Compartir grabaciones con terceros

Después de grabar conversaciones con Notetaker, puedes compartir esas grabaciones con destinatarios ajenos a tu organización. Los superadministradores pueden configurar los ajustes de uso compartido externo a nivel de cuenta, incluyendo qué tipos de recursos están disponibles y qué usuarios pueden compartirlos. Una vez activada esta opción, los usuarios pueden generar enlaces para compartir o enviar grabaciones directamente por correo electrónico desde cualquier página de revisión de llamadas o reuniones.

Configurar el uso compartido externo

Para configurar los ajustes de uso compartido externo, si eres superadministrador:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Notetaker» en la sección«Herramientas».
3. En la sección«Compartir grabaciones », activa el interruptor«Compartir externamente ».
4. En la sección«Recursos disponibles para compartir externamente» , marca lascasillas de verificación correspondientes a los tipos de recursos que deseas que los usuarios puedan incluir en los enlaces compartidos (debes seleccionar al menos uno):
   • Grabación de video
   • Grabación de audio
   • Transcripción
   • Resumen generado por IA
5. En la sección«Quién puede compartir externamente» , selecciona quién está autorizado a crear enlaces para compartir externamente:
   • Para permitir que todos los usuarios a los que se les haya asignado una licenciade Sales oService y que tengan acceso a una grabación puedan compartirla externamente, selecciona «Todos los usuarios que cumplan los requisitos pueden compartirla externamente».
   • Para impedir que determinados usuarios compartan grabaciones con terceros, selecciona «Todos los usuarios con permiso, excepto determinados usuarios». A continuación, haz clic en «Gestionar», marca las casillas de verificación situadas junto a los usuarios concretos y haz clic en «Guardar cambios».
6. Cuando hayas terminado de configurar los ajustes de uso compartido externo, haz clic en«Guardar» en la parte inferior.

Compartir grabaciones con terceros

1. Accede a la página de revisión de llamadas o reuniones.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Compartir. A continuación, haz clic en«Compartir externamente».
3. En el cuadro de diálogo, marca lascasillas de verificación correspondientes a los activos que quieras compartir en la sección«Activos que se van a incluir».
4. Haz clic en el menú desplegable«El enlace caduca después de» y selecciona una opción para indicar cuándo caduca el enlace:
   • 7 días (por defecto)
   • 30 días
   • 90 días
   • 365 días
5. Para ver una vista previa de lo que verá el destinatario antes de crear el enlace, haz clic en«Vista previa del enlace de la grabación».
6. Para generar un enlace que se pueda compartir, haz clic en la pestaña«Compartir un enlace » y, a continuación, haz clic en«Crear enlace». Cualquier persona que disponga de este enlace podrá ver los recursos seleccionados hasta que caduque el enlace.
7. Para enviar la grabación directamente a un destinatario por correo electrónico:
   • Haz clic en la pestaña «Enviar un correo electrónico ».
   • Haz clic en el menú desplegable «Enviar correo electrónico a» y, a continuación, introduce una o variasdirecciones de correo electrónico.
   • Si lo deseas, introduce un mensaje en el campo «Mensaje ».
   • Haz clic en Enviar.

Gestionar enlaces para compartir con terceros

Al compartir una grabación con terceros, puedes consultar todos los enlaces creados anteriormente para esa llamada o reunión.

Para gestionar los enlaces compartidos externamente existentes:

1. Accede a la página de revisión de llamadas o reuniones.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en«Compartir». A continuación, haz clic en«Compartir externamente».
3. En el cuadro de diálogo, revisa los enlaces existentes en la sección «Gestionar el acceso a los enlaces de grabación» , situada a la derecha.
4. Para revocar el acceso a un enlace concreto, haz clic en la «X» que aparece junto a ese enlace. A continuación, haz clic enel enlace «Revocar».
5. Para revocar el acceso a todos los enlaces externos creados para esa llamada o reunión, haz clic en«Revocar todos los enlaces» en la parte inferior.

Ten en cuenta que, al revocar un enlace, se impide de forma inmediata que cualquier persona que disponga de dicho enlace acceda a los recursos compartidos.