Del optagelser eksternt

Når du har optaget samtaler med Notetaker, kan du dele disse optagelser med modtagere uden for din organisation. Superadministratorer kan konfigurere indstillingerne for ekstern deling på kontoniveau, herunder hvilke filtyper der er tilgængelige, og hvilke brugere der har ret til at dele. Når denne indstilling er aktiveret, kan brugerne generere delbare links eller sende optagelser direkte via e-mail fra enhver side til gennemgang af opkald eller møder.

Opsæt ekstern deling

Sådan konfigurerer du indstillingerne for ekstern deling, hvis du er superadministrator:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Notetaker under Værktøjer i menuen i venstre sidepanel.
3. I afsnittet Deling af optagelser skal du aktivere knappen Ekstern deling.
4. I afsnittet " Aktiver, der er tilgængelige for ekstern deling " skal du markere afkrydsningsfelterne for de aktivtyper, som brugerne skal kunne inkludere i delte links (der skal mindst vælges én):
   • Videooptagelse
   • Lydoptagelse
   • Transskription
   • AI-resumé
5. I afsnittet Hvem kan dele eksternt skal du vælge, hvem der er berettiget til at oprette eksterne delingslinks:
   • Hvis du vil give alle brugere med en tildelt salgs- eller serviceplads og adgang til en optagelse mulighed for at dele eksternt, skal du vælge " Alle berettigede brugere kan dele eksternt".
   • Hvis du vil udelukke bestemte brugere fra at dele optagelser eksternt, skal du vælge " Alle berettigede brugere undtagen bestemte brugere". Klik derefter på " Administrer", marker afkrydsningsfelterne ud for de pågældende brugere, og klik på "Gem ændringer".
6. Når du er færdig med at konfigurere dine indstillinger for ekstern deling, skal du klikke på " Gem " nederst.

Del optagelser eksternt

1. Gå til siden for gennemgang af opkald eller møder.
2. Klik på Del øverst til højre. Klik derefter på Del eksternt.
3. I dialogboksen skal du markere afkrydsningsfelterne for de ressourcer, du vil dele, under Ressourcer, der skal medtages.
4. Klik på rullemenuen " Linket udløber efter " og vælg en indstilling for, hvornår linket udløber:
   • 7 dage (standard)
   • 30 dage
   • 90 dage
   • 365 dage
5. For at få et eksempel på, hvad modtageren vil se, før du opretter linket, skal du klikke på Vis eksempel på optagelseslink.
6. For at generere et link, der kan deles, skal du klikke på fanen Del et link og derefter klikke på Opret link. Alle, der har dette link, kan se de valgte filer, indtil linket udløber.
7. Sådan sender du optagelsen direkte til en modtager via e-mail:
   • Klik på fanen " Send en e-mail ".
   • Klik på rullemenuen " Send e-mail til ", og indtast derefter en eller flere e-mail-adresser.
   • Du kan eventuelt indtaste en besked i feltet " Besked ".
   • Klik på " Send".

Administrer eksterne delingslinks

Når du deler en optagelse eksternt, kan du gennemse alle tidligere oprettede links til det pågældende opkald eller møde.

Sådan administrerer du eksisterende eksternt delte links:

1. Gå til oversigtssiden for opkaldet eller mødet.
2. Klik på Del øverst til højre. Klik derefter på Del eksternt.
3. I dialogboksen kan du gennemgå eventuelle eksisterende links i afsnittet Administrer adgang til optagelseslinks til højre.
4. For at tilbagekalde adgangen til et bestemt link skal du klikke på X'et ved siden af det pågældende link. Klik derefter på Tilbagekald link.
5. Sådan tilbagekalder du adgangen til alle eksterne links, der er oprettet for det pågældende opkald eller møde: Klik på Tilbagekald alle links nederst.

Bemærk: Når du tilbagekalder et link, forhindrer det straks alle, der har linket, i at få adgang til de delte ressourcer.