録画を外部と共有する

議事録ツールでコミュニケーションを録音した後、その録音データを組織外の相手と共有することができます。スーパー管理者は、アカウントレベルで外部共有の設定を行うことができます。これには、共有可能なアセットの種類や、共有できるユーザーの範囲などが含まれます。この設定を有効にすると、ユーザーは、コールやミーティングの再生ページから、共有可能なリンクを生成したり、録音データをメールで直接送信したりできるようになります。

外部共有の設定

外部共有の設定を行うには、スーパー管理者である場合は、次の手順に従ってください：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、「ツール」の下にある「議事録ツール」をクリックします。
3. 「録画の共有」セクションで、「外部共有」のスイッチをオンにしてください。
4. 「外部共有可能なアセット」セクションで、ユーザーが共有リンクに含めることができるようにしたいアセットタイプのチェックボックスを選択します（少なくとも1つは選択する必要があります）：
   • 動画のレコーディング
   • 音声のレコーディング
   • 文字起こし
   • AIサマリー
5. 「外部共有の対象者」セクションで、外部共有リンクを作成できるユーザーを選択してください：
   • 割り当てられた営業またはサービスシートと録画へのアクセスを持つすべてのユーザーが外部と共有できるようにするには、「対象となるすべてのユーザーが外部と共有できる」を選択してください。
   • 特定のユーザーが録画を外部と共有できないようにするには、「特定のユーザーを除く、対象となるすべてのユーザー」を選択してください。次に、「管理」をクリックし、対象となるユーザーの横にあるチェックボックスを選択して、「変更を保存」をクリックします。
6. 外部共有の設定が完了したら、下部にある「保存」をクリックしてください。

録画を外部と共有する

1. コールまたはミーティングのレビューページに移動します。
2. 右上の［共有］をクリックします。次に、「外部で共有」をクリックします。
3. ダイアログボックスで、「含めるアセット」の下にある、共有したいアセットのチェックボックスを選択します。
4. 「リンクの有効期限」のドロップダウンメニューをクリックし、リンクの有効期限に関するオプションを選択してください：
   • 7日間（既定値）
   • 30日
   • 90日
   • 365日
5. リンクを作成する前に、受信者がどのように表示されるかを確認するには、「録画リンクのプレビュー」をクリックしてください。
6. 共有可能なリンクを作成するには、「リンクを共有」タブをクリックし、次に「リンクを作成」をクリックしてください。このリンクを持っている人は、リンクの有効期限が切れるまで、選択されたアセットを表示できます。
7. 録音したファイルをメールで直接受信者に送信するには：
   • [ メールを送信 ] タブをクリックします。
   • [ メールを送信] のドロップダウンメニューをクリックし、1つ以上のメールアドレスを入力してください。
   • 必要に応じて、「メッセージ」欄にメッセージを入力してください。
   • ［送信］をクリックします。

外部共有リンクの管理

録音内容を外部と共有する際、そのコールやミーティングについて以前に作成されたすべてのリンクを確認することができます。

既存の外部共有リンクを管理するには：

1. コールまたはミーティングのレビューページに移動します。
2. 右上の「共有」をクリックしてください。次に、「外部へ共有」をクリックします。
3. ダイアログボックスで、右側の「録画リンクへのアクセスを管理」セクションに表示されている既存のリンクを確認してください。
4. 特定のリンクへのアクセス権を無効にするには、そのリンクの横にある「X」をクリックしてください。次に、「リンクを無効にする」をクリックします。
5. そのコールまたはミーティング用に作成されたすべての外部リンクへのアクセス権を取り消すには、下部にある「すべてのリンクを取り消す」をクリックしてください。

ご注意：リンクを無効にすると、そのリンクを持っているユーザーは直ちに共有アセットにアクセスできなくなります。