilka användare som har behörighet att dela. När denna inställning är aktiverad kan användare skapa delbara länkar eller skicka inspelningar direkt via e-post från vilken sida som helst där man granskar samtal eller möten.

Konfigurera extern delning

Så här konfigurerar du inställningarna för extern delning om du är superadministratör:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Klicka på Notetaker under Verktyg i menyn till vänster.
3. I avsnittet Dela inspelningar slår du på knappen Extern delning.
4. I avsnittet Tillgångar tillgängliga för extern delning markerar du kryssrutorna för de tillgångstyper som du vill att användarna ska kunna inkludera i delade länkar (minst en måste vara markerad):
   • Videoinspelning
   • Ljudinspelning
   • Transkript
   • AI-sammanfattning
5. I avsnittet Vem kan dela externt väljer du vilka som är behöriga att skapa externa delningslänkar:
   • Om du vill tillåta alla användare med en tilldelad försäljnings- eller servicelicens och åtkomst till en inspelning att dela externt, väljer du Alla behöriga användare kan dela externt.
   • Om du vill undanta vissa användare från att dela inspelningar externt väljer du Alla behöriga användare utom vissa användare. Klicka sedan på Hantera, markera kryssrutorna bredvid de specifika användarna och klicka på Spara ändringar.
6. När du är klar med att konfigurera inställningarna för extern delning klickar du på Spara längst ned.

Dela inspelningar externt

1. Gå till sidan för granskning av samtal eller möten.
2. Klicka på Dela längst upp till höger. Klicka sedan på Dela externt.
3. I dialogrutan markerar du kryssrutorna för de resurser du vill dela under Resurser att inkludera.
4. Klicka på rullgardinsmenyn ”Länken upphör att gälla efter” och välj ett alternativ för när länken ska upphöra att gälla:
   • 7 dagar (standard)
   • 30 dagar
   • 90 dagar
   • 365 dagar
5. Om du vill förhandsgranska vad mottagaren kommer att se innan du skapar länken klickar du på Förhandsgranska inspelningslänken.
6. För att skapa en delbar länk klickar du på fliken Dela en länk och sedan på Skapa länk. Alla som har den här länken kan visa de valda tillgångarna tills länken upphör att gälla.
7. Så här skickar du inspelningen direkt till en mottagare via e-post:
   • Klicka på fliken ”Skicka ett e-postmeddelande ”.
   • Klicka på rullgardinsmenyn ”Skicka e-post till” och ange sedan en eller flera e-postadresser.
   • Om du vill kan du skriva ett meddelande i fältet ”Meddelande ”.
   • Klicka på Skicka.

Hantera externa delningslänkar

När du delar en inspelning externt kan du granska alla tidigare skapade länkar för det samtalet eller mötet.

Så här hanterar du befintliga externt delade länkar:

1. Gå till översiktssidan för samtalet eller mötet.
2. Klicka på Dela längst upp till höger. Klicka sedan på Dela externt.
3. I dialogrutan kan du granska eventuella befintliga länkar i avsnittet Hantera åtkomst till inspelningslänkar till höger.
4. Så här återkallar du åtkomsten till en specifik länk: Klicka på X bredvid den länken. Klicka sedan på Återkalla länk.
5. Så här återkallar du åtkomsten till alla externa länkar som skapats för det samtalet eller mötet: Klicka på Återkalla alla länkar längst ned.

Observera: om du återkallar en länk förhindras omedelbart alla som har den länken från att komma åt de delade resurserna.