녹화본을 외부와 공유하기

Notetaker로 대화를 녹음한 후, 해당 녹음 파일을 조직 외부의 수신자와 공유할 수 있습니다. 슈퍼 관리자는 계정 수준에서 외부 공유 설정을 구성할 수 있으며, 여기에는 공유 가능한 자산 유형과 공유 권한이 있는 사용자 등이 포함됩니다. 이 설정이 활성화되면 사용자는 모든 통화 또는 회의 검토 페이지에서 공유 가능한 링크를 생성하거나 이메일을 통해 녹음 파일을 직접 보낼 수 있습니다.

외부 공유 설정

슈퍼 관리자인 경우 외부 공유 설정을 구성하려면:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 ‘도구’ 아래의 ‘노트테이커’를 클릭합니다.
3. '녹화물 공유 ' 섹션에서 '외부 공유 ' 토글을 켜세요.
4. '외부 공유 가능한 자산' 섹션에서 사용자가 공유 링크에 포함할 수 있도록 허용할 자산 유형의 확인란을 선택합니다(최소 하나 이상 선택해야 함):
   • 동영상 녹화
   • 오디오 녹음
   • 대본
   • AI 요약
5. '외부 공유 가능 대상' 섹션에서 외부 공유 링크를 생성할 수 있는 사용자를 선택하십시오:
   • 영업( Sales ) 또는 서비스(Service) 라이선스가 할당되어 있고 녹음 파일에 액세스 권한이 있는 모든 사용자가 외부로 공유할 수 있도록 하려면 ‘모든 자격을 갖춘 사용자가 외부로 공유할 수 있음’을 선택하십시오.
   • 특정 사용자가 녹화물을 외부와 공유하지 못하도록 하려면 ‘특정 사용자를 제외한 모든 적격 사용자’를 선택하십시오. 그런 다음 ‘관리’를 클릭하고, 해당 사용자 옆의 확인란을 선택한 후 ‘변경 사항 저장’을 클릭하십시오.
6. 외부 공유 설정을 모두 완료했다면 하단의 ‘저장’을 클릭하십시오.

녹화본 외부 공유

1. 통화 또는 회의 검토 페이지로 이동합니다.
2. 오른쪽 상단에서 ‘공유’를 클릭합니다. 그런 다음 ‘외부 공유’를 클릭합니다.
3. 대화 상자에서 ‘포함할 자산’ 아래에 공유하려는 자산의 확인란 을 선택합니다.
4. '링크 만료 기간' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 링크가 만료되는 시점을 선택하세요:
   • 7일(기본값)
   • 30일
   • 90일
   • 365일
5. 링크를 생성하기 전에 수신자가 보게 될 내용을 미리 보려면 ‘녹화 링크 미리 보기’를 클릭하세요.
6. 공유 가능한 링크를 생성하려면 ‘링크 공유’ 탭을 클릭한 다음 ‘링크 생성’을 클릭하세요. 이 링크를 가진 사람은 누구나 링크가 만료될 때까지 선택한 자산을 볼 수 있습니다.
7. 이메일을 통해 수신자에게 녹화본을 직접 보내려면:
   • '이메일 보내기 ' 탭을 클릭합니다.
   • '이메일 보내기' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 하나 이상의 이메일 주소를 입력합니다.
   • 원하는 경우 '메시지' 필드에 메시지를 입력합니다.
   • '보내기'를 클릭하세요.

외부 공유 링크 관리

녹화본을 외부와 공유할 때, 해당 통화 또는 회의에 대해 이전에 생성된 모든 링크를 확인할 수 있습니다.

기존의 외부 공유 링크를 관리하려면:

1. 통화 또는 회의 확인 페이지로 이동합니다.
2. 오른쪽 상단의 [ 공유]를 클릭합니다. 그런 다음 [ 외부 공유]를 클릭합니다.
3. 표시되는 대화 상자의 오른쪽 ‘녹화 링크 액세스 관리’ 섹션에서 기존 링크를 확인하세요.
4. 특정 링크에 대한 액세스 권한을 취소하려면 해당 링크 옆에 있는 X를 클릭하십시오. 그런 다음 ‘링크 취소’를 클릭하십시오.
5. 해당 통화 또는 회의에 대해 생성된 모든 외부 링크에 대한 액세스 권한을 취소하려면 하단의 ‘모든 링크 취소’를 클릭합니다.

참고: 링크 접근 권한을 취소하면 해당 링크를 보유한 사용자는 즉시 공유된 자료에 접근할 수 없게 됩니다.